Use Case
Presentación
Con 40 años de actividad en Portugal, RCI Bank and Services es una referencia en la oferta de servicios y productos de financiación para el sector automovilístico. Como parte del Grupo Renault, ofrece a los clientes soluciones de leasing, crédito y seguros de automóvil. En línea con el compromiso del Grupo Renault con los vehículos respetuosos con el medio ambiente, RCI promueve el acceso a la movilidad sostenible sin obligación de compra, tanto en Portugal como en otros países donde opera.
Obligación legal y beneficios de la facturación electrónica
Debido a su condición de gran empresa, RCI Bank & Services Portugal estaba legalmente obligada a adoptar la facturación electrónica en los contratos con la administración pública antes del 31 de diciembre de 2020 (decreto ley n.º 14-A/2020, en cumplimiento de la directiva europea 2014/55/UE). La implementación del servicio Generix Invoice Services no solo ha permitido cumplir con estas obligaciones legales, sino también reducir los costes operativos, disminuir la huella ecológica y mejorar el nivel de servicio al cliente.
“Hemos logrado ahorros significativos, reduciendo el coste medio por documento digital en aproximadamente un 95% en comparación con antes. Al final, todas las empresas ahorrarán al cambiar de la facturación en papel a la facturación electrónica”.
João Moreira,
Director de sistemas de información de RCI Bank and Services Portugal
Detalles del proyecto: Implementación de una solución personalizada
En un contexto de creciente digitalización y con plazos legales para la adopción de la facturación electrónica, RCI Bank and Services Portugal implementó una solución que no solo cumple con la legislación, sino que también reduce la huella ecológica y aumenta la eficiencia en el intercambio de documentos con sus clientes.
La solución Generix Invoice Services ha permitido alcanzar estos objetivos, proporcionando dos tipos de facturas electrónicas:
- Formato EDI CIUS-PT: Adoptado por la administración pública.
- Formato PDF certificado: Según el tipo de cliente.
Además, la integración con la plataforma existente de RCI permite personalizar el acceso a los documentos financieros emitidos. La solución Generix ha añadido nuevas herramientas, como la búsqueda de facturas por número de matrícula, facilitando la atención al cliente.
“Ya teníamos una relación duradera con Generix, que nos presentó una solución muy interesante para la implementación de la facturación electrónica”. – João Moreira, director de sistemas de información de RCI Bank and Services Portugal
Más que un nuevo formato, una herramienta para la satisfacción del cliente
La adopción de la nueva solución implicó cambios en los procesos internos, especialmente en una empresa del sector financiero. Estos cambios incluyeron desde la plataforma de simulación de financiación hasta la creación de un documento para que el cliente acepte la facturación electrónica. RCI Bank and Services Portugal estima que el 90 % de los empleados se adaptaron fácilmente a las nuevas herramientas tecnológicas. Actualmente, más de 20 empleados en tres departamentos diferentes (Informática, Contabilidad y Experiencia del Cliente) utilizan la solución Generix Invoice Services.
Según RCI Bank and Services Portugal, las principales ventajas de la solución Generix Invoice Services radican en la experiencia del cliente, con un mayor control y análisis, mejor trazabilidad del acceso a los documentos y una base de análisis de incidencias más amplia para un soporte al cliente más eficaz.
Entre otras mejoras del servicio se encuentran:
- Presentación más atractiva de los documentos, incluido el envío por correo electrónico.
- Respuesta más rápida a las solicitudes de facturas para todo el ejercicio, que ahora pueden ser descargadas fácilmente por el cliente gracias al servicio Invoice Manager de Generix Group.
“La posibilidad de saber si el cliente recibe y abre sus facturas añade mucho valor a la empresa. Ahora adoptamos una actitud proactiva para entender lo que ocurre con cada cliente, lo que se traduce en una mejora del servicio”.
João Moreira,
Director de sistemas de información, RCI Bank and Services Portugal
Principales ventajas identificadas por RCI Bank and Services
- Implementación de facturas 100 % electrónicas en varios formatos.
- Eliminación de los costes relacionados con la facturación en papel.
- Reducción de la huella ecológica.
- Cumplimiento de las obligaciones legales de facturación electrónica en la administración pública.
- Integración personalizada con las plataformas existentes para acceder a los archivos de documentos.
- No es necesario invertir en software o hardware adicional (modelo SaaS).
- Mejora del servicio al cliente, con un mejor control y trazabilidad de las facturas.
- Potencial aumento del flujo de caja, con ciclos de pago más cortos.
Cifras clave
- 100% de ahorro operativo.
- 95% de reducción de los costes de facturación en papel.
- 90% de adaptación fácil de los empleados a la facturación electrónica.
- 75% de facturas enviadas en formato digital.
Soluciones utilizadas
Encuentre la descripción completa de las soluciones presentadas en este estudio de caso:
