NOTRE METHODOLOGIE

I.METHODOLOGIE PROJET

La section suivante décrit notre méthodologie de mise en œuvre, qui comprend 15 étapes réparties dans les 3 phases suivantes:

• La phase Analyse (définition de la solution) fait référence aux jalons du projet pour analyser et documenter le processus et les exigences opérationnels, configurer l’application et démontrer la solution pour s’assurer qu’elle répond aux besoins du client, qui sera clairement documenté dans le manuel de référence des processus (SRM).
• La phase Implantation fait référence aux jalons du projet pour la préparation physique du site, les tests fonctionnels et intégrés ainsi que la formation des super utilisateurs et des utilisateurs finaux.
• La phase Go Live fait référence aux jalons finaux du projet pour la préparation de l’environnement (nettoyage des données – Cut Over), la simulation des activités de go live (Mock Go Live) à l’aide d’exemples réels, le Go Live opérationnel et le transfert au support client lorsque la solution est stabilisée .

*SVP sélectionner le plan de projets qui convient au client – 6 mois / 7 mois / 8 mois / 9 mois.

*** Ci haut plan de projet 6 mois

*** Ci haut plan de projet 7 mois

*** Ci haut plan de projet 8 Mois

*** Ci haut plan de projet 9 Mois

Dans cette section, les sujets suivants seront traités pour chacune des étapes du projet :

• Objectifs / Aperçu
• Importance
• Durée
• Livrables
• Réunions
• Documents

Tous les jalons du projet sont essentiels pour assurer la livraison rapide d’une solution de qualité. Toutefois certains jalons sont plus longs, contiennent plus d’étapes et nécessitent plus de ressources autant de la part de Generix que du client.

Dans le schéma ci-dessous, la taille de chaque cercle représente la charge de travail relative de chaque étape par rapport aux autres.

*** La durée de toutes les phases exprimées dans les sections qui suivent est approximative et n’est qu’à titre indicatif. La durée réelle de chacune des étapes sera établie lors de l’étape de Lancement / Kick Off en fonction de la complexité anticipé du projet et des processus client.

1.1 GESTION DE PROJETS

• Objectifs / Aperçu:
  • Planifier et céduler chaque Milestone / phase du projet
  • Maintenir un plan d’action et assurer la coordination globale des actions ouvertes et des livrables
  • Superviser l’équipe projet de Generix
  • Garantir le respect des engagements contractuels par les deux parties
  • Suivi de la facturation
  • Suivi du budget
• Durée: Toute la Durée du projet
• Livrables
  • Préparer les présentations et prendre le Lead sur le comité de Pilotage
  • Compte rendu de chacune des rencontres
  • Indicateurs de suivi de budgets
• Réunions
  • Comité fonctionnel interne GNX (hebdomadaire)
  • Comité technique interne GNX (ad hoc)
  • Comité de projet (hebdomadaire)
  • Comité de Pilotage (mensuel)
• Documents
  • Plan de projet / GANTT
  • Indicateurs budgétaires

1.2 LANCEMENT (KICK OFF)

 Objectifs / Aperçu:

• • Transfert du projet des ventes vers l’équipe d’implantations / de services
  • Assignation / sélection de l’équipe de projet
  • Préparation de la commande client au sein de nos outils de gestion (Back Office)
  • Création et validation du plan projet / GANTT
  • Création de Cloud / modèle client
  • Vérifier que l’équipe a accès à Cloud Ops pour les clients SaaS
• Importance:
  • Établir un plan de projet et une date de mise en service (Go Live) qui soient approuvées par les deux parties
  • Présentation de la méthodologie de mise en œuvre
• Durée: 1 semaine
• Livrables
  • Plan de projet / GANTT
• Réunions
  • Session de transfert de connaissances des ventes vers l’équipe de projet
  • Appel d’introduction avec le client
  • Réunion de lancement: présentation du plan de projet / GANTT, de l’équipe et méthodologie de mise en œuvre
• Documents
  • Plan de projet / GANTT
  • Présentation PPT de Lancement / Kick Off

1.3 EXPLORATION

• Objectifs / Aperçu :
  • Le client doit initialement fournir la cartographie de ses processus (lorsque disponible), des rapports/documents opérationnels et étiquettes (tout document utilisé au sein des opérations), un plan d’entrepôt AutoCAD (lorsque disponible) ainsi que des vidéos afin de permettre une meilleure compréhension de leurs opérations
  • Céduler et animer des sessions d’exploration centrer sur les processus clients
  • Identification des interfaces et déclencheurs requis
  • Identification des documents opérationnels requis et de leurs déclencheurs
  • Documentation du manuel de référence de la solution (processus client)
  • Cartographies des processus futurs (Visio)
  • Identifier, évaluer et présenter les défis et les solutions proposées
  • Prendre des décisions sur les processus à reporter en phase 2 (requis non essentiels pour le go live)
  • Identifier les actions ouvertes / les prochaines étapes
  • Introduction et révision du fichier de données d’importations (master data – seed file)
  • Réunion d’introduction aux interfaces
  • Réunion d’introduction pour la préparation du site
• Importance :
  • La confirmation du processus client met les bases / l’assise pour l’ensemble des phases à venir (c’est l’étape la plus importante du projet)
  • Une documentation claire et obligatoirement approuvée par l’ensemble des parties durant cette phase est la clé du succès (approbation du scope)
• Durée: 6 – 8 semaines
• Actions / Livrables
  • Cartographies de processus (cartographies actuelles fournies par le client, cartographies futures réalisées par Generix)
  • Rapports / étiquettes utilisées (client)
  • Données d’import – Seed file (client)
  • Vidéos de processus (client)
  • Aménagement d’entrepôt AutoCAD (client)
  • Manuel de référence des solutions – SRM
  • Présentation des écarts
• Réunions
  • Sessions d’explorations
  • Introduction aux fichiers de données d’imports – seed files (master data) et session de revue subséquente
  • Présentation des écarts / Gaps
• Documents
  • Présentation des écarts / Gaps
  • Cartographie des processus futurs
  • Manuel de références des solutions – SRM

