Generix y Hacienda ilustran las obligaciones de facturación electrónica para las empresas ante la llegada de Veri*factu y la Ley Crea y Crece

Generix, compañía especializada en soluciones tecnológicas para optimizar el flujo de bienes y datos en la cadena de suministro, en colaboración con La Chambre, han organizado el evento “Ley Crea y Crece & Veri*factu: Transforma tus finanzas y descubre las recomendaciones clave para su implementación”. Durante este evento, los expertos de Generix, Diana Salazar, B2B Solutions Sales Manager y Daniel Casanova, Product Manager B2B Solutions, explicaron el proyecto de facturación electrónica en el marco de la Ley Crea y Crece y las claves para su implementación.

Además, Javier Hurtado, Inspector de Hacienda del Estado y jefe adjunto del Área de Fraude, presentó Veri*factu, la nueva obligación para los sistemas de facturación, comparándolo contra otras regulaciones ya vigentes como es el SII y el TicketBai.

Con la aprobación inminente del desarrollo reglamentario de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), prevista para la primera mitad de este año, se iniciará la cuenta atrás para la obligatoriedad de la facturación electrónica y la adaptación de los sistemas de facturación en las empresas. En este sentido, Javier Hurtado enfatizó que “Las empresas no estarán solas en este proceso. Habrá dos tipos de agentes que actuarán como catalizadores en este modelo: los intermediarios fiscales que tienen en su cartera de clientes a los empresarios del país y los agentes de digitalización, editores y desarrolladores de soluciones software de facturación electrónica que desempeñan un papel crucial en este proceso. Sin ellos sería muy difícil llevar hasta el último rincón del país todas estas innovaciones”.

En cuanto a cuándo será obligatorio Veri*factu, Hurtado ha explicado que el Real Decreto 1007/2023 ya está aprobado y queda esperar a que también lo haga la Orden Ministerial que lo desarrolla, prevista para antes de la primera mitad de este año. Tras su aprobación, se pondrá en marca un plazo de nueve meses para que los fabricantes de soluciones privadas pongan en el mercado productos adaptados y que permitan a los usuarios tener sus sistemas implementados antes del 1 de julio de 2025, como marca la normativa.

Además, habrá cambios para las grandes empresas que autofacturen a sus proveedores. Según la redacción actual de Veri*Factu, estas compañías tendrán de cumplir con las obligaciones en nombre de sus proveedores, aunque la facturación se realice por el cliente o por un tercero.

Las empresas se preparan para la obligatoriedad de la e-factura

El desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece se encuentra en trámite de aprobación. Una vez en vigor, la normativa establecerá que todas las empresas españolas van a tener la obligación de expedir, remitir y recibir sus facturas de forma electrónica en dos fases. Empezarán las empresas con un capital superior a 8 millones de euros, que habrán de hacerlo a lo largo del primer año, a partir de la aprobación del desarrollo reglamentario. Luego vendrán las pequeñas y medianas compañías que contarán con un plazo de dos años para adaptar sus sistemas.

En este aspecto, Diana Salazar ha señalado durante su intervención que “el sistema español de factura electrónica va a estar compuesto por la solución de la administración pública orientada a micropymes, pymes y profesionales autónomos. Para el resto del tejido empresarial estaremos los proveedores privados de plataformas de facturación electrónica como Generix, que vamos a ser las encargadas de automatizar esos procesos e integrarlos en los distintos sistemas de facturación que tengan las compañías, automatizando todo el flujo de emisión y recepción”.

Además, a diferencia de lo que sucede ahora, “Las plataformas electrónicas tendrán la obligación de interconectarse entre sí de forma gratuita, sin generar costos para el destinatario ni para nuestros clientes que emiten facturas electrónicas. Para lograrlo, se utilizarán varios formatos estandarizados, como Edifact, Facturae, CII y UBL, según lo establecido por la ley”, indica Salazar.

