[Dossiê] Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Arquivamento Probatório: um Par Inseparável

De evidência escrita a evidência digital

Documentos digitais fizeram sua primeira aparição nos anos 70 e 80 com o surgimento de processadores de texto e sistemas de microcomputadores. Com o advento da internet, seu uso tornou-se a norma. A transformação digital está agora centrada no documento digital com o surgimento de diferentes soluções de automação de processos e sem papel. Hoje, um documento em papel é geralmente apenas uma impressão de um documento que foi inicialmente criado digitalmente, e não o contrário.

Os benefícios da digitalização são ótimos e, ao longo do tempo, o documento digital tornou-se bastante sofisticado, interativo e muito acessível. O movimento, no entanto, traz alguns desafios junto com ele, especialmente em termos de provas admissíveis. Até agora, a prova admissível sempre foi um documento escrito ou físico, mas graças ao rápido desenvolvimento e uso da documentação digital, certas alterações legais foram colocadas em prática, tornando um documento digital tão confiável em um tribunal como um documento escrito.

A digitalização vai de mãos dadas com o arquivamento digital

Como a digitalização basicamente significa a substituição de um documento físico por um digital, isso afeta claramente a comunicação entre as empresas, especificamente na maneira como os documentos são trocados, gerenciados e arquivados. Agora, tornou-se rentável para as empresas ficar completamente sem papel, embora nem todos avaliem o impacto que isso pode ter no arquivamento, já que um documento digital só pode ter valor probatório sob certas condições. É por isso que é impossível desassociar a digitalização do arquivamento probatório do documento. Para permanecer em conformidade com a lei, as empresas devem levar em conta o arquivamento de conformidade quando analisam diferentes soluções sem papel.

As regras do arquivamento probatório

A lei francesa 2000-230 estabelece que um documento digital pode ser considerado uma prova admissível da mesma forma que um documento escrito, desde que seja possível determinar quem criou o documento e que ele tenha sido criado e conservado dentro de certas condições que garantir sua integridade. Uma empresa deve ser capaz de provar facilmente que sua tecnologia foi adaptada para fornecer um processo sem papel documentado e regulamentado de ponta a ponta, incluindo como um documento é arquivado e por quanto tempo. Os objetivos desta decisão são garantir que o documento e seus autores sejam autênticos, que possam ser preservados a longo prazo, que confirme a integridade e a legibilidade do documento durante todo o seu ciclo de vida e que possa ser acessado quando necessário por usuários autorizados. 

Uma assinatura eletrônica é a principal maneira de garantir a autenticidade de um documento digital, já que fornece tanto a integridade do documento como a pessoa que o assinou, e não pode ser modificado ou removido. Também é possível usar carimbos de hora eletrônicos de terceiros, que são usados principalmente para proteger e conservar documentos lacrados. 

Nas próximas semanas, analisaremos diferentes aspectos do faturamento e arquivamento sem papel, abordando tópicos como gerenciamento de riscos, diferentes maneiras de conservar documentos digitais, bem como diferentes soluções e suas funcionalidades, e a melhor maneira de abordar um movimento para zero papel.