1.4 CONFIGURATION

• Objectifs / Aperçu :
  • Configuration du système (Phase de configuration qui débute durant les explorations)
  • Tests préliminaires de la configuration en préparation aux sessions de travail & Demo (Workshop)
  • Mise à jour de la configuration au courant des sessions de Travail afin de préparer la solution pour les étapes de tests à venir
• Importance :
  • La configuration de l’application est la première étape concrète reliée à la livraison d’une solution informatique utilisable par les utilisateurs finaux
• Durée: 5 – 6 semaines
• Actions / Livrables
  • Application configurée et prête pour les sessions de travail et les étapes de tests à venir
• Réunions
  • Session de configuration interne
• Documents
  • N/A

1.5 SESSION DE TRAVAIL & DÉMO (WORKSHOP)

• Objectifs / Aperçu:
  • Communication client (gel des fonctionnalités, approbation du concept)
  • Planifier et organiser des ateliers pour démontrer la solution configurée (Démo Client)
  • Documentation des défis, des décisions, des changements de configuration qui peuvent être identifiés lors des sessions de démonstration
  • Mise à jour de la configuration Solochain
  • Approbation finale du concept par le client (Signature par le Client du Scope Approval) )
• Importance:
  • Présentation de l’application aux Super Utilisateurs
  • Validation que la solution configurée rencontre les besoins du Client
• Durée : 4 semaines
• Actions / Livrables
  • Démonstration de l’application
  • Présentation des écarts additionnels (si des écarts supplémentaires ont été identifiés durant les démos)
• Réunions
  • Sessions de démonstration
  • Présentation des écarts (lorsque requis)
• Documents
  • Présentation des écarts (lorsque requis)

1.6 ANALYSES D’INTERFACES

• Objectifs / Aperçu :
  • Revue des cartographies d’interface standard Solochain et identifier les champs requis à ajouter / modifier
  • Documenter la cartographie des interfaces
  • Analyse des demandes de personnalisation d’interfaces
• Importance :
  • S’assurer que toutes les données nécessaires à la réalisation des processus opérationnels soient transmises par interface entre l’ensemble des systèmes périphériques identifiées (ex : ERP / TMS / Convoyeurs / etc.)
• Durée: 2 – 4 semaines
• Actions / Livrables
  • Document de contrôle d’interface contenant la cartographie de celles ci
• Réunions
  • Ateliers d’interfaces pour revoir les fichiers d’échanges de données et formats
• Documents
  • Document de contrôle d’interfaces

1.7 PRÉPARATION DU SITE

• Objectifs / Aperçu:
  • Présenter au Client toutes les tâches qu’il doit entreprendre pour préparer son environnement physique (Entrepôt / Usine)
  • Fournir au client un document d’exigence technique détaillant l’installation et la configuration de ses serveurs sur site (pour les clients en mode Licence – Non Saas)
  • Préparation et configuration des serveurs SQL et applicatifs pour Solochain
  • Préparation aux opérations cloud (si SAAS)
    • Contrôle / surveillance de l’environnement SaaS
    • Mettre en place des indicateurs volumétriques pour la facturation
  • Installation/configuration des équipements
  • Mise en place de l’environnement physique
• Importance:
  • Permet au client d’accéder à Solochain
  • Fournir des conseils au client dans l’achat d’équipements et la préparation de l’environnement physique
• Durée: 10 – 16 semaines
• Actions / Livrables
  • Document d’exigences techniques
• Réunions
  • Réunion d’introduction pour examiner le document des exigences techniques
  • Accompagnement ad hoc
• Documents
  • Document d’exigences techniques

1.8 CONFIGURATION D’INTERFACES

• Objectifs / Aperçu :
  • Configuration des échanges de données informatisés entre les différents systèmes identifiés
  • Mise en place de canaux de communication entre les différents systèmes d’informations
• Importance :
  • La configuration des interfaces permet aux différents systèmes de communiqués entre eux
  • Cette étape prépare les tests fonctionnels et d’intégrations reliés aux interfaces
• Durée: 1 – 2 semaines
• Actions / Livrables
  • Application configurée et prête pour les étapes de tests à venir
• Réunions
  • Session de configuration interne
• Documents
  • Mise à jour de scénarios de test

