¿Cómo preparar la implementación de un SGA?

#1 ¿Cuáles son los impactos de implementar un WMS en un almacén?

Los impactos son múltples y se notarán a varios niveles en la empresa :

1. las funciones del negocio tendrán que adaptarse a una nueva gestión de pedidos y de facturación;
2. algunas operaciones de preparación, packaging y expedición realizadas con mayor rapidez repercutirán en el dimensionamiento de las necesidades de trabajo y equipo;
3. en lo que respecta a los sistemas de información, es necesario prever la sincronización de los datos, en particular con el ERP.
4. los procesos operacionales deben tener en cuenta el hecho de que ya no será posible trabajar fuera del sistema después de la implementación;
5. debe considerarse la posibilidad de un nuevo reparto de tareas (administrativas y operativas), que requiere la formación del personal afectado

Supone una verdadera transformación para la organización. Debe ser objeto de una evaluación en profundidad para que pueda llevarse a cabo con rigor, de acuerdo con un plan de acción global que vaya más allá del marco del SGA. Sólo gracias a este trabajo preliminar el proyecto de creación de un SGA podrá convertirse en una verdadera palanca de desarrollo para la empresa.

#2 ¿Cuáles son los objetivos del trabajo de preimplementación?

El trabajo preparatorio realizado antes de la creación de un SGA tiene como objetivo: :

1. planificar las tareas de forma pragmática;
2. identificar las dificultades en las fases iniciales para poder responder lo más rápidamente posible;
3. garantizar la ejecución del proyecto, especialmente en términos de presupuesto y plazos;
4. optimizar el valor añadido y el retorno de la inversión de la herramienta.

DESCARGA GUIA PARA ESCOGER EL MEJOR WMS

#3 ¿Cuáles son los beneficios operativos esperados?

Un estudio preliminar realizado de forma rigurosa permite ofrecer una visión estructurada del despliegue de la herramienta con una división del proyecto en fases, pero también establecer una planificación clara y prioritaria de las acciones a llevar a cabo durante la obra. Por último, ofrece la oportunidad de proponer una mejora de la organización y de trabajar sobre la eficiencia operativa del almacén

#4 ¿Qué metodología adoptar? ¿Cuáles son los pasos a seguir?

En los proyectos del Grupo Generix, procedemos con 4 pasos principales:

1. Comprensión del modelo de negocio de la empresa a partir del análisis de la demanda y de las previsiones. Volúmenes y picos de actividad, tipología de pedidos, estudio del historial de datos…
2. Auditoría de las operaciones y organización de la plataforma. Auditoría operativa (retos diarios y necesidades futuras, mejora de rendimiento) y estructura del sistema de información (gestión de datos, interfaces, etc.)
3. Análisis del proyecto y optimización de las fases de las operaciones de despliegue.
4. Cumplimiento de los entregables incorporando nuestras recomendaciones

Consejo de experto

El estudio previo al proyecto consiste en considerar un cambio en la forma de trabajar para mejorar el rendimiento. Es importante cuestionar los procesos antes de la implementación. Objetivo: evitar la reproducción de procesos ineficientes que requieran una revisión del funcionamiento del sistema al cabo de unos meses.

#5 ¿Por qué y cómo analizar las demandas y previsiones de flujo?

Antes de configurar un sistema de gestión de almacén para operaciones en una plataforma, es necesario asegurarse de que las áreas operativas a largo plazo tengan la dimensión adecuada. Por ello, es necesario considerar diferentes indicadores estratégicos:

1. Flujos de productos. ¿Cuáles son las necesidades de almacenamiento y preparación de pedidos?
2. La elección de las unidades de embalaje. Camiones, palets, cajas…
3. Estacionalidad. ¿Cuáles son los ciclos y picos de actividad que deben tenersesen cuenta para mejorar la velocidad y gestionar las prioridades?
4. La rotación. ¿Con qué frecuencia renueva los artículos en stock (de movimiento lento o rápido)?

Consejo de experto

Utilice esta fase preliminar para limpiar los datos antes de que se implemente un WMS. Copiar lo existente en el software sin cuestionarlo sería una oportunidad de optimización desperdiciada.

#6 ¿Cómo se realiza la auditoría operativa?

El estudio de la organización física del centro logístico se realiza en 3 etapas:

1. Se envía un cuestionario a los operadores para preparar la visita in situ. Consiste en identificar los recursos clave del almacén y las oportunidades de mejora. También se trata de recoger el punto de vista de los empleados y aprender sobre los retos a los que se enfrentan diariamente.
2. La plataforma es visitada en detalle para entender los procesos de negocio e identificar cualquier discrepancia. La monitorización en tiempo real de las operaciones también permite identificar las dificultades y ver la forma en que se manejan las excepciones. La infraestructura de IT y la cobertura WiFi también son auditadas durante esta visita.
3. También se realiza una revisión de los equipos de manipulación y de las áreas de trabajo para examinar la capacidad de las áreas de almacenamiento y la codificación de los productos. El equipo de proyecto también comprueba que los palets unitarios y los pickings sean suficientes y estén adaptados a las necesidades cambiantes. Este trabajo permite realizar un diagrama de las áreas de almacén y, si es necesario, un plan de automatización.

#7 ¿Qué es el mapeo de sistemas de información?

El mapeo del sistema de información (SI) proporciona una visión precisa de su estructura. Se trata de capturar el sistema existente (ERP, EDI, archivos Excel…) y comprender la naturaleza de los datos procesados en el ERP. También se tienen en cuenta las interfaces con sistemas internos o externos. Es durante esta fase que se inicia la campaña de referenciación de los artículos con sus datos logísticos.

Consejo de experto

El tratamiento del depósito de productos representa una tarea importante al configurar un sistema de gestión de almacenes. Corresponde al cliente que decide invertir en el SGA proporcionar la lista de productos vendidos y «limpiar» su base de artículos.

#8 ¿Cuáles son los entregables transmitidos? ¿Cómo se articula el plan de acción?

Las conclusiones extraídas del análisis preliminar se formalizan en los entregables enviados al cliente. Este trabajo preliminar es esencial para la posterior implantación de un SGA y permite elegir y priorizar las acciones a realizar en el marco del proyecto.

Generix Group proporciona un informe resumido antes de llevar a cabo cualquier proyecto, incluyendo recomendaciones, un mapeo esquemático de la SI y flujos de información, así como un plan de acción estructurado con macro-planificación.

#9 ¿Qué empresa es candidata ideal para implementar un SGA?

Esta transformación es particularmente relevante para 2 casos:

1. para empresas que no disponen de un sistema de integración de pedidos de clientes y gestión de operaciones de forma manual o lo realizan a través de simples tablas de Excel;
2. para empresas con un pequeño ERP ampliado con una extensión que les permite disponer de algunas funcionalidades de WMS, pero limitadas en comparación con una verdadera herramienta de gestión de almacenes.

#10 ¿Qué soporte ofrece Generix Group? ¿En qué etapas ocurre?

Cuando se toma la decisión de implementar un sistema de gestión de almacenes, es importante que la empresa revise la organización interna y forme a los empleados implicados. La gestión del cambio también es estratégica para gestionar el miedo inducido por estas transformaciones, a veces experimentadas como automatización o mecanización. Esta es la razón por la que Generix Group apoya a sus clientes en su reflexión a lo largo de todo el proceso de creación de un sistema de gestión de almacenes.

Más info sobre la solución SGA