Un flujo de trabajo presenta las operaciones que deben realizarse para llevar a cabo un proyecto más amplio en forma de flujo. Un flujo de trabajo de aprobación puede utilizarse para automatizar un proceso como el envío de un correo electrónico a un proveedor cuando cambia el estado de una factura.
El flujo de trabajo y los procedimientos de aprobación asociados crearán una lógica empresarial basada en determinados principios. Las reglas de flujo de trabajo asignan tareas a los usuarios o actualizan determinados campos, mientras que los procesos de aprobación dan a los usuarios la posibilidad de presentar a otros usuarios documentos sensibles a los registros, como contratos u órdenes de compra.