1.9 TESTS FONCTIONNELS

• Objectifs / Aperçu:
  • Identification des scénarios unitaires aussi que des boucles complètes de tests fonctionnel à compléter dans l’application.
  • Préparation et approbation des scénarios détaillées de tests fonctionnels à compléter
  • Préparation de l’environnement de tests et des données (c.-à-d. importation des données de référence)
  • Définition des rôles et responsabilités pour l’accomplissement de tests
  • Test de tous les scénarios définis par les deux parties
  • Création de flux de processus pour chaque test effectué par l’équipe Generix pour aider à soutenir les tests clients
  • Formation du client et soutien dans la réalisation de ses tests
  • Indicateurs de performance pour suivre les progrès, les défis et leurs résolutions
  • Identifier les problèmes et mettre en œuvre des solutions
• Importance:
  • S’assurer que toutes les exigences du client sont couvertes
  • S’assurer que l’ensemble des processus documentés ont leur scripte de tests détaillés
  • S’assurer que tous les processus sont fonctionnels au travers de la réalisation de tests fonctionnels
  • S’assurer la qualité de la solution livrée
• Durée: 4 – 6 semaines
• Actions / Livrables
  • Scénarios de test
  • Fichier d’indicateurs
  • Flux de processus
  • Approbation des scénarios de tests
  • Approbation des tests finalisés
• Réunions
  • Sessions de formation pour les testeurs clients
  • Revue hebdomadaire des indicateurs
  • Sessions ad-hoc pour supporter le client dans la réalisation de tests
• Documents
  • Scénario de test et fichier d’indicateurs
  • Flux de processus
  • Document d’approbation de tests

1.10 TESTS INTÉGRÉS

• Objectifs / Aperçu:
  • Identification des boucles complètes de tests à compléter dans l’application Solochain et les systèmes intégrés à Solochain.
  • Identification des tests intégrés avec l’équipement physique (imprimantes, scanners, tablettes, etc)
  • Préparation et approbation des scénarios détaillées de tests à compléter
  • Définition des rôles et responsabilités pour l’accomplissement de tests
  • Test de tous les scénarios définis par les deux parties
  • Création de flux de processus pour chaque test effectué par l’équipe Generix pour aider à soutenir les tests clients
  • Soutien du client dans l’accomplissement de leurs tests
  • Collaboration avec autres parties prenantes (ERP, MES, etc) pour l’accomplissement de tests
  • Indicateurs de performance pour suivre les progrès, les défis et leurs résolutions
  • Identifier les problèmes et mettre en œuvre des solutions
• Importance:
  • S’assurer que toutes les exigences du client sont couvertes
  • S’assurer que l’ensemble des processus documentés ont leur scripte de tests détaillés
  • S’assurer que tous les processus et l’équipement sont fonctionnels au travers de la réalisation de tests intégrés
  • S’assurer la qualité de la solution livrée
• Durée: 4 – 6 semaines
• Actions / Livrables
  • Scénarios de test
  • Fichier d’indicateurs
  • Flux de processus
  • Approbation des scénarios de tests
  • Approbation des tests finalisés
• Réunions
  • Sessions de formation pour les testeurs clients
  • Revue hebdomadaire des indicateurs
  • Sessions ad-hoc pour supporter le client dans la réalisation de tests
• Documents
  • Scénario de test et fichier d’indicateurs
  • Flux de processus
  • Document d’approbation de tests

1.11 FORMATIONS SUPER USAGERS

• Objectifs / Aperçu:
  • Création / planification des horaires de formation
  • Définition des rôles et responsabilités
  • Préparation de la présentation théorique
  • Préparation de démos / Création de données
  • Sessions de formation / démos
  • Approbation des formations
• Importance:
  • Former les super utilisateurs sur la solution qui sera déployée et sur la façon de former les utilisateurs finaux
  • S’assurer que les super utilisateurs ont les connaissances nécessaires pour diriger l’équipe opérationnelle lors du Go Live
• Durée: 2 – 3 semaines
• Actions / Livrables
  • Présentation théorique en format PPT pour aider à la formation des utilisateurs finaux
• Réunions
  • Sessions de formation des super utilisateurs
• Documents
  • Présentation PPT théorique

1.12 FORMATIONS UTILISATEURS FINAUX

• Objectifs / Aperçu:
  • Création / planification des horaires de formation par le client
  • Préparation de la présentation théorique par les supers usagers
  • Création de données
  • Sessions de formation / démos par les supers usagers
• Importance:
  • Former les utilisateurs finaux sur la solution qui sera déployée
  • S’assurer que les utilisateurs finaux ont les connaissances nécessaires pour réaliser leurs activités opérationnelles
• Durée: 4 – 6 semaines
• Actions / Livrables
  • N/A
• Réunions
  • Sessions de formation des super utilisateurs pour les utilisateurs finaux
• Documents
  • Présentation PPT théorique

1.13 MOCK CUT OVER (Simulation cut over)

• Objectifs / Aperçu:
  • Pratiquez la stratégie de « Cut Over » et identifiez tout problème potentiel avant la bascule
  • S’assurer que la durée et le calendrier sont raisonnables pour exécuter la bascule
  • Finaliser les documents (c.-à-d. les « Seed File ») à utiliser lors de la bascule
  • Mettre à jour la planification des ressources pour la bascule si nécessaire
  • Résoudre les défis découverts durant la simulation
  • Mettre à jour l’ordre du jour détaillé de la bascule suite à la simulation
• Importance
  • Confirmer la faisabilité de la stratégie du plan de bascule
  • Repérer et résoudre les défis avant la bascule
  • Préparer l’instance pour la simulation du go live
• Durée: 1-2 jours
• Actions / Livrables
  • Mise à jour du plan de bascule / cut over
• Réunions
  • Point de suivi de la simulation
• Documents
  • Plan de bascule / Cut over
  • Seed files

