La digitalización consiste en sustituir los documentos en papel por archivos digitales.
Existen dos tipos de digitalización. La primera, denominada «duplicativa», parte de un soporte de papel existente para producir una copia digital: es lo que ocurre cuando se utiliza un escáner.
La segunda forma de digitalización se denomina «nativa». En este caso, no hay soporte original en papel, los ficheros son generados directamente por programas informáticos (por ejemplo, una factura será producida por un sistema ERP, una nómina por una solución de gestión de nóminas, etc.).
¿Por qué la digitalización?
Las ventajas de la digitalización son numerosas:
- Aumento de la productividad: la digitalización permite automatizar y hacer fiables muchos procesos que consumen mucho tiempo: archivar documentos, emitir facturas, enviar recordatorios, etc. Así, los empleados pueden dedicar más tiempo a realizar tareas de alto valor añadido.
- Rentabilidad: la gestión de un documento digitalizados es mucho menos costosa que la de un documento en papel, que requiere manipulación humana, materiales (papel, tinta, potencialmente sobre y sello) y almacenamiento físico. La digitalización de los documentos contables reduce los costes de facturación y los plazos de pago.
- Ahorro de espacio: ya no es necesario almacenar un montón de documentos en papel durante muchos años (como recordatorio, el periodo legal de conservación de una factura es de 10 años). Ya no son necesarios los engorrosos archivos físicos, sustituidos por un archivado digital seguro.
- Ahorro de tiempo: perder un tiempo precioso preguntándose dónde se ha guardado un documento concreto ya es cosa del pasado. La digitalización ofrece una excelente trazabilidad: todos los documentos digitalizados se centralizan en una única interfaz de gestión -la GED (gestión electrónica de documentos)- y se clasifican según normas precisas y normalizadas.
- Facilitar el trabajo colaborativo y el teletrabajo: los documentos digitales son accesibles de forma remota y compartida para todas las personas que dispongan de autorización. Todo el mundo puede crear, modificar, anotar, validar, firmar y transmitir documentos directamente en línea.
Digitalización de facturas: (próximamente) una obligación legal
La facturación electrónica ya es un requisito legal cuando se trata de organizaciones del sector público.
La obligación de implementar la factura electrónica se está extendiendo progresivamente a las transacciones B2B. Los Estados miembros de la UE disponen de cierta flexibilidad en cuanto a la implantación de la facturación electrónica tanto con los agentes públicos (B2G) como con los privados (B2B). Por ello, no todos los países se encuentran en la misma fase.
- El 29 de septiembre se publicó en el BOE, la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas que registra la obligatoriedad de la adopción de la factura electrónica en España. La norma recoge, como novedad, la emisión de facturas electrónicas en las operaciones comerciales entre empresarios, profesionales y proveedores. Una obligación que se extiende con independencia del sector en el que se desarrolle la actividad.
- En 2026 será obligatoria para todas las empresas y autónomos en Europa
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