Desmaterialização: definição

A desmaterialização é uma substituição dos documentos em papel por arquivos digitais.

Existem dois tipos de desmaterialização. A primeira, denominada “duplicação”, parte de um suporte de papel existente para produzir uma cópia digital: é o que acontece quando se utiliza um scanner.

A segunda forma de desmaterialização é chamada “nativa”. Neste caso, não existe um suporte de papel original, os arquivos são gerados diretamente por software (por exemplo, uma fatura será produzida por um sistema ERP, uma folha de pagamento por uma solução de gestão salarial, etc.).

Por que desmaterializar?

As vantagens da desmaterialização são numerosas:

• Aumento da produtividade: a desmaterialização permite automatizar e tornar confiáveis muitos processos morosos: arquivo de documentos, emissão de faturas, envio de alertas, etc. Isto permite que os funcionários gastem mais tempo em tarefas com maior valor agregado.
• Rentabilidade: um documento desmaterializado é muito menos dispendioso de gerir do que um documento em papel, o que requer manuseamento humano, materiais (papel, tinta, eventualmente envelope e carimbo) e armazenamento físico. A desmaterialização de documentos contabilísticos reduz os custos de faturação e os prazos de pagamento.
• Economizar espaço: já não é necessário guardar uma pilha de documentos de papel durante muitos anos (como lembrete, o período de retenção legal de uma fatura é de 10 anos). Não há necessidade de um arquivo físico complexo, substituído por um arquivo digital seguro.
• Ganho de tempo: desperdiçar tempo valioso se perguntando onde um determinado documento foi armazenado é agora uma coisa do passado. A desmaterialização oferece uma excelente rastreabilidade: todos os documentos desmaterializados são centralizados numa única interface de gestão – a EDM (gestão eletrônica de documentos) – e classificados de acordo com regras precisas e standard.
• Facilitar o trabalho colaborativo e o teletrabalho: os documentos digitais são acessíveis à distância e compartilhados por todas as pessoas autorizadas. Todos podem criar, editar, anotar, validar, assinar e transmitir documentos diretamente online.