1.14 MOCK GO LIVE (SIMULATION GO LIVE)

• Objectifs / Aperçu:
  • Simulez la mise en service en utilisant des données réelles et en effectuant des opérations physiques pour identifier les défis et les résoudre avant la mise en service réelle
• Importance:
  • Identifier et éliminer les problèmes qui pourraient entraîner des retards pendant le Go Live réel
  • Dernière analyse de l’instance avant l’approbation formelle de la date de go live
• Durée: 1 journée
• Actions / Livrables
  • N/A
• Réunions
  • Planification de mise en service simulée
  • Mises à jour régulières pendant les activités
  • Débriefing de la simulation et présentation du compte rendu du mock Go Live
  • GO – NO GO avec l’équipe Cloud Ops pour les clients SaaS (1-2 semaines avant le go live)
    • Invités à la réunion: be_solochain@generixgroup.com, mycloudmonitoring@generixgroup.com, crodrigues@generixgroup.com, jmaccipe@generixgroup.com, palouane@generixgroup.com, dgoncalves@generixgroup.com
  • Documents
    • Présentation compte rendu du Mock Go Live

1.15 ACTIVITÉES DE CUT OVER

• Objectifs / Aperçu:
  • Discussions sur la stratégique de Cut Over (bascule) :
    • Comment intégrer les données de référence
    • Comment traiter les commandes en attente ; commandes entrantes, de transfert, de travail et sortantes
    • Comment créer un inventaire
  • Définir et planifier toutes les étapes nécessaires
  • Création d’un GANTT détaillant les étapes à suivre par heure pour les 2 jours où le cut over est effectué
  • Identifier les ressources impliquées et s’assurer que chaque ressource est au courant du plan de bascule et de leurs responsabilités
  • Préparation des requêtes de « cut over » (bascule) pour nettoyer la base de données
  • S’assurer que le serveur de production est pleinement opérationnel et que les interfaces pointent vers l’instance de production
  • Effectuer des tests de connexion entre l’environnement de production et l’ERP
  • Effectuez une simulation de « cut over » pour identifier les problèmes avant la vraie bascule
  • Planifier l’arrêt des opérations et s’assurer qu’il n’y a pas de commandes en attente
  • Effectuer un inventaire mur à mur pour s’assurer de l’exactitude de l’inventaire entreposé
• Importance :
  • Effectuer une simulation de « cut over » réduira le retard et les problèmes potentiels rencontrés lors de la vraie bascule
  • Le nettoyage de la base de données et le téléchargement des fichiers maîtres finaux garantissent l’intégrité des données
  • Effectuer un inventaire mur à mur garantit la précision de l’inventaire
  • Transférez toutes les commandes ouvertes et effectuez une transition propre dans la Solochain
• Durée : 2 semaines
• Actions / Livrables
  • Plan de “cut over” (bascule)
• Réunions
  • Planification du “cut over” (bascule)
  • Séance de travail durant le « cut over » (bascule)
• Documents
  • Plan de “cut over” (bascule)
  • Document d’acceptation final de mise en service (Go Live)

1.16 GO LIVE

• Objectifs / Aperçu:
  • Fournir au client un soutien à temps plein sur les questions et les défis qui surviennent dans les opérations
  • Résoudre les défis dès que possible
  • Valider l’alerte financière SaaS
  • Aviser l’équipe Cloud Ops avant et après chaque déploiement en production
    • mycloudmonitoring@generixgroup.com, be_solochain@generixgroup.com, palouane@generixgroup.com, crodrigues@generixgroup.com
  • Importance:
    • Succès de la mise en service
  • Durée: 2 – 4 semaines
  • Actions / Livrables
    • Acceptation du projet
    • Analyse Post Mortem

 Réunions

• • Support disponible à temps plein au début du Go Live (hypercare) qui est réduit après quelques semaines à mesure que la solution se stabilise
  • Rencontre du comité de pilotage hebdomadaire (statut du go live)
  • Réunion post mortem
• Documents
  • Indicateurs Go Live journaliers
  • Document d’acceptation finale du projet
  • Présentation Powerpoint du Post Mortem

1.17 TRANSFERT SUPPORT

• Objectifs / Aperçu:
  • Accompagner les projets d’amélioration continue demandés par le client
  • Apporter un support aux questions et problèmes rencontrés par le client
  • Fournir une assistance pour la mise à niveau à la demande du client
  • Ajouter des ressources de support à l’environnement SaaS client
• Importance:
  • S’assurer que la solution reste stable et que les processus opérationnels du client sont entièrement supportés par la solution
• Durée : N/A
• Actions / Livrables
  • Résolutions des défis
  • Développements demandés
  • Mises à niveau
• Réunions
  • Ad hoc ou récurrent dépendamment des projets d’amélioration continue en cours
• Documents
  • Tout document décrit précédemment qui s’applique à un projet d’amélioration continue
  • Mise à jour du Manuel de références de la solution – SRM

