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17/12/2024
Facture électronique
À 3 mois du mandat B2B en Allemagne, la préparation de la réforme pose question
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Q. Quels sont les enjeux cachés derrière cette réforme généralisant la facture électronique ?
David Dogimont. Pour l’Etat français il s’agit là de répondre à trois objectifs principaux que sont : l’amélioration de la compétitivité des entreprises, une meilleure connaissance des flux inter-entreprises et la lutte contre la fraude à la TVA. Dès lors, comme il l’avait fait dans le cercle public lors de la mise en place de la plateforme Chorus, il s’apprête à généraliser pour toutes les entreprises domestiques assujetties la facturation électronique. Les structures concernées devront donc avoir la capacité de recevoir et d’émettre des factures via un format normé : c’est l’obligation d’e-invoicing. Dans le même temps, elles devront transmettre des informations sur les flux assujettis à la TVA : c’est l’obligation de e-reporting. Pour ce faire elles devront utiliser des plateformes (schéma en Y).
Fabrice Soveran. Effectivement la facture dématérialisée fiscalement entre dans une ère sans précédent, et ce sans attendre. Car attention, si cette obligation s’échelonnera bien dans le temps, toutes les entreprises seront concernées dès le 1er juillet 2024 : elles doivent donc d’ores et déjà se préparer à recevoir des factures dématérialisées de leurs fournisseurs dès cette date butoir. Ces entreprises sont soumises à un calendrier progressif de déploiement quant à l’émission de leurs factures clients : le 1er juillet 2024 pour les grandes organisations françaises, le 1er janvier 2025 pour les ETI, et le 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et globalement pour l’ensemble des entreprises du pays.
Q. Pourquoi les entreprises doivent-elles anticiper dès maintenant les évolutions à venir ?
F.S. Si aujourd’hui, 76 % des entreprises déclarent être équipées d’au moins une solution, l’usage reste limité : ainsi seulement 46 % des entreprises parviennent à dématérialiser plus de 50 % de leur volume total de factures (entrant et sortant). La généralisation impose de changer de paradigme et d’avoir la capacité de traiter 100 % des cas d’usage prévus par la réforme fiscale 2024-2026 sur 100 % de ses processus de facturation.
A ce titre, anticiper est important car les adaptations fonctionnelles, organisationnelles et techniques seront nombreuses afin de garantir à la fois la mise en conformité règlementaire, et l’excellence opérationnelle. La réforme a des impacts multiples sur différents services de l’entreprise, les directions financières et comptables, les services informatiques, mais également métiers. L’entreprise doit s’adapter pour facturer, se mettre en conformité et s’équiper : or malgré les efforts de communication, le niveau de connaissance et de préparation est encore faible au regard du volume d’entreprises concernés.
« Nos webinars affichent complets avec plus de 300 participants à chaque événement. Nous accompagnons ces entreprises dans la vulgarisation de la réforme, mais également sur l’analyse de leurs chaînes de facturation afin de se préparer sereinement. »
D.D. Au-delà du périmètre IT, les entreprises doivent prendre en considération la globalité des impacts qu’entraînera cette généralisation. Ceux concernant l’organisation et les processus sont les plus facilement identifiables. Recevoir une facture, la traiter correctement dans les délais impartis n’est pas chose si simple, et bon nombre d’entreprises se retrouvent en difficulté pour contrôler et valider la mise en paiement d’une charge. L’acculturation des différents acteurs peut aussi être consommatrice de temps.
« Pour s’assurer d’être exhaustif, Il faut aussi lister les différents cas d’usage présents dans l’entreprise, s’assurer qu’ils sont conformes aux attentes engendrées par la nouvelle réglementation et que les informations attendues sont disponibles. Suivre les délais de paiements fournisseurs devient aussi primordial. »
Moins évident : la nouvelle réglementation entraînant une transmission de données directement à l’administration, les flux de l’entreprise pourront par ce biais être traités et contrôlés. Dès lors si l’objectif est de faciliter les déclarations de TVA par un pré-remplissage, il sera aussi plus facile pour l’Etat d’effectuer ses vérifications et de sanctionner. Si le traitement des flux transactionnels n’est clairement pas le cœur de métier de la grande majorité des entreprises, un retard ou blocage de ces derniers peut mettre à mal la trésorerie et la pérennité d’une structure.
Q. Il y aura désormais un tiers entre les fournisseur et le client. Avec quels impacts ?
D.D. C’est le fameux schéma en Y ! Demain, les factures adressées à vos clients professionnels français assujettis seront obligatoirement transmises par l’intermédiaire d’une plateforme partenaire immatriculée et/ou du portail public de facturation. C’est par ce biais que transitera l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de votre client professionnel. Vous ne pourrez plus adresser directement des factures à vos clients. En parallèle les entreprises devront mettre en place un e-reporting, c’est-à-dire transmettre certaines informations comme le montant de l’opération relative à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers ou avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…). L’e-reporting englobe aussi la notion de transmission des données de paiement relatives aux opérations de prestations de services.
