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La génération des factures peut être un processus long et fastidieux lorsqu’il est encore réalisé physiquement. Selon une enquête de GS1 France, le coût moyen de l’émission ou de la réception d’une facture peut être divisé par 4 en dématérialisant le processus de facturation.
Grâce au récent déploiement de nouvelles technologies désormais arrivées à maturité, il est possible de générer des baisses de coûts encore plus importantes en automatisant la dématérialisation des factures papiers et le traitement des factures électroniques.
Les avantages de l’automatisation ne sont pas que financiers. En effet, elle permet également d’éviter les erreurs de ressaisies, de centraliser les informations de l’entreprise dans des formats de fichier structuré ou encore de multiplier les audits et contrôles automatiques des factures afin de mieux repérer les doublons, les fraudes ou encore les documents non conformes à la législation.
Pour ces différentes raisons, la Commission européenne encourage elle-même la démocratisation des formats électroniques structurés (avec le format EDI et désormais le format Factur-X), ces formats internationaux conformes aux normes européennes qui facilitent les échanges entre entreprises de différents pays.
D’abord pour faciliter la dématérialisation dans le respect de ces nouvelles normes, des outils ont émergé visant une gestion complète de la facturation électronique. C’est le cas de Generix Invoice Services qui comprend notamment :
Mais ces outils de gestion ne s’arrêtent pas là et s’étoffent à mesure que les technologies progressent. Generix Invoice Services s’est ainsi doté d’une nouvelle solution, Generix AP Automation, qui permet d’automatiser de nombreuses démarches de facturation en tenant compte des innovations récentes en matière d’intelligence artificielle.
Pour le traitement des factures aux formats non structurés, on peut désormais compter sur des techniques d’OCR (Optical Character Recognition). Ces procédés, dédiés à la traduction automatique d’images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte, permettent de transformer des scans de factures papiers ou imprimés en factures électroniques de format structuré.
Generix intègre ainsi à sa solution d’automatisation un moteur d’OCR de nouvelle génération (Cognitive Data Capture). Ce moteur assure un taux de reconnaissance élevé (sans avoir à prédéterminer des templates de facture-type) et comporte des algorithmes d’auto-apprentissage afin de s’adapter au processus de facturation de votre entreprise et d’améliorer ses performances au fil du temps.
La solution Generix AP Automation garantit également le traitement automatique des factures électroniques et intègre à cette fin plusieurs outils pour :
Le dernier enjeu de l’automatisation est aussi de faciliter le reste de la gestion de factures : l’audit, l’archivage, la mise en conformité réglementaire… Grâce à ses algorithmes, Generix AP Automation propose une automatisation partielle ou totale de ces étapes cruciales en assurant :
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