A importância da preparação organizada em um processo de e-commerce

O atual cenário do e-commerce e as demandas apresentadas

Há, contudo, aspectos que devem ser observados antes de as companhias iniciarem o planejamento e focarem em um processo específico, como a preparação. A falta de especialização é um deles. Sistemas mal formulados em momentos como estes em que vivemos, com a demanda do e-commerce mais aquecida do que o previsto pelas empresas, geram gargalos, com perda de controle das operações e consequentemente das avaliações positivas dos clientes, reduzindo, assim, o valor de sua marca e de seus produtos.

Um sistema robusto, com uma operação preparada reduz estes riscos. Mas antes disso, se faz necessário identificar os pontos de gargalo ou falta de controle operacional, levantando dados sólidos e consistentes para se trabalhar e analisar. Apenas após isso será possível adotar tecnologias eficazes e eficientes para atender as demandas.

E quais são elas? Responderemos o questionamento, mas antes afirmamos que o consumidor ao efetuar uma compra online quer receber seu produto o mais rápido possível. No e-commerce atual, então, a qualidade da distribuição, a velocidade do lead time dos pedidos e os controles simples de KPI’s são as demandas que estão cada vez mais em evidência. Mas vale lembrar que nenhuma delas se sobressai, todas devem ser levadas em consideração e trabalhadas, já que são fundamentais para as companhias e contribuem para o cumprimento do lead time de cada pedido, grande agregador de valor aos produtos.

A preparação como fundamento para o setor

Antes de contextualizar, vale um lembrete. Preparação é o ato de segregar produtos de acordo com a solicitação de cada cliente até o momento em que os itens são alocados na doca para serem expedidos. É esta atividade que garante ou não a satisfação do cliente e a redução ou aumento do lead time de cada pedido, ou seja, está diretamente ligado à visão do cliente sobre a empresa e ao valor agregado ao produto.

Dito isto, é necessário entender qual a melhor forma de consolidar pedidos e diminuir a distância entre os produtos, além de garantir um processo mais limpo e simplificado que gere eficiência à preparação. Mensurar KPI’s que acompanhem o lead time dos pedidos e a quantidade de solicitações existente no sistema versus a data de entrega desejada é uma das opções.

Os indicadores-chave de desempenho têm outras duas funções primordiais para a preparação. Uma delas é a identificação de gargalos, como estoque em excesso ou em falta, ausência de mão de obra qualificada para cada operação e quantidade demasiada de processos.

A outra função dos KPIs após identificar os gargalos é auxiliar na adoção de estratégias para mitigar e solucionar possíveis entraves na preparação. Entre as ações propostas que surgem por meio das verificações dos indicadores estão os treinamentos e desenvolvimentos de pessoal, análise de processos e acompanhamento da Curva ABC.

Facilitando os processos no e-commerce

A tecnologia é aplicada em toda a cadeia e é por meio dela que são gerados os controles que aumentam a agilidade dos processos. Na preparação, especificamente, sem o emprego de ferramentas a operação navega às cegas, sem velocidade e precisão. Hoje, não podemos imaginar sequer uma empresa de pequeno porte que consiga atuar no e-commerce sem um sistema auxiliando nas questões gerenciais e operacionais.

Na Generix, ferramentas específicas aplicadas à preparação compõem o nosso portfólio. O WMS, por exemplo, conta com um módulo exclusivo para e-commerce que garante preparações monoproduto e multiproduto, monocliente e multicliente, separações massificadas com posterior ventilação e segregação de produtos por destinatário em endereços colmeias, que facilita a visualização de cada cliente, totalmente segregado ou não.

É importante destacar que nosso sistema de gerenciamento de armazéns possui fácil comunicação com os demais empregados na operação, o que permite criar funcionalidades, como alertas por luzes. O acessório mostra-se um importante aliado na preparação, já que informa se o item do cliente foi separado, segregado e está apto para ser embalado.

Em breve, falaremos de forma particularizada sobre as três etapas – Picking, Packing e Expedição – que compõem o passo a passo operacional e garantem a eficácia dos processos de preparação. Não deixe de conferir.