Desde hace más de veinte años, el software integrado (ERP) se ha convertido en la base de una gestión empresarial eficaz. Este éxito se debe a su capacidad para unificar procesos y actividades, recopilar todas las fuentes de datos (finanzas, producción, logística, marketing, recursos humanos, etc.), proporcionar cuadros de mando y crear escenarios predictivos. El ERP es una verdadera herramienta de valor añadido, que produce información centralizada, compartida y exhaustiva.
¿Qué significa «ERP»?
En inglés, la definición de ERP es Enterprise Resource Planning. Termino que abarca la misma realidad: la capacidad de dirigir una empresa de forma unificada y coherente, sea cual sea su tamaño (desde unas pocas docenas a cientos de miles de empleados). Con el cambio de milenio, el ERP sustituyó a la multitud de paquetes informáticos que hasta entonces garantizaban la gestión de una función precisa (contabilidad, administración, logística, I+D, compras, ventas, etc.).
¿Cómo utilizar un ERP?
Los ERP añaden valor al proporcionar una plataforma «todo en uno» que es precisa, fiable y rápida en la gestión de tareas especializadas (negocio por negocio, departamento por departamento), al tiempo que agrega todos los datos de la empresa. Para beneficiarse de la potencia de una herramienta de este tipo, son esenciales la consultoría, la configuración, la formación y la asistencia en la puesta en marcha. Es raro que un ERP se implante desde cero. Por tanto, es necesario garantizar, combinando los conocimientos del departamento informático y de empresas especializadas (editores, integradores), la recuperación de los datos existentes, su tratamiento e integración en una base de datos única, y el ajuste de las opciones y parámetros del ERP en función de la actividad y el tamaño de la empresa.
¿Cómo elegir un ERP?
Son varios los factores que intervienen:
- Las referencias, fiabilidad y calidad del editor del software ;
- La diversidad y riqueza de su ecosistema de socios (para aplicaciones empresariales complementarias, mantenimiento y/o alojamiento a distancia, administración de sistemas, ciberseguridad, etc.);
- La cobertura funcional, el número de usuarios y la escalabilidad del sistema ERP;
- El tamaño de la empresa (desde PYME hasta grandes cuentas mundiales) y la horquilla presupuestaria asignada;
- Los servicios asociados al paquete informático (formación y asistencia a los usuarios, desarrollos y optimizaciones continuas);
- La arquitectura informática deseada (alojamiento del sistema ERP en servidores internos y/o uso de servicios en línea, a través de la nube);
- El método de facturación (licencias, activación de servidores virtuales, etc.).
¿Cuáles son los tipos de ERP?
La esencia de un ERP es ser genérico, completo y versátil. A priori, su cobertura funcional es amplia y más o menos similar, desde los aspectos más financieros hasta los más operativos. Sin embargo, en función de la historia del editor, sus alianzas y su política de I+D, algunos ERP se utilizarán en un sector de actividad concreto (bienes de consumo, industria, servicios, finanzas, medios de comunicación y cultura), en un segmento de mercado determinado (PYME, empresas intermedias, grandes cuentas) o en un país o continente concreto. Históricamente, los editores de ERP han construido su oferta tomando como base una función transversal (gestión – contabilidad, recursos humanos) o una función empresarial (I+D, producción, distribución).