Generix es uno de los proveedores de soluciones de facturación electrónica que ofrece servicios para facilitar la adaptación a la que se enfrentarán las empresas en España. En relación con los diferentes sistemas de facturación, Daniel Casanova demostró el funcionamiento y las ventajas de contar con plataformas como la que ofrece Generix para gestionar el flujo de facturas en los negocios. “Toda la información de las facturas que se emiten llega a nuestra plataforma desde los diferentes ERPs. Nuestro sistema acepta diferentes formatos, según las particularidades de cada cliente. Una vez llega al portal, procedemos a la conversión de los datos en el formato de la solución pública de facturación”, ha señalado Daniel Casanova.

Así mismo, la regulación establece la obligatoriedad de dar acceso a la información de las facturas a los clientes durante cuatro años. “A través de nuestro portal, cualquier usuario que esté registrado puede conectarse en cualquier momento y desde cualquier lugar para recuperar sus facturas durante esos cuatro años. Nosotros ofrecemos adicionalmente un almacenamiento de diez años de todas las facturas que hayan emitido”, ha puntualizado.

Cómo escoger e implantar el mejor sistema de facturación para tu empresa

La reconocida experta en facturación electrónica de Generix, Diana Salazar, ofreció valiosas recomendaciones durante la sesión para preparar a las empresas para la adopción obligatoria de la facturación electrónica. Estas sugerencias son esenciales para garantizar una transición sin contratiempos y maximizar los beneficios de este cambio:

• Iniciar con Anticipación: Salazar enfatizó la importancia de comenzar el proyecto de adopción con suficiente tiempo antes de la fecha límite. No esperar hasta el último momento permitirá a las empresas planificar y ejecutar de manera más efectiva.
• Definir el Equipo de Trabajo: Para una implementación exitosa, es crucial designar un equipo específico que maneje la facturación electrónica. Esto debe incluir al sector de IT y a todas las personas involucradas en pagos, proveedores o relaciones con los clientes.
• Evaluar Procesos Internos: Salazar recomendó revisar detenidamente los procesos internos de facturación, cobros y pagos. Identificar áreas de mejora ayudará a determinar la mejor manera de gestionar el cambio y seleccionar la solución más adecuada para cada empresa.
• Automatización Integral: Aprovechar esta oportunidad para impulsar la automatización completa del ciclo, incluyendo procesos como O2C (Order to cash) y P2P (Purchase to Pay). La automatización agiliza las operaciones y mejora la eficiencia.

 Veri*factu: un ecosistema preparado para impulsar la e-factura en pymes

Veri*factu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) que nace del Artículo 29.2.j de la Ley Antifraude, que obliga a los empresarios, las pymes y autónomos a compartir con el organismo la información fiscal y contable de sus ventas en tiempo real. Así mismo, esta norma tiene un interés real en impulsar la digitalización y permitir dinamizar el proceso de facturación, así como el cobro de las facturas.

Javier Hurtado ha explicado que esta normativa no incluye a las empresas mayores de 6 millones de euros de facturación, así como a las empresas que actualmente realizan el Sistema de Información Inmediata (SII). El inspector de Hacienda ha enfatizado que se trata de una regulación que se aplica a toda España, excepto a los territorios forales donde ya cuentan con sus propios modelos de facturación electrónica. Frente a la toma de decisión sobre los diferentes sistemas a elegir, Veri*factu recoge una serie de ventajas respecto a otros sistemas de facturación que ha explicado Hurtado durante su intervención.

Entre ellas, destaca que, con Veri*factu, una factura puede ser chequeada por el cliente para conocer su veracidad y no hay obligación de firmar ni registrar eventos. A esto hay que añadir que la conservación de las facturas es más segura al encontrarse en la sede de la AEAT, ofreciendo una garantía de recuperación en cualquier momento. Por último, el sistema permite el acceso a servicios de asistencia para la confección de autoliquidaciones y libros de registros, entre otros beneficios.