Migración del EDI a SaaS: Buenas prácticas y sus ventajas

¿No ha migrado su EDI a SaaS todavía?

Más que un tema técnico, la migración de una solución EDI a SaaS (Software as a Service) debe ser abordada como un proyecto empresarial, trabajando en los aspectos funcionales y simplificando los procesos relacionados con la herramienta. En este sentido es muy importante involucrar a los departamentos empresariales afectados por la migración en la preparación de las operaciones (compras, contabilidad, proveedores, logística). Sus expectativas y criterios de rendimiento deben ser conocidos antes de considerar los aspectos técnicos.

Para asegurarnos del éxito del Programa EDI, también debe garantizar el compromiso de dirección. Por un lago, porque la calidad de una aplicación de intercambio B2B contribuye a la relación de la empresa con su ecosistema y socios. Pero también porque necesitará arbitraje, movilización de energías internas y comunicación con todas las partes interesadas.

Por último, deberá validar la disponibilidad de las competencias necesarias para la migración, tanto interna como externamente. Para evitar retrasos en la planificación, costes adicionales y fallos en la calidad y rendimiento, puede ser conveniente recurrir a editores o integradores externos con todas las competencias necesarias.

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Está a medio camino: lo que te queda por hacer

Mucho antes del despliegue técnico de la solución en modo SaaS, es imprescindible anticipar los requisitos de integración ligados a la existencia de aplicaciones de sistemas de información de terceros. Especialmente si se gestionan en licencia, es decir, alojados en un servidor de la empresa. En este caso, se puede considerar una prueba de concepto (POC). En todos los casos, se recomienda calificar con precisión las necesidades de conexión a las redes de la empresa, así como las restricciones de seguridad a tener en cuenta.

Antes de llevar a cabo la integración, se debe tener cuidado al desarrollar los indicadores y métricas más relevantes que permitan a la empresa medir el retorno de la inversión. La tarea es compleja y por ello, debería ser asignada a diferentes actores: al departamento de IT para los aspectos técnicos, al departamento de negocio para medir las consecuencias de un fallo…etc

Por último, para garantizar la migración, debe preverse un período de transición suficiente. Varios meses, incluso más de un año son necesarios en un caso de cada cinco. Es preferible tomarse el tiempo necesario para probar y estabilizar la solución, especialmente en los sectores donde la subcontratación es frecuente (industria, construcción…). El impacto en los socios de la empresa debe tenerse suficientemente en cuenta.

Ha completado la migración de su EDI: requiere una evaluación

Al provocar un cambio en los hábitos de los usuarios, se debe tener en cuenta la evaluación a posteriori de implementar esa nueva solución. Más aún si viene acompañada de una modificación en los procesos de intercambio dentro de la empresa. Después de la migración debe revisar las ganancias en términos de rendimiento y medir el retorno de inversión.

8 ventajas de migrar su EDI a SaaS

1- Optimizar los procesos de comunicación

Una de las principales quejas que escuchamos de los clientes es que empelan demasiado tiempo haciendo el seguimiento de sus diferentes métodos de comunicación, y por lo tanto, no lo destinan a pensar estrategias para su negocio. Las soluciones SaaS de intercambio electrónico de datos ofrecen la oportunidad de consolidar estos procesos de comunicación y permiten que todos los flujos se integren en una plataforma multifuncional todo en uno.

2-Cumplir requisitos del proceso empresarial

Una solución EDI en Saas se puede adaptar para trabajar con todos los tipos de dispositivos y también se puede integrar en una plataforma B2B del tipo «all-in-one«, permitiendo a los clientes administrar toda su cadena de suministro y procesos empresariales desde una única interfaz. Además, esta plataforma se actualiza y mantiene de forma regular permitiendo que las funcionalidades sean eliminadas o añadidas dependiendo de las necesidades de la empresa. Esto se debe que las soluciones en la nube permiten una mayor flexibilidad y adaptabilidad en todas las áreas, especialmente cuando se trata de adaptar los procesos de negocio a mercados cambiantes.

3-Multiples funcionalidades o ventajas del EDI

Las soluciones EDI en SaaS tienden a tener una larga lista de funcionalidades clave tales como la trazabilidad de los flujos, almacenamiento de mensajes, gestión de protocolos de conexión y alarmas, así como beneficios adicionales como informes KPI, e-facturación, archivado digital y portales colaborativos… Todo esto es accesible a través de una interfaz fácil de usar por el cliente.

4-Reducción de costes globales

Basándonos en una encuesta de las mejores prácticas de clientes de Generix Group realizada el año pasado, dos tercios de los encuestados dijeron que estaban ahorrando entre un 20%-50% en costes después de realizar la migración de su Programa EDI a SaaS. En cuanto al ROI todavía puede ser un poco difícil de calcular, pero el 60% de los encuestados afirman que cumplieron con su ROI en menos de 12 meses. Los SLAs específicos del cliente se redactan y se modifican para satisfacer sus necesidades y ellos mismos pueden elegir entre diferentes modelos de precios. Básicamente, las soluciones EDI en SaaS evitan la necesidad de emplear hardware y software caros y ofrecen opciones de precios escalables.

5-Mantenimiento y actualizaciones consistentes

Al migrar a una solución EDI a SaaS también elimina el riesgo de que su sistema se quede obsoleto ya que la solución se mantiene y actualiza externamente de forma regular. Esto le quita la responsabilidad a su equipo de IT interno y hace que recaiga sobre el proveedor externo, quien se asegurará de que sus clientes puedan aprovecharse al máximo de todas las funcionalidades disponibles.

6-Seguridad y cumplimiento

Todas las plataformas EDI en SaaS deben ir acompañadas de protocolos de seguridad de alto nivel, asegurando que sus datos estén protegidos. Estas soluciones también permiten configurar y gestionar el acceso, asegurándose que todas las certificaciones técnicas (ISO) estén actualizadas y cumplan con las regulaciones e instrucciones nacionales (si fuera necesario) (SoX, Hippa, por ejemplo). La gran ventaja de esto es que todo es atendido por el proveedor.

7-Escalabilidad de rendimiento

No hay nada peor que ver su negocio en auge y que su software/hardware no pueda seguirle el ritmo. Una gran ventaja del Sistema EDI en SaaS es que se puede escalar fácilmente para satisfacer las necesidades de producción, adaptándose a los períodos con más picos y las horas punta. Los SLA se configuran para permitir planes de pago escalables.

8-Mejor servicio hacia el cliente

Al externalizar su necesidades de intercambio electrónico de datos y utilizar una solución en la nube, también puede contar con diferentes niveles de soporte y mantenimiento multilingües en función de su acuerdo contractual. Los proveedores de la plataforma SaaS saben que es uno de sus principales intereses es superar a la competencia en términos de servicio al cliente, por lo que puede esperar toto tipo de servicios adicionales, incluyendo gestión de riesgos, migración y programas de formación de empleados. Estos no suelen ser el tipo de servicios regulares que recibiría de un proveedor de soluciones EDI tradicional.

El mercado de INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS se está moviendo rápidamente hacia la nube y se pronostica una enorme expansión en los próximos 5-10 años. Las soluciones se están adaptando a diferentes necesidades, añadiendo funciones más complejas a su día a día.

Las empresas que migran su solución al modo SaaS ven a menudo una mejora en la calidad y fiabilidad de sus intercambios, una garantía de los niveles de servicios ofrecidos a los usuarios y una reducción de costes. Entonces ¿A qué espera para comenzar con su migración? Para obtener más información sobre las ofertas de EDI en SaaS de Generix Group, no dude en ponerse en contacto con nuestros expertos.

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