El intercambio electrónico de datos, más conocido por las siglas EDI, es un proceso seguro mediante el cual las empresas intercambian documentos de equipo a equipo en un formato electrónico normalizado.
Los documentos intercambiados por EDI pueden ser de cualquier tipo: órdenes de compra, facturas, avisos previos a la expedición, documentos aduaneros, etc.
Una vez configurado, el EDI no requiere intervención humana: los equipos se «comunican» entre sí sin intermediarios.
Cero papel, cero manipulación humana
Con EDI, no hay necesidad de transacciones en papel – se acabaron los faxes, los sobres franqueados, la clasificación manual del correo, el archivado físico… – o incluso el envío por correo electrónico: los documentos se encaminan directamente a la aplicación correspondiente del destinatario. De este modo, un pedido EDI se dirigirá automáticamente a la herramienta de gestión de pedidos del destinatario.
Cómo funciona el EDI
Prenons l’exemple d’un processus de facturation électronique entre deux entreprises dotées de solutions EDI.
À la réception d’un bon de commande, l’ERP d’un prestataire émet une facture, transformée automatiquement en message EDI par un logiciel dédié et transmise au client. La solution EDI du client reçoit la facture, extrait les données de facturation et les intègre automatiquement dans l’ERP client : le traitement de la facture commence immédiatement. L’intégralité du cycle de vie de la facture – depuis son édition jusqu’à son traitement – est donc dématérialisée et automatisée.
Tomemos el ejemplo de un proceso de facturación electrónica entre dos empresas con soluciones EDI.
Al recibir una orden de compra, el ERP de un proveedor de servicios emite una factura, que un software especializado transforma automáticamente en un mensaje EDI y transmite al cliente. La solución EDI del cliente recibe la factura, extrae los datos de la factura y los integra automáticamente en el ERP del cliente: el procesamiento de la factura comienza inmediatamente. Todo el ciclo de vida de la factura -desde su emisión hasta su tramitación- está, por tanto, desmaterializado y automatizado.
Ventajas del EDI
Menos errores: con el EDI, ya no hay riesgo de que un documento se pierda, se dañe, sea ilegible, se malinterprete o incluso se rellene incorrectamente. En otras palabras, se acabaron los errores humanos. Los documentos EDI están sujetos a normas estrictas que garantizan su fiabilidad. En función del sector de actividad de las empresas y de su localización geográfica, es probable que se utilicen distintas normas EDI (EDIFACT, INOVERT, ANSI X12…). Es esencial que los usuarios que deseen intercambiar mensajes EDI utilicen la misma norma – que hablen el mismo idioma, por así decirlo – para que los documentos EDI sean procesados correctamente por sus sistemas.
Un ahorro de tiempo enorme: EDI permite automatizar tareas que consumen mucho tiempo, como la introducción manual de los mismos datos en distintos programas informáticos. También elimina la necesidad de sufrir ciertos retrasos antes inevitables (envío postal, procesamiento manual de documentos, etc.). Lo que antes llevaba varios días ahora puede hacerse en unos minutos u horas a través del EDI.
Ahorro: menos errores -y, por tanto, menos tiempo perdido en corregirlos- y una mayor velocidad de las transacciones se traducen en un ahorro considerable. Además, se eliminan todos los costes asociados a las transacciones en papel (consumibles, almacenamiento, franqueo, etc.).
Trazabilidad total: las empresas que intercambian documentos EDI tienen visibilidad total de todas las transacciones en tiempo real.
Aumento de la productividad: liberados por el EDI de tareas tediosas y que consumen mucho tiempo, los empleados pueden concentrarse en actividades de alto valor añadido.