II. ÉTAPES CLÉS DU PROJET (MILESTONE)

Tout au long du projet se trouve des étapes clés (Milestone) et des documents à signer ou à valider par le client. L’approbation par le client de ces jalons constitue une obligation à la charge du Client. Elle est indispensable à la réalisation et à la réussite du projet et vise à garantir que toutes les exigences sont satisfaites par toutes les parties tout au long de la mise en œuvre. À chaque étape clé du projet, tant que ces documents ne seront pas signés par le Client dans les délais convenus entre le Parties, le projet ne pourra pas passer à l’étape subséquente. Generix ne pourra pas voir sa responsabilité mise en œuvre dans l’hypothèse où, le défaut/ retard de validation de la part du client auraient pour conséquence une modification du planning ou du budgets initiaux.

Voici les jalons nécessitant l’approbation des clients tout au long du projet :

III. RESSOURCES ET GOUVERNANCES

3.1 ÉQUIPE PROJET GENERIX

Pour gérer le projet, Generix constituera une équipe dédiée dont chaque membre aura des responsabilités et des compétences différentes. L’équipe projet Generix sera composée de:

• Parrain du projet (Sponsor)
• Gestionnaire de projet
• Analyste d’affaires (BPA)
• Conseiller en implantation
• Expert intégration (interfaces)
• Expert technique
• Équipe de support (post go live)

3.2 DESCRIPTION DES RESSOURCES GENERIX

 Parrain du projet (Sponsor)

 Le Parrain du projet est le représentant de la direction générale

• Leurs principales missions sont de:
  • Représenter l’équipe de direction de Generix Group
  • Faciliter la coordination entre les différents départements de Generix Group
  • Assurer le bon déroulement du projet
  • Participer aux comités de pilotage
  • Prendre des décisions sur des questions complexes présentées lors des comités de pilotage
  • Rendre compte de l’avancement du projet à l’équipe de direction de Generix Group
  • Assurer et contrôler la santé financière du projet

 Gestionnaire de projet

 Le chef de projet est responsable de la gestion et de la supervision du projet

• Leurs principales missions sont de:
  • Gérer les réunions du comité de pilotage
  • Diriger la revue de projet hebdomadaire avec le client et en interne
  • Assurer la coordination globale des actions ouvertes et des Livrables
  • Garantir la qualité des livrables
  • Superviser l’équipe projet Generix
  • Approuver les plannings en collaboration avec le chef de projet client
  • Garantir le respect des accords contractuels souscrits par Generix Group
  • S’assurer que les clients respectent les engagements pris
  • Valider la facturation
  • Surveiller le budget

  Analyste d’affaires

 L’analyste des processus métier est responsable de la configuration, de la documentation, des tests et de la formation sur la solution

• Leurs principales missions sont de:
  • Analyser les besoins du client
  • Configurer l’application Solochain selon les exigences du client
  • Effectuer des tests fonctionnels et intégrés
  • Documenter le processus client
  • Documenter les personnalisations si nécessaire (user stories)
  • Former les super utilisateurs sur l’application et sur comment former les utilisateurs finaux
    • La formation des utilisateurs finaux est réalisée par le client sauf si le client demande spécifiquement que Generix en prenne charge
    • Des frais additionnels devront être négocier si GENERIX doit s’occuper de former les utilisateurs finaux
  • Fournir un soutien lors de questions par le client
  • Participer à la revue de projet hebdomadaire

 Conseiller en implantation

 Le conseiller en implémentation est responsable de la conception et de la cartographie de la solution finale

• Leurs principales missions sont de:
  • Prendre le lead des sessions d’explorations afin de cerner les processus clients, recueillir les besoins et ce tout en respectant le cahier des charges
  • Fournir une expertise additionnelle aux analystes d’affaires pour la configuration et la personnalisation de la solution
  • Faire des recommandations et réaligner l’équipe client sur les meilleures pratiques du marché
  • Identifier les interfaces et migrations de données nécessaires
  • Diriger et superviser la configuration de la solution
  • Approuver les livrables établis par les analystes d’affaires

  Experts en intégration (interfaces)

• L’expert en intégration est responsable de la mise en œuvre et de la documentation de toutes les interfaces avec les systèmes externes
• Leurs principales missions sont de:
  • Analyser les besoins en données
  • Documenter la cartographie des interfaces
  • Configurer les interfaces standards
  • Coordonner les développements au besoin
  • Fournir une assistance lors des tests d’interface

Experts techniques

• L’expert technique est responsable de l’infrastructure informatique
• Leurs principales missions sont de:
  • Diriger une réunion avec le client pour passer en revue toutes les tâches techniques à accomplir
  • Fournir un soutien ad hoc sur les tâches techniques

 Équipe de support client (Post Go Live)

 L’équipe de support fournit le service au client après la mise en service de la solution

• Leurs principales missions sont de:
  • Créer et superviser des plans de projet pour les projets d’amélioration continue demandés par le client
  • Fournir un soutien sur les questions et les défis rencontrés par le client suite à la mise en service

