Plataformas de integração B2B (EDI): conceitos, aplicações e funcionalidades a serviço das operações

Análise da viabilidade e real necessidade do emprego da tecnologia

Para o entendimento e conceituação, o termo B2B significa “Business to Business” – uma empresa que tem relações com outra empresa. E este contato pode englobar desde a compra e venda de produtos até a troca de informações e integração de serviços. E é aqui que as Plataformas de Integração B2B se tornam essenciais uma vez que promovem a comunicação, comumente chamada de Eletronic Data Interchange (EDI), entre as companhias para que os negócios sejam mais eficientes e produtivos.

Mas antes de utilizar todas as funcionalidades da tecnologia é preciso avaliar sua real necessidade no contexto empresarial. Importante ressaltar, porém, que a viabilidade e o emprego da plataforma se faz fundamental em qualquer companhia que precisa estabelecer comunicação com outra que compõe sua cadeia de suprimentos, seja cliente ou fornecedor.

A avaliação de diferentes aspectos operacionais é o ponto inicial de um projeto eficaz. Pode-se começar com o mapeamento dos processos envolvidos no dia a dia e a identificação das entradas e saídas de pedidos no sistema.

Para ilustrar: uma determinada empresa comercializa produtos de beleza pela internet. Simplificando o processo, há comunicação com o site, ambiente de efetivação das vendas e do contato com o fornecedor dos produtos. Para compor o estoque com os itens, emite-se uma Ordem de Compra, gerada diretamente do ERP, e que deve ser enviada para o fornecedor. Ao mesmo tempo em que a venda é realizada no site, o pedido do cliente deve ser transmitido para o ERP para que o sistema emita a Nota Fiscal.

Em todos estes processos, ter um integrador B2B se torna essencial para que haja agilidade e confiabilidade no processo de compra e venda. Neste exemplo, então, identifica-se uma integração entre empresa e fornecedor e outra entre site e empresa. Além disso, nota-se no processo descrito o emprego e a participação das equipes de TI e negócio do vendedor, além dos colaboradores do fornecedor e do site, todos envolvidos para mapear pontos e layouts de arquivos e realizar os testes necessários durante o projeto.

Atenção aos detalhes garante a conformidade do processo de comunicação

Planejamento é a palavra principal na adoção de Plataformas de Integração B2B a fim de considerar as necessidades de cada stakeholder e garantir que a informação flua entre os sistemas. Após o levantamento detalhado do escopo do projeto e o mapeamento de todas as interfaces, os desenvolvedores trabalham nas questões técnicas. Na sequência, os usuários realizam uma extensa fase de testes para verificar se o que foi definido no projeto está funcionando conforme o esperado.

Alguns pontos nesta verificação merecem atenção. A plataforma deve ser flexível, cumprir as principais exigências do mercado em relação aos diferentes formatos de interfaces, ser sólida e, principalmente, segura, garantindo o sigilo de dados estratégicos das empresas.

O principal ponto de atenção, entretanto, é a conformidade entre processo físico e processo sistêmico. Defina bem esta relação, acompanhe periodicamente os fluxos e mantenha a documentação atualizada para, desta forma, reduzir os riscos e explorar as inúmeras vantagens que uma funcional plataforma B2B proporciona.

E quais são elas? Automatização de processos, eliminação de processos manuais, redução de custos administrativos, eliminação de consumo de papel e impressão de documentos, aumento da satisfação do cliente, agilidade e otimização dos níveis de serviço, utilização de soluções atualizadas, conformidade com regulamentações e tendências de mercado, melhor gestão dos dados, visibilidade ponta a ponta, mais segurança e comunicação em rede privada e criptografada.

Tecnologia aliada ao suporte interno e ao prestador de serviço na otimização do serviço

O cenário atual apresenta desafios e mudanças imediatas, com um mercado cada vez mais competitivo e gerido pelas novas tecnologias, exigindo que as empresas dominem os diferentes aspectos que compõem as comunicações eletrônicas. E esta nova realidade pode se tonar um desafio para o departamento de TI devido ao aumento de fluxos, a diversidade de tecnologias e as restrições legais.

É trabalhoso, mas existem iniciativas que minimizam os impactos. Busque por ferramentas atualizadas e alinhadas às principais práticas de mercado, tais como segurança e solidez, garantindo que a experiência do cliente não seja prejudicada. Avalie a equação custo x benefício em relação aos processos manuais executados e que podem ser eliminados implantando um processo de comunicação via EDI/EAI.

A Generix Group, por exemplo, disponibiliza a plataforma EDI que auxilia as empresas em seu processo de transformação digital – Cloud, Web, APIs, e Internet of Things (IoT) – que possui compatibilidade com os dispositivos móveis.

Mas, acima de tudo, lembre-se: é necessária certa maturidade em processos e gestão operacional para acompanhar os fluxos de entrada e saída para garantir que as documentações estejam ao alcance dos principais interessados. Mais do que isso. Certifique-se que a prestadora de serviços de integração B2B forneça suporte 24 horas, sete dias por semana, que garanta a continuidade do negócio.