Como calcular el ROI de un SGA

Calcular el retorno de la inversión (ROI) es un ejercicio fundamental para cualquiera que haga una inversión en software o hardware. «¿Cuál es el retorno de la inversión?» es una pregunta común que un gerente de almacén o de logística recibirá cuando llegue el momento de justificar una nueva inversión de software a la dirección de la empresa.

El ROI intenta medir directamente la cantidad de retorno de una inversión en particular, en relación al coste de la inversión de la misma. Por supuesto, el ROI no es sólo una cuestión de euros y céntimos. Hay otros factores que deben considerarse para llegar a una estimación precisa de lo que una empresa obtendrá exactamente de su sistema de gestión de almacén (WMS) u otro conjunto de software para la cadena de suministro. Por ejemplo, hay que tener en cuenta y deben considerarse otro tipo de «ganancias» en la ecuación como por ejemplo:

• Ahorro de mano de obra
• Ahorro de vehículos (por ejemplo, menos carretillas elevadoras)
• Reducción de inventarios
• Menores gastos de envío
• Menos devoluciones de clientes
• Menor necesidad de instalaciones de almacenamiento externas (y sus tarifas asociadas)
• Poder apoyar el crecimiento de las empresas
• Satisfacción del cliente gracias a una mayor rapidez en el cumplimiento de los pedidos y a la precisión de los mismos

Estos y otros puntos deben tenerse en cuenta para medir el ROI de implementar una solución de gestión de almacén (SGA). «El ROI es una métrica popular debido a su versatilidad y simplicidad. El ROI puede aplicarse a un sin fin de inversiones relacionadas con el almacén, no solamente a la implantación de software, sino también, por ejemplo, a la ampliación de un almacén, a la inversión en automatismos, etc. El cálculo en sí no es demasiado complicado, y es relativamente fácil de interpretar» señala Investopedia.

Según Forbes, la fórmula para calcular el ROI es:

El coste de su inversión es la cantidad de dinero que gasta en la implantación y el mantenimiento de su nuevo sistema de gestión de almacén, siendo los más obvios los derechos de licencia, el soporte técnico y el servicio de suscripción, señala Forbes. También puede haber costes adicionales, como la formación del personal y la capacitación para utilizar el nuevo sistema SGA.

La ganancia de la inversión es la cantidad de dinero que se gana con la implantación del nuevo sistema de gestión de almacén. Por ejemplo, muchos proveedores de servicios sanitarios y farmacias tienen obligaciones con los organismos reguladores. «Si no cumplen la normativa, pueden acabar recibiendo una multa«, explica Forbes. «Muchos proveedores de software ofrecen salvaguardas para asegurarse de que las empresas se adhieren a todos los requisitos normativos, reduciendo así la probabilidad de estas multas. El dinero que no se paga en multas sería una ganancia en inversión«.

Para mayor claridad, Forbes dice que siempre es mejor expresar el ROI en relación con un periodo de tiempo. El ROI del primer mes después de implantar el software, por ejemplo, será diferente del ROI a lo largo del año.

Puntos específicos del WMS

Según Explore WMS, la definición del ROI de implantar un SGA debe basarse en tres factores:

1. Tangibles. Son los beneficios que se pueden medir y validar fácilmente. Los elementos más comunes del retorno de la inversión serán la reducción de los gastos generales, la mejora de la precisión de los pedidos, el aumento de la eficiencia y la precisión del inventario.
2. Intangibles. Estos son los beneficios que son más difíciles de medir y de validar con datos. Es posible que su equipo disfrute más de su jornada laboral cuando se automatizan los recuentos de ciclos o cuando reciben avisos sobre dónde debe estar un componente en la planta.
3. Support. Algunos de los beneficios de su SGA son medibles, pero pueden variar mucho y deben colocarse en su propio cajón. Por ejemplo, si un SGA hace que sus operaciones cumplan con los requisitos de los socios/proveedores y le abre nuevas fuentes de ingresos potenciales. O bien, la funcionalidad de informes de un SGA puede facilitarle el cumplimiento de las mejores prácticas y de las futuras exigencias normativas.

«Piense en el retorno de la inversión en estos niveles, y empezará a ver el valor en cuanto conozca las funcionalidades del SGA que seleccione», explica el autor Geoff Whiting. «Cuando empiece a cuantificarlas, a menudo descubrirá que tiene más presupuesto para invertir en otras cosas, que puede mejorar las cifras de ventas o que está mejorando el ambiente de trabajo de forma que reduce la rotación y atrae a personal de alto calibre».

Utilice el ROI a su favor

«Tomarse el tiempo necesario para definir y comprender el retorno de la inversión previsto también le permitirá comprender mejor la elección del proveedor y las prácticas de gestión del cambio», añade Whiting. «También puede hacer que su próxima compra de software sea más viable y productiva» «Se necesita el ROI en primer lugar para saber si merece la pena invertir tiempo y dinero en este nuevo proyecto o tecnología; y después para volver a comprobar si la inversión ha merecido la pena y ha cumplido sus expectativas«, añade Datapine. «Al observar las opciones de inversión pasadas y realizar un análisis del retorno de la inversión, se pueden evaluar estas decisiones y hacer mejores proyecciones de costes en el futuro».

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