3.3 ÉQUIPE PROJET CLIENT

Pour gérer le projet, Generix recommande que le client désigne une équipe dédiée avec chaque membre ayant des responsabilités et des connaissances différentes. L’équipe de projet du client sera composée de:

• Parrain du projet (Sponsor)
• Gestionnaire de projet
• Chef de projets opérations
• Experts en processus d’affaires opérationnels
• Chef de projet TI
• Experts TI (Architecte, analyste, développeurs, etc.)
• Super Utilisateurs

3.4 DÉFINITION DES RESSOURCES DU CLIENT

 Parrain du projet (Sponsor)

 Le parrain du projet est le représentant de la direction générale chez le client

• Leurs principales missions sont de:
  • Représenter l’équipe de direction du client
  • Assurer le bon déroulement du projet
  • Participer aux comités de pilotage
  • Prendre des décisions sur des questions complexes présentées lors des comités de pilotage
  • Contrôler et approuver les exigences financières

 Gestionnaire de projet

 Le chef de projet est responsable de la gestion et de la supervision du projet et des équipes client

• Leurs principales missions sont de:
  • Co-Lead le comité de pilotage avec le gestionnaire de projet de Generix
  • Participer à la revue globale hebdomadaire du projet avec Generix
  • Diriger la revue de projet hebdomadaire interne client avec son chef de projet Opérations et TI
  • Assurer la coordination globale des actions ouvertes et des livrables au sein de l’équipe client
  • Garantir la qualité des livrables et le respect des délais par l’équipe client
  • Superviser l’équipe de projet client
  • Approuver les plannings en collaboration avec le gestionnaire de projet de Generix
  • S’assurer que les accords contractuels sont respectés par Generix
  • Assurer l’adhésion de l’équipe projet client
  • Diriger et superviser les initiatives internes de gestion du changement
  • Valider la facturation
  • Surveiller le budget

 Chef de projets Opérations

 Le chef de projet opérations est chargé de diriger les experts de processus métier chez le client, de participer activement à la phase de définition de la solution ainsi que de mener les tests et la formation interne des utilisateurs finaux.

• Leurs principales missions sont de :
  • Superviser les experts en processus d’affaires nécessaires pour comprendre les processus client
  • Diriger le comité opérationnel interne hebdomadaire si nécessaire
  • Participer à la phase de définition de la solution
  • Effectuer des tests fonctionnels et intégrés
  • Fournir la documentation de support au processus
  • Former les utilisateurs finaux
  • Fournir un support pour répondre aux questions de Generix
  • Participer à la revue de projet hebdomadaire avec Generix
  • Acquérir des connaissances suffisantes pour être un pilier lors de la phase de déploiement (si nécessaire)

Chef de projet TI

Le chef de projet informatique est responsable de la direction de l’équipe d’experts en informatique du client, participe activement à la phase d’analyse des interfaces et à la préparation du site ainsi qu’à la réalisation / l’assistance aux tests intégrés.

• Leurs principales missions sont de:
  • Superviser l’équipe d’experts informatiques
  • Diriger le comité technique interne hebdomadaire lorsque nécessaire
  • Assurer la coordination globale des actions ouvertes et des livrables liés aux interfaces ou aux besoins de préparation de site/équipements
  • Garantir la qualité de livraison et le respect des délais de livraison sur tous les aspects liés à l’informatique (interfaces, préparation du site, équipements, etc.)
  • Identifier les interfaces et migrations de données nécessaires
  • Prise en charge des documentations de cartographie d’interfaces
  • Configurer / prendre en charge la configuration de l’interface standard du ERP (et tout autre système périphérique)
  • Coordonner les développements lorsque nécessaire
  • Fournir une assistance lors des tests d’interfaces
  • Responsable de l’infrastructure informatique
  • Fournir un soutien ad hoc sur les tâches techniques
  • Assurer une documentation appropriée de tous les aspects liés à l’informatique afin de soutenir la phase de déploiement (si applicable)
  • Diriger l’équipe informatique pour la future phase de déploiement (si applicable)

Super Utilisateur

Le « super utilisateur » est le représentant du client qui participera tout au long de l’implantation à la réalisation des tests et des formations utilisateurs. Il est définitivement indispensable durant le Go Live alors qu’il supportera les utilisateurs finaux conjointement avec l’équipe de Générix. Suite au Go Live, le super utilisateur devient alors le représentant / le sachant de la solution au sein des équipes clients. Il peut alors supporter de façon immédiate les équipes du client, répondre aux questions, ouvrir les tickets sur le portail de support ou encore travailler sur des projets d’amélioration continue avec Générix.

• Leurs principales missions sont de:
  • Participer à l’établissement de la solution finale durant l’étape d’exploration
  • Réaliser les tests fonctionnels et intégrés conjointement avec les équipes de Générix durant l’implantation
  • Participer aux formations de « super utilisateurs » offert par l’équipe de Générix
  • Donner les formations aux utilisateurs finaux
  • Participer de façon active à la gestion du changement et la mobilisation des utilisateurs finaux
  • Être le point de référence au sein de l’équipe client pendant et post go live
  • Saisir les tickets sur le portail de Générix
  • Travailler sur des projets d’amélioration futurs impliquant la solution

3.5   GOUVERNANCE

Le tableau ci-dessous détaille les Réunions récurrentes qui ont lieu tout au long du projet.

