Dématérialisation totale des factures B2B : comment s’y préparer ?

À partir de 2023 jusqu’en 2025, la facture électronique va progressivement devenir obligatoire pour les entreprises. Cyrille SAUTEREAU, Président FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) répond à nos questions sur les implications de cette dématérialisation totale des factures B2B. Christophe VIRY, Product Marketing Manager, décrypte ces enjeux et livre les orientations stratégiques de GENERIX Group pour accompagner nos clients dans ce virage réglementaire et digital. Interview croisée.

Generix : Pourquoi faut-il s’intéresser dès maintenant à la dématérialisation des factures B2B prévue pour 2023 ?

Cyrille Sautereau : « Il faut se préparer dès maintenant à la dématérialisation massive des factures prévue pour 2023. Déjà, depuis 2020, toutes les factures à destination du secteur public doivent être impérativement présentées au format électronique. Après une période de tolérance, l’obligation est effective en 2021 et Chorus Pro devient le passage obligé pour échanger des factures avec le secteur public. Cependant, ce que l’on appelle le B2G (Business to Government) ne représente que 5 % des flux de factures en France. En cela, la généralisation de la facture électronique au B2B va représenter un énorme pas en avant. »

Christophe VIRY : « L’échéance du 1er janvier 2023 me semble très proche. Pour être en production à cette date, il faudra des phases de pilote dès le second semestre 2022, précédées de phases de développement et d’analyse en 2021 et 2022. Avant tout cela, les groupes de concertation animés par la DGFIP doivent avoir lieu ; ils sont programmés sur toute l’année 2021. Selon moi, il est primordial d’anticiper sa mise en conformité et sa réorganisation, car il y aura une surcharge d’activité forte en 2022 sur un marché où les expertises sont par ailleurs limitées. »

Generix : Comment doit se dérouler la mise en place de cette deuxième phase de dématérialisation réglementée ?

Cyrille Sautereau : « Celle-ci va s’organiser sur le même modèle de déploiement que Chorus Pro. La dématérialisation de l’émission des factures B2B sera progressive, avec une obligation d’émission par moyens électroniques le 1er janvier 2023 pour les grandes entreprises, puis le 1er janvier 2024 pour les ETI et enfin pour toutes les entreprises le 1er janvier 2025. En revanche, toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques dès le 1er janvier 2023. Ainsi, toute entreprise devra être en capacité de les traiter en réception, mais aussi d’envoyer en retour à l’administration fiscale (mais aussi au fournisseur) a minima des informations quant à leur paiement, mais aussi vraisemblablement des statuts intermédiaires de traitement, comme un accusé de réception ou l’information d’un rejet, son approbation, … »

Christophe VIRY : « Le calendrier présente un challenge. Les principes du planning Chorus Pro sont repris mais sur 3 ans au lieu de 4. Nous savons qu’il y aura 3 fois plus d’entreprises à connecter et 20 fois plus de volume à traiter. C’est en cela que l’architecture dite en Y, s’appuyant sur les opérateurs en place, se justifie. Elle facilitera le déploiement et pérennisera ce qui existe déjà. »

Generix : Connait-on maintenant toutes les modalités d’application de cette nouvelle étape de dématérialisation de 2023 ?

Cyrille Sautereau : « Les dispositions qui s’appliqueront à partir de 2023 ont été confirmées et enrichies pour la période 2023 à 2025. Toutes les entreprises vont devoir émettre et recevoir des factures électroniques qui devront faire l’objet d’une transmission en temps réel à l’administration fiscale soit de la facture elle-même, soit d’une extraction fiable de données de la facture. L’objectif est notamment de lutter contre la fraude à la TVA. Le rapport « la TVA à l’ère du digital en France » a été publié en novembre 2020 et décrit les principales modalités envisagées. L’article 195 de la loi de finances 2021 vient en préciser le planning de réalisation et ajoute une obligation de e-reporting, notamment pour les flux de vente hors périmètre (B2C, export, livraisons intracommunautaires). Le caractère obligatoire de la facture électronique est ainsi confirmé, de même que les modalités d’application sur la période 2023/2025. Le rapport DGFIP et l’article 195 texte ont donc introduit une notion de e-reporting complémentaire obligatoire. C’est la voie ouverte à une pré-déclaration de TVA et des déclarations de TVA qui se construisent au fil de l’eau, en quasi temps réel. »

Christophe VIRY : « Au-delà de ce qui est décrit dans le rapport « La TVA à l’ère du digital en France », le détail des modalités sera précisé prochainement à l’issue des groupes de travail initiés par la DGFIP avec les professionnels, dont GENERIX Group. Les thèmes abordés sont nombreux : format des factures, nature des factures, e-reporting, annuaire, certification des opérateurs, archivage, contrôle, accompagnement et communication auprès des entreprises. »

Generix : Sera-t-il possible de se contenter d’envoyer de simples fichiers PDF ?

