Portal de proveedores, eficiencia mediante colaboración

La gestión de compras y facturación con proveedores es un proceso que demanda una importante carga de trabajo en los departamentos administrativos de la empresa. Asegurar la correcta recepción de las facturas, el case con los pedidos originales, posibles modificaciones, recabar autorizaciones, etc, y la confirmación a los proveedores son muchas funciones que afectan claramente al rendimiento de la administración de una empresa por lo que si somos capaces de automatizarlos conseguiremos importantes ahorros económicos y de tiempo, perceptibles – además – a muy corto plazo.

Las soluciones para automatizar la gestión de estos proveedores como el Portal de Proveedores o Portal Purchase to Pay (P2P) de Generix nos permite digitalizar y automatizar los procesos de compra y administrativos con dichos interlocutores.

Hasta el momento este tipo de soluciones solían quedar restringidas a la gestión de proveedores de gran volumen que suelen contar con sistemas EDI (Intercambio electrónico de datos) Sin embargo, portales como Purchase to Pay (P2P) de Generix facilitan la automatización de la gestión de todo tipo de proveedores, independientemente de su capacidad tecnológica, al contar con múltiples posibilidades de integración, incluso de forma manual.

Estos portales se convierten de hecho en un entorno de trabajo colaborativo con todos los proveedores, a los que mantiene perfectamente informados de la evolución de sus ventas, desde el pedido hasta el momento del pago de la factura, publicando todos los documentos. De este modo, se hace más transparente la relación con el proveedor, se fomenta la colaboración y se mejora la relación entre ambas empresas. Esta es una de las ventajas frente a otras soluciones al automatizar la gestión administrativa con toda clase de proveedores, sin excepciones.

El Portal de Proveedores da cobertura a todas las etapas de la gestión del proveedor, desde el lanzamiento del pedido a la facturación y lo hace con total trazabilidad en todas y cada una de las etapas de validación, recepción, etc. En definitiva, aporta una visibilidad End-to-End de todos los archivos y operaciones en tiempo real.

Con todo ello, el ahorro que puede lograrse, gracias a la capacidad de automatización, mejora de procesos, etc. es de hasta un 50% sobre las formas manuales de gestión.

El Portal de Proveedores dispone de una serie de características enfocadas claramente a reducir los tiempos de tramitación y optimizar la gestión:

• Permite a los proveedores el autorregistro de forma que se liberan tareas del propio equipo.
• Acepta intercambiar documentos en todos los formatos (EDI, PDF, CSV, etc.)
• Coteja automáticamente los diferentes documentos del proceso de compra (pedido, albarán, contrato, etc.) aplicando niveles de prioridad y umbrales de tolerancia.
• Genera informes de situación con trazabilidad y línea de tiempo en cada factura.
• Ofrece distintos criterios de localización y selección de facturas (naturaleza, campos, importes, etc.)
• Facilita la creación de workflows de automatización de los procesos de las cuentas por pagar.
• Permite aplicar condiciones de descuento de pronto pago

Con objeto de que la automatización y la conexión con el proveedor sea fácil, directa y quede acreditada, dispone también de mensajería propia por chat y ofrece una vía para enviar mensajes personalizados al proveedor.

El Portal de Proveedores es una de las herramientas que con más eficacia puede mejorar los procesos de relación con las empresas partners gracias a su flexibilidad, sencillez de uso y mejora de la transparencia, provocando un aumento excepcional de la eficiencia en procesos que aparentemente son sencillos pero que pueden detraer importantes recursos de la compañía, tanto económicos, como humanos o de tiempo. Si desea obtener más informaición sobre nuestro portal de proveedores, no dude en ponerse en contacto con nosotros

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