Schéma de l’équipe projet et rencontres reliées pour Generix:

 Schéma de l’équipe projet et rencontres reliées au client :

IV. DEUX TYPES DE GESTIONS DE PROJETS PROPOSÉES

V. HYPOTHÈSES

Il est rappelé que le succès d’un projet informatique, notamment le déploiement et l’installation de la solution Solochain dans le respect des dispositions contractuelles (notamment en termes de budget et de calendrier) ne dépend pas exclusivement de la qualité des solutions logicielles, des services fournis mais également de facteurs sur lesquels GENERIX n’a aucune prise, telle que la structure de l’entreprise, les méthodes de travail, et la qualification du personnel. L’exécution d’un projet informatique constitue une phase délicate que le Client doit préparer en manifestant une rigueur principalement sur les hypothèses suivantes.

5.1 Hypothèses reliées aux ressources :

• Les ressources de Generix décrites dans le plan de gouvernance seront identifiées et affectées au projet par Generix
• Les ressources clients décrites dans le plan de gouvernance seront identifiées et affectées au projet par le client
• Des ressources seront disponibles pour les réunions planifiées sur site ou à distance au travers de conférences téléphoniques. Dans des cas exceptionnels, un préavis raisonnable sera donné à l’autre partie lors d’annulation.
• Les ressources consacreront tout le temps nécessaire aux séances de travail et fournirons les livrables dans les délais
• Les ressources du client examineront les livrables et fourniront leur approbation ou leurs commentaires dans les 2 à 3 jours ouvrables suivant la réception des livrables.
• Les ressources du Client seront menées à intervenir sur des aspects techniques du projet (interfaces, architecture, base de données, etc.) ainsi que sur des aspects opérationnels/logistiques de leur métier (revue de processus, documentation requise, cartographie des processus, etc.)
• En aucun cas des ressources de Generix, spécifiquement identifiées par le client, ne seront garanties pour un projet. Le client peut faire une demande de ressource spécifique sans aucune garantie que celle-ci pourra être rencontrée. Generix garantie toutefois qu’elle s’assurera toujours de sélectionner une équipe compétente et capable de rencontrer les livrables identifiés.
• Dans l’éventualité où le client désire changer des ressources assignées à son projet :
  • Le client doit obligatoirement fournir des notes explicatives justifiant sa demande
  • Le client est conscient que de remplacer une ressource déjà impliquée pourrait potentiellement générer des retards de livraison qui ne pourront être imputable à Generix
  • Le client est conscient que de remplacer une ressource pourra générer des frais additionnels tels que la formation de la nouvelle ressource afin de la monter à niveau sur le projet 

5.2 Hypothèses d’accessibilité à l’information:

• Des données utilisables pour soutenir l’analyse, les tests et la formation seront fournies par le client
• Le client donnera à GNX un accès à toute la documentation des processus, en plus des autres informations pertinentes identifiées. Cette documentation doit être fournie en temps opportun

5.3 Hypothèses générales :

• Une semaine normale de travail est estimée à 37,5 heures
• À l’exception du Go Live, les travaux doivent être effectués du lundi au vendredi entre 8h00 AM et 5h00 PM, heure de l’Est
• Un tarif de 1,5X le tarif standard s’appliquera pour toute demande faite par le client aux équipes Generix pour intervenir sur des créneaux horaires hors horaires standards en semaine :
  • En dehors des heures normales en semaine = entre 5h00 PM et 8h00 AM
  • 1,5X le taux standard s’appliquera également à tout travail effectué pendant le week-end et les jours fériés
• Le client doit fournir un accès VPN si nécessaire pour assurer un accès approprié au système et aux informations

5.4 Hypothèses pour projets de 4 mois ou moins

5.4.1 Déplacements durant le projet

Afin d’assurer l’efficacité de la collaboration des équipes tout au long de la durée du projet de 4 mois, il est primordial que l’équipe client ainsi que l’équipe Generix travaillent ensemble dans le même espace pendant les étapes critiques du projet:

• Lancement (Kick-Off)
  • Équipe Generix sur site: Gestionnaire de projet, Conseiller en implantation, Lead BPA
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, Chef de projets IT, Analyste, développeur
• Exploration
  • Équipe Generix sur site: PL, Conseiller en implantation, Lead BPA, BPA 2
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, Chef de projets IT, Analyste
• Sessions de travail
  • Équipe Generix sur site: PL, Conseiller en implantation, Lead BPA, BPA 2
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, Chef de projets IT, Analyste
• Configuration des interfaces
  • Équipe Generix sur site: Lead BPA
  • Équipe client sur site: Experts processus d’affaires, Chef de projets IT, Analyste, développeur (sur demande)
• Tests fonctionnels
  • Équipe Generix sur site: BPA 2
  • Équipe client sur site: Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, Chef de projets IT
• Tests intégrés
  • Équipe Generix sur site: Lead BPA
  • Équipe client sur site: Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, Chef de projets IT
• Formation super utilisateur
  • Équipe Generix sur site: Lead BPA, BPA 2
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Client super users
• Formation utilisateur
  • Équipe Generix sur site: BPA 2
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, super utilisateurs client, utilisateurs client
• Mock Go Live / Cutover
  • Équipe Generix sur site: Conseiller en implantation, Lead BPA
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, super utilisateurs client, Chef de projets IT, développeur (sur demande)
• Cutover
  • Équipe Generix sur site: PL, Conseiller en implantation, Lead BPA, BPA 2
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, super utilisateurs client, Chef de projets IT, Analyste, développeur
• Go Live
  • Équipe Generix sur site: PL, Conseiller en implantation, Lead BPA, BPA 2
  • Équipe client sur site: Gestionnaire de projet, Chef de projet opérations, Experts processus d’affaires, super utilisateurs client, Chef de projets IT, Analyste, développeur

