Cómo elegir el SGA adecuado para tus necesidades logísticas

Ante este aumento de capacidad, los almacenes logísticos se enfrentan a nuevos retos: mejorar los índices de servicio, acelerar los plazos de entrega, adaptarse al creciente número de referencias en stock y gestionar flujos cada vez más complejos.

En este contexto, la implementación de una herramienta de alto rendimiento como el SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) se ha convertido en una prioridad estratégica.

El SGA permite:

• Gestionar eficazmente las operaciones logísticas
• Ganar visibilidad sobre todos los procesos
• Reducir las pérdidas y los costes
• Optimizar la productividad global del almacén

Es, por tanto, una herramienta esencial para adaptarse a las cambiantes exigencias del mercado. Además, la transición hacia herramientas digitales de alto rendimiento se hace indispensable para responder a la escasez de recursos humanos y garantizar una mejor sinergia con los sistemas automatizados y las soluciones de inteligencia artificial de la Supply Chain 4.0.

El objetivo de este artículo es ayudar a seleccionar el SGA que se convertirá en la piedra angular de tu rendimiento logístico. A continuación, presentamos 9 claves esenciales para elegir la solución adecuada a tus necesidades.

1. Definir las necesidades actuales del almacén

Antes de elegir un SGA, es crucial determinar los requisitos operativos. Un buen SGA debe ser fiable: incluso una breve interrupción podría alterar los flujos de entrada y salida, provocando retrasos y costes adicionales.

El sistema debe cubrir todos los procesos de tu almacén, incluidos:

• Recepción de mercancías
• Almacenamiento y gestión de almacenes
• Preparación de pedidos
• Expedición
• Gestión de devoluciones
• Gestión de flujos en tiempo real

Además, se recomienda encarecidamente elegir un proveedor con un SLA (Service Level Agreement) formal que establezca sus compromisos en términos de disponibilidad, rendimiento y tiempos de respuesta.

Para ir más lejos, comprueba si el SGA ofrece funciones avanzadas como:

• Movilidad, que permite a los operarios trabajar con dispositivos portátiles
• Conectividad con tus PLC y otros equipos

Un SLA bien definido también garantiza que el proveedor asumirá la responsabilidad en caso de que un mal funcionamiento afecte a tu negocio.

2. Anticipar las necesidades futuras de tu organización

Un almacén evoluciona en función de los cambios del mercado, los volúmenes de pedidos y las tecnologías emergentes. Por eso es esencial elegir un SGA que pueda adaptarse a estos cambios.

La modularidad del sistema es crucial en este aspecto. Permite:

• Añadir funciones cuando las necesites
• Desactivar las que ya no se necesitan, evitando así costes adicionales

Al optar por una solución modular, puede asegurarte de que tu SGA siga siendo relevante a largo plazo, manteniendo al mismo tiempo una flexibilidad operativa óptima.

3. Analizar los recursos disponibles del almacén

Un almacén depende de diversos factores humanos y medios materiales:

• Máquinas y robots
• Equipamiento tecnológico
• Herramientas tecnológicas avanzadas (gafas conectadas, comandos de voz, etc.)

El SGA debe integrarse perfectamente en este entorno. Las soluciones SaaS (software as a service), por ejemplo, ofrecen una mayor compatibilidad con los sistemas existentes.

También es importante que el SGA sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a la incorporación de nuevas tecnologías o a la apertura de nuevos canales de distribución.

4. Elegir un SGA con una amplia gama de funciones y parámetros

La creación de un software de SGA a medida puede parecer atractiva, pero esta solución suele ser lenta, costosa y compleja de mantener. Un SGA estándar y configurable ofrece ventajas considerables:

• Implementación más rápida.
• Funcionalidad probada y alineada con las mejores prácticas del sector.
• Flexibilidad para adaptar los procesos a las necesidades específicas.

El SGA de Generix, por ejemplo, ofrece 150 procesos empresariales estándar que pueden personalizarse según las necesidades del almacén. Este enfoque garantiza la máxima eficacia al tiempo que reduce los riesgos asociados al desarrollo a medida.

5. Facilidad de uso para el usuario

Una nueva herramienta puede encontrar resistencia al cambio por parte de los usuarios, especialmente en centros con una elevada rotación de personal (operarios temporales o estacionales). Para facilitar la adopción, asegúrese de que el SGA sea:

• Intuitivo y ergonómico
• Compatible con dispositivos móviles
• Acompañado de recursos pedagógicos (tutoriales, e-learning, guías interactivas)

Un diseño claro y una curva de aprendizaje rápida optimizarán la eficiencia del equipo y minimizarán los errores operativos.

6. Tener en cuenta las limitaciones internacionales

Si tiene almacenes en varios países, el SGA deberá adaptarse a las limitaciones lingüísticas, culturales y normativas específicas. Un SGA “localizado” debe:

• Gestionar las unidades de medida locales (sistema métrico o pulgadas)
• Adaptarse a los calendarios locales (días festivos, formatos de fecha)
• Cumplir con la normativa vigente (por ejemplo, el RGPD en Europa)
• El proveedor también debe proporcionar formación y documentación adaptadas a los idiomas y especificidades locales

7. Comprobar la compatibilidad con otras herramientas logísticas

El SGA forma parte de un ecosistema global de software, compuesto por:

• TMS (Transport Management System),
• OMS (Order Management System),
• YMS (Yard Management System),
• Supply Chain Visibility para proveedores 3PL.

Optar por un proveedor que ofrezca un paquete de software completo garantiza una mayor compatibilidad y un rendimiento optimizado en toda la cadena de suministro.

8. Apoyo del proveedor

El proveedor del SGA es un socio estratégico. Asegúrete de que ofrece:

• Seguimiento durante la implantación (PoC, pruebas).
• Asistencia al cliente multilingüe 24 horas al día.
• Mantenimiento y actualizaciones regulares.

Algunas soluciones incluyen chatbots basados en IA para asistencia automatizada. No obstante, comprueba que estas herramientas son capaces de gestionar solicitudes complejas, con la posibilidad de recurrir a operadores humanos en caso necesario.

9. Supervisar los KPIs para evaluar los resultados.

Una vez implantado el SGA, analiza los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir su eficacia:

• Gestión de existencias: tasa de ruptura de existencias, costes, tasa de llenado, etc.
• Recepción: tiempo de muelle, costes por línea de pedido
• Preparación de pedidos: número de pedidos por hora, uso de consumibles
• Expedición: tiempo entre la preparación y la expedición, tiempo de mano de obra

Estos KPI te ayudarán a identificar áreas de mejora y a garantizar la mejora continua del rendimiento logístico.

Conclusión

Elegir e implantar un SGA es crucial para garantizar la competitividad y flexibilidad de tu almacén. Siguiendo estas 9 claves esenciales, podrá seleccionar una solución adaptada a tus necesidades actuales y futuras.

Más información sobre las soluciones de SGA de Generix Group:

Descubre nuestro SGA