Cyrille Sautereau : « Si les formats techniques de la facture électronique ne sont pas encore totalement définis, ceux-ci devraient être formalisés par l’administration fiscale d’ici les premiers mois de 2021. La facture électronique devra rester lisible par un humain, sans doute sous la forme d’un fichier PDF avec l’ensemble des mentions obligatoires actuelles. Ce qu’il est important de préciser, c’est que ce document devra être complété d’une série de données structurées qui permettront des contrôles de cohérence et, in fine, une automatisation complète des traitements. Un simple PDF ne sera donc plus suffisant pour faire face à ces contraintes : les entreprises devront mettre en œuvre des formats de facture contenant a minima un ensemble de données obligatoires requises sous forme structurée, complétée ou accompagnée d’une représentation lisible par exemple sous forme d’un PDF. C’est notamment le cas du format Factur-X élaboré par le Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) et par son homologue allemand (le FeRD), lui-même conforme pour les données structurées à la Norme Européenne EN16931 publiée par le CEN (Comité de Normalisation Européen). »

Christophe VIRY : « Je suis d’accord avec Cyrille : pour toutes les tailles d’entreprises, les obligations combinées de recevoir des factures électroniques, d’évoluer vers des données électroniques structurées et de garantir la lisibilité ne peuvent être couvertes que par des modèles de facture mixte comme Factur-X. »

Generix : Ces données complémentaires vont donc pousser les entreprises à chercher de nouvelles solutions pour émettre leurs factures ?

Cyrille Sautereau : « Les entreprises qui éditent encore des factures au format PDF devront a minima mettre en œuvre des solutions qui associeront les données exigées par l’administration fiscale à leurs fichiers PDF. Ces données serviront aussi à leurs clients pour automatiser le traitement des factures. Cette nouvelle approche va être structurante pour le fonctionnement des entreprises : notamment en matière de gestion de flux de factures, de nouvelles contraintes techniques devront être intégrées. »

Christophe VIRY : « Oui, les entreprises devront se tourner vers des solutions supportant ces nouvelles données et des opérateurs de factures électroniques certifiés et certifiant leurs factures. D’ores et déjà les prestataires proposent de multiples manières de créer des factures électroniques structurées : par exemple en partant d’un PDF, d’un formulaire de saisie, d’un PO Flip, d’une imprimante virtuelle… Beaucoup de services seront proposés pour atténuer l’impact auprès des systèmes internes des entreprises. Autre exemple, le programme EURINV de la Commission Européenne a financé des convertisseurs entre syntaxes dont EANCOM vers les syntaxes de la norme EN 16931. Cela permet à l’utilisateur de ne pas changer son format de facturation. »

Generix : Les échanges vont être centralisés sur une plateforme comme pour les factures B2G ?

Cyrille Sautereau : « L’État va mettre en place une plateforme nationale qui sera, d’une certaine façon, une extension de Chorus Pro pour gérer ces flux B2B. La loi de finances 2021 indique que des prestataires de services pourront être certifiés pour traiter ces factures pour le compte de leurs clients. Ils opéreront eux-mêmes les contrôles exigés par la loi et fourniront les données requises à la plateforme nationale qui les transmettra à l’administration fiscale en temps réel. Ainsi, la plateforme nationale et l’ensemble des prestataires certifiés pourront échanger leurs factures et pousser les éléments obligatoires vers l’administration fiscale, ce qui va améliorer l’interopérabilité de l’ensemble des acteurs. Pour s’interfacer avec la plateforme nationale, les PME pourront se tourner vers les éditeurs de logiciels, parfois vers leurs experts-comptables et vers les nombreux autres acteurs qui vont se positionner sur ce nouveau marché. »

Christophe VIRY : « La DGFIP a retenu le même modèle d’architecture que le Mexique et compte s’appuyer sur un réseau de plateforme certifiée. Nous sommes impatients de connaître les conditions de cette homologation et de devenir l’un des premiers opérateurs agissant comme un tiers de confiance pour le compte de l’administration. GENERIX Group a déjà ce profil dans divers pays comme l’Italie, l’Espagne ou le Portugal. »

Generix : Si cette dématérialisation génère beaucoup de contraintes pour les entreprises, quels en seront les avantages ?

Cyrille Sautereau : « Si la facture électronique peut être perçue comme une contrainte, outre les possibilités d’automatisation pour les grands comptes et le secteur public, elle va présenter des avantages indéniables pour les PME. La facture électronique doit leur permettre de bénéficier de meilleurs délais de paiement et d’une détection automatisée des retards de paiement. Je pense que certaines petites entreprises auront tout intérêt à émettre des factures électroniques avant le calendrier fixé par la loi du seul fait que toutes les entreprises seront dans l’obligation de les accepter dès le 1er janvier 2023. Elles pourront profiter le plus tôt possible de ses avantages, notamment au travers d’une date certaine de transmission et des statuts qui deviendront obligatoires à compter de celui relatif au paiement. Accélérer les paiements est un enjeu politique important, car de nombreuses PME meurent non par faute de commandes, mais par manque de liquidités du fait de délais de paiement trop importants. Ce projet est en phase avec la stratégie européenne de transformation digitale de l’économie et la résilience des entreprises au travers des transitions climatiques et digitales. Il vise à pousser les entreprises européennes à adopter des modes de fonctionnement plus efficaces, plus automatisés et à accélérer les flux entre les entreprises. L’objectif est bien de diminuer le BFR des entreprises pour affecter les ressources financières à l’innovation plutôt qu’aux délais de paiement. »

Christophe VIRY : « La facture électronique procure des gains multiples et démontrés. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises l’ont déployé avant les obligations et considèrent que sa pratique leur apporte un avantage concurrentiel. Cet avantage va disparaître avec sa généralisation. Aussi, les entreprises ont intérêt à investir et innover sur les nouvelles opportunités offertes par cette réforme. Elle rend possible une complète digitalisation des processus de facturation et va initier le développement de nouveaux services, par exemple de paiements ou de financement. C’est dans ce sens que GENERIX Group oriente ses investissements R&D depuis plusieurs trimestres. »

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