Rexel Italia aumenta su rendimiento intralogístico con Generix WMS. Ver el comunicado
La actual pandemia en la que vivimos ha hecho más evidente la necesidad de digitalizar los procesos de facturación para todas las empresas. Sobre todo porque, en este contexto de gran incertidumbre y exigencia, la adopción de la facturación electrónica es un elemento esencial en tres frentes: sostenibilidad, resistencia financiera y protección en tiempos de Covid-19.
Empecemos con una pregunta clave: ¿Cuántas facturas y recibos en papel emitió su organización entre clientes y proveedores en el transcurso de un mes? Y, además de los costes de impresión y envío, ¿Cuánto tiempo han perdido sus empleados en el proceso manual de procesar, imprimir y enviar cada documento a su destinatario? Como referencia, el proceso manual de facturación de un solo documento puede durar unos 30 minutos. Lo que significa que, en conjunto, la facturación en papel supone un coste humano, financiero y medioambiental considerable para su empresa. Sobre todo porque estos costes son perfectamente evitables.
La facturación electrónica transforma todos estos procesos manuales en un proceso único, digital, automatizado, sin papel y extremadamente eficiente. En segundos, los documentos se procesan, aprueban y envían, con la máxima fiabilidad y transparencia para todas las partes implicadas.
Es una evolución a nivel de procesos administrativos con beneficios para toda la empresa y de especial relevancia para los departamentos contables, financieros y comerciales. En el caso de los proveedores de productos y servicios de las entidades de la administración pública, es obligatorio migrar a la facturación electrónica.
La adopción de la facturación electrónica es un paso importante hacia modelos empresariales más sostenibles. La cuestión medioambiental, incluso en medio de una pandemia, no puede ser relegada a un segundo plano. No en vano, en un entorno de cambio extremo en el que la resiliencia es una prioridad, el camino de la recuperación pasa por la transición a una economía verde, digital y circular. Las empresas que refuerzan este propósito sostenible también están demostrando a sus grupos de interés su compromiso con las comunidades y el planeta.
En este sentido, la digitalización de los procesos es una oportunidad para que cualquier empresa – de cualquier tamaño o sector – refuerce su compromiso con la sostenibilidad, a la vez que reduce costes y mejora la eficiencia operativa.
El procesamiento digital de miles de documentos al año disminuye directamente la huella de carbono de su empresa, evitando la tala de árboles y las emisiones de CO2 asociadas al proceso de producción y transporte tanto del papel como de los cartuchos de impresión. Además, como los documentos de facturación son también herramientas de interacción con clientes y proveedores, es una forma de comunicar el posicionamiento sostenible de la organización e incluso de influir positivamente en otras empresas para que sigan un camino «verde»
Si hasta el año 2020 la facturación electrónica era vista sólo como una herramienta de diferenciación y optimización, todo cambió con el coronavirus. Hoy en día, la digitalización de los procesos de facturación es fundamental para que las organizaciones continúen con sus operaciones de forma resistente ante los bloqueos y otras limitaciones derivadas de la respuesta a Covid-19.
En primer lugar, porque la facturación sin papel garantiza la continuidad de los procesos en cualquier situación de encierro o contingencia extraordinaria, sin necesidad de contacto y sin necesidad de la presencia física de sus empleados en la oficina (y llegando a los clientes y/o proveedores allí donde se encuentren físicamente). Todo ello, cabe destacar, sin contacto humano y manteniendo la seguridad durante todo el proceso.
Pero la facturación electrónica también le permite responder rápidamente a las cambiantes expectativas de los consumidores y a los nuevos patrones de consumo derivados de este contexto, con un crecimiento sin precedentes de los canales digitales. ¿En qué sentido? Con mayor rapidez, digitalización y transparencia en todo el proceso de facturación.
Por lo tanto, incluso con las fluctuaciones del entorno económico mundial, es una garantía de que los pagos se siguen realizando y recibiendo, e incluso en plazos más cortos que con las facturas en papel. La fiabilidad de los procesos es, por tanto, un apoyo indispensable para impulsar el comercio electrónico y gestionar el flujo de caja de todos los socios y proveedores a lo largo de la cadena de suministro.
Como hemos mencionado, la facturación electrónica es sinónimo de ciclos de facturación más cortos, lo que también se convierte en una ventaja para el flujo de caja: los documentos se procesan y envían más rápidamente, por lo que los pagos de los clientes acaban recibiéndose más rápido que en un proceso de facturación manual en papel.
Este beneficio se suma a la inmediata reducción de costes en la transición del papel a procesos 100% libres de papel, lo que hace que la adopción de esta tecnología sea una clara apuesta desde el punto de vista financiero: mayor rapidez en los pagos de los clientes, eliminación de costes directos (impresión y envío), más facturas emitidas en mucho menos tiempo y mayor productividad de los recursos humanos. ¿El resultado? Un retorno de la inversión muy rápido y atractivo que, en un entorno económico más vulnerable, marca la diferencia.
Tanto si desea adoptar la facturación electrónica con clientes, proveedores o la administración pública, Generix dispone de varias soluciones de facturación electrónica adaptadas a las necesidades de su empresa.
Destacamos, por ejemplo, el servicio Generix Invoice Services que le permite realizar todas estas ventajas de la facturación electrónica, tanto si su negocio es B2B como B2C, con la posibilidad de enviar una factura en PDF a sus clientes. Se trata de una transición tecnológica que elimina directamente el 75% de sus costes de facturación.
De forma muy sencilla, sin necesidad de invertir en software o hardware, la transición a la facturación electrónica es rápida y flexible para adaptarse a sus necesidades. No sólo puede ofrecer a sus clientes un servicio de factura digital personalizada (que recibirán por correo electrónico o en un portal dedicado), sino que sólo paga por el nivel de uso de este servicio (mediante la modalidad de «pago por uso»).
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