5.4.2 Développements spécifiques

Tout au long d’un calendrier de projet de 4 mois, la portée initiale du projet exclura les développements personnalisés, ainsi que les étiquettes personnalisées, les étiquettes de conformité et les rapports personnalisés ainsi que les interfaces et les ASN personnalisées.

La solution sera configurée dans Solochain CORE et les fonctionnalités configurées sans développements supplémentaires ni personnalisation afin de se conformer au manuel de référence de la solution Generix.

Toutes les demandes de fonctionnalités personnalisées, d’étiquettes et de rapports seront listées et traitées dans la phase suivante du projet.

5.4.3 Interfaces

Pour l’intégration aux systèmes périphériques (ERP, TMS, EDI, etc.), aucun développement ne sera effectué par GENERIX. L’intégration doit être effectuée par le CLIENT ou un partenaire d’intégration sous contrat avec le CLIENT afin de se conformer aux interfaces standards de Solochain.

Dans le cas où l’intégration avec des systèmes périphériques n’est pas disponible lors du go live, le CLIENT est conscient que ses équipes devront procéder au chargement et transfert de données manuellement.

VI. Facteurs clés de réussites

Être conscient de la complexité et de la compétitivité logistique d’aujourd’hui a permis à CLIENT d’identifier les opportunités ainsi que les exigences nécessaires à l’innovation afin de se démarquer de ses concurrents. Dans ce but, la mise en place d’un système WMS est devenue essentielle autant à l’égard de son marché que de ses équipes internes afin de répondre au désir de contribuer à l’atteinte de performances élevées au sein de sa chaîne d’approvisionnement et de son éco système.

Cependant, ce type de projets, tant stratégiques que tactiques et opérationnels, restent un projet complexe qui nécessite une implication importante de toutes les parties prenantes qu’elles soient internes ou externes à CLIENT. Pour atteindre son objectif de qualité, d’agilité, d’innovation et de rapidité, certains facteurs clés doivent être compris, intégrés et appliqués tout au long du projet: 

• Définir des rôles et responsabilités clairs: Dès le démarrage du projet, il est crucial d’identifier auprès de Generix et de CLIENT les acteurs clés et les membres de l’équipe qui joueront un rôle d’accompagnement tout au long du projet. Il est important de bien définir le temps qu’ils auront à consacrer au projet ainsi que leurs responsabilités et les livrables qui seront attendus d’eux.

• Établir un leadership fort: Tout au long du projet, des décisions difficiles devront être prises et prises rapidement. Il est important de préciser dès le départ quelles ressources pourront prendre ces décisions ou encore s’assurer qu’il existe une structure permettant une communication directe avec la direction de l’entreprise, permettant ainsi la prise de décision. C’est aussi par ce leadership que les notions de gouvernance prendront toute leur importance.

• Une relation de confiance remplie d’humilité: La création d’une relation de confiance au sein de l’équipe projet permettra à Generix et à CLIENT de partager leur expertise unique et d’exercer un rôle de « pédagogue » entre eux. Mélangé à une approche humble, il nous donne l’opportunité d’être aussi le « bon élève » et ainsi devenir réceptif à apprendre ce que l’autre membre doit partager. Ce n’est qu’alors que nous pourrons transformer, innover et vraiment améliorer les processus de la chaîne d’approvisionnement de CLIENTS et créer de la valeur grâce à la mise en œuvre de cette nouvelle technologie.

• Une phase d’« Analyse » bien définie pour assurer une base solide: Comme tout projet stratégique, la construction d’une base solide est essentielle afin de permettre à CLIENT de construire des étages supplémentaires à cette “tour de l’innovation” qu’est un WMS. S’assurer que nous prenons tout le temps nécessaire avec toutes les parties prenantes pendant la phase d’analyse sera la clé pour construire une base solide permettant à CLIENT de réussir cette première mise en œuvre et de se préparer à la prochaine phase d’évolution/innovation.

• Un programme détaillé de conduite du changement tout au long de la durée: La mise en place d’un nouveau WMS change la donne pour chaque opérateur et responsable travaillant au sein d’une usine ou d’un centre de distribution. Sous-estimer l’impact d’un tel changement peut faire la différence entre une mise en service réussie et un échec. CLIENT doit s’assurer pendant toute la durée que des leaders positifs sont impliqués pour partager la bonne nouvelle et s’assurer que toutes les inquiétudes de tous les opérateurs sont entendues et répondues de manière appropriée. La phase de formation sera essentielle pour accompagner le changement dans l’ensemble de l’organisation.

Merci pour votre considération!

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