A conceituação do VMI e as peculiaridades para a adoção do sistema

O Vendor Management Inventory (VMI) é uma destas ferramentas. A solução nasceu para criar a citada sinergia entre fornecedores e varejistas e tem como objetivo trazer o equilíbrio entre a armazenagem e consumo de produtos. Em linhas gerais, com o VMI o fornecedor tem acesso a dados relativos à movimentação do estoque do estabelecimento e assume, ele próprio, o compromisso sobre os reabastecimentos.

Além disso, a partir da análise e do acompanhamento desses indicadores, fornecedor e varejista estipulam juntos o nível de estoque mais indicado. Vale lembrar que essas previsões são feitas com base em algumas referências da cadeia de suprimentos, como histórico de vendas, vendas atuais, tendências e até mesmo sazonalidade.

O VMI pode, e deve, ser aplicado em fornecedores que desejam aumentar o seu nível de serviço, seu faturamento e margem. Mais do que isso, a ferramenta pode garantir a otimização do armazém graças à diminuição dos níveis de estoque, à maximização do tempo empregado e à dedicação às atividades estratégicas.

Hoje, o Vendor Management Inventory é bastante utilizado pelo setor varejista, já que com ele os fornecedores conseguem verificar em tempo real a quantidade de cada produto que deve ser fornecida para cada loja, evitando, também, que não haja ruptura ou tampouco estoque superdimensionado.

Vale ressaltar, porém, que existem inúmeras operações que demandam a aplicação do VMI, sendo condição indispensável que existam fornecedores ou fábricas na cadeia de suprimentos.

Equipes ordenadas para a correta e eficaz aplicação do sistema

O gerenciamento do VMI dentro de uma companhia depende de uma série de fatores e decisões, mas, acima de tudo, da visão estratégica dos gestores das organizações envolvidas – fornecedor e cliente –, que devem considerá-lo uma ferramenta decisiva para o crescimento saudável do negócio.

A introdução no dia a dia das empresas envolve um time multidisciplinar, composto pelos gestores de armazém e estoque, profissionais de TI e de projetos, focados e fomentando a troca de saberes.

A pluralidade de especialistas contribui para a análise dos diferentes fatores que necessariamente são apurados durante o processo de aplicação do sistema. Para facilitar o entendimento, listamos aqueles que merecem um pouco mais de atenção:

• Verifique de quem é a responsabilidade das ordens de compra e do nível de estoque dentro do VMI;

• Caso não haja responsáveis, desenvolva sistemas que sirvam ao varejista e ao fornecedor;

• Utilize técnicas de previsão de vendas, que no VMI da Generix já estão englobadas no sistema;

• Dependendo da natureza da cooperação, atente-se a quem irá transportar as mercadorias.

Para cumprir as tarefas, engaje a equipe. Para isso, nomeie um gerente de projetos que certifique e garanta que as entregas estarão no prazo, minimizando retrabalhos ou ações desnecessárias no decorrer da aplicação do VMI.

Treinamento e conhecimentos específicos na resolução das intercorrências

E se gargalos surgirem, que na realização de um projeto sempre pode acontecer? Parece estranho dizer, mas incorreções são normais e podemos citar como principais a possibilidade de acréscimo de custos pela necessidade de avançadas tecnologias, o comportamento dos retalhistas, que ainda recorrerem a processos em sistemas de ERP/MRP em situações de reposições de estoque mais complexas, e a não definição de responsabilidades dentro do processo e na utilização do sistema.

Para minimizá-los é necessário que os envolvidos na aplicação da ferramenta possuam sistemas para troca EDI, evitando custos que não englobam o projeto principal. Além disso, deve-se ficar atendo ao VMI que será contratado, que deverá possuir a tecnologia de previsão de vendas a partir de análises de dados passados.

Por fim, para que não haja gaps processuais e equívocos de tarefas, cada colaborador envolvido no planejamento e introdução do Vendor Management Inventory deve ser treinado e munido com conhecimentos específico sobre a sua função dentro do processo.

Plataforma colaborativa na pontual gestão dos processos

O VMI é um sistema capaz de reabastecer estoques e prever vendas para que os envolvidos numa negociação não tenham rupturas ou perda de vendas. Para isso, é necessária a troca de EDIs para que os sistemas de ERP enviem interfaces com vendas e posições de estoque de cada loja ou rede varejista, por exemplo.

Podemos dizer, então, que para a correta utilização e que seja possível tirar o melhor do sistema VMI ele precisa operar em conjunto com outras ferramentas, como ERPs e EDIs. Aqui, ofertamos o Tradex, sistema de tradução e troca de EDI (interfaces) que garante a comunicação e integração entre diferentes sistemas, sejam eles B2B ou B2C.

Como resumo, reforçamos que o VMI é um sistema capaz de aumentar consideravelmente os níveis de serviço do fornecedor em relação aos seus clientes. Para isso, esteja atento aos gargalos e as formas de minimizar estas questões.

No próximo artigo falaremos de que maneira um sistema VMI operando sob os melhores parâmetros pode alavancar múltiplos resultados nas companhias. Não deixe de conferir.