« Choisir son ou ses partenaires pour émettre et recevoir ses flux peut s’avérer stratégique, et les services supplémentaires proposés par des plateformes partenaires, indispensables. Connaître ses besoins et son écosystème est donc utile voir essentiel. »
F.S. Effectivement, la réforme permet de conserver les flux en place entre les entreprises qui échangent déjà des flux dématérialisés fiscalement sous la forme EDI. Ces entreprises pourront s’appuyer sur des plateformes partenaires appelées PDP qui seront les seules habilitées à transmettre la facture sous format dématérialisé, directement vers le client.
La PDP devra être immatriculée par l’administration puis certifiée par un tiers de confiance. Elle extraira certaines données de ces factures pour les transmettre à l’administration fiscale (ID fournisseur et client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due …) pour le compte de l’entreprise. Faire le choix d’une PDP permet de rationaliser ses flux de facturation, mais également d’ajouter de la valeur ! A l’ère de la data, il est ainsi possible de tirer profit des données de facture pour améliorer ses prévisions de paiement, fluidifier les litiges ou contrôler les délais de paiement.
Q. Les entreprises sont-elles vraiment conscientes de ces enjeux et obligations ?
F.S. Aujourd’hui, une entreprise sur quatre n’a pas connaissance de la réforme fiscale 2024, et plus de la moitié d’entre elles programment un effort de plus de 12 mois pour se mettre en conformité. En tout état de cause, les grandes entreprises ont la plupart du temps déjà lancé des études en interne afin de réfléchir aux pistes de conformité des flux de facturation. Elles interrogent le marché, s’interrogent sur les différents schémas possibles.
Les architectures informatiques sont parfois complexes et les organisations pas toujours centralisées, les maturités très hétérogènes : cela implique des schémas directeurs très différents d’une entreprise à l’autre. Par ailleurs, aborder la réforme sous un angle uniquement technique n’est pas suffisant. L’administration a pour ambition, la pré-déclaration de TVA à la source les organisations doivent s’y préparer !
D.D. C’est en effet très hétérogène. Certains ont déjà pris le sujet en main, créé une équipe en charge d’assurer une veille à propos, tout en préparant leur entreprise à ces nouvelles obligations – voire en participant aux groupes de travail en charge d’accompagner la réforme, en lien avec l’administration et les futurs grands acteurs. En parallèle, d’autres ne sont pas encore informés de ce changement et donc des impacts que cela engendrera pour eux.
Il faut donc poursuivre la sensibilisation du marché, informer sur l’ensemble des impacts et rappeler que les flux avec les fournisseurs et les clients sont des éléments centraux pour l’entreprise.
« Au-delà de la sensibilisation, les entreprises doivent s’emparer du sujet et dresser les actions qui seront nécessaires d’ici juillet 2024. Elles peuvent s’informer facilement via le site de l’administration, ou les communications faites sur cette thématique. Cette réglementation touchera aussi bien les grandes que les petites entreprises : nous serons tous à différents niveaux impactés par cette réforme ! »
Q. Comment accompagner les entreprises dans cette transition numérique et des process ?
D.D. Il faut dans un premier temps échanger sur le sujet, puis dresser un bilan de la maturité de son organisation en tenant compte des trois axes que sont l’humain, l’organisation et les outils. Une fois cela établi, une cible doit être travaillée : c’est en effet à partir de ces deux éléments que les entreprises pourront établir leur niveau de maturité et construire le plan de transformation à mettre en place. Pour ce faire des dispositifs existent d’ores et déjà sur le marché, avec des méthodologies éprouvées.
En prenant en compte les critères de l’entreprise comme sa taille et son activité, mais aussi des éléments plus spécifiques propres à son ADN, les solutions envisagées sont alors plus adaptées et facilitent la conduite du changement. Mais disons-le clairement : il ne faut pas trop tarder, car ces actions prennent du temps et enclenchent parfois des projets complémentaires visant par exemple la sécurité de la donnée, ou la stratégie d’approvisionnement de l’entreprise ainsi que son choix de fournisseurs.
F.S. Nous menons beaucoup d’actions au quotidien auprès des entreprises pour dresser des trajectoires de mise en conformité, par l’intermédiaire de « quick audits » personnalisés. Nous accompagnons par ailleurs les organisations à la fois dans la vulgarisation de la réforme fiscale, via la tenue et l’animation d’événements très courus, ou encore le Baromètre « Les tendances 2022 de la dématérialisation de factures dans le contexte de la réforme 2024-2026 ».
Nous avons également une approche commune Generix Group et Mazars pour accompagner les entreprises dans l’anticipation et le déploiement de la réforme fiscale 2024-2026, afin de proposer un diagnostic à 360 degrés.
Découvrez l’article associé disponible sur le site de Mazars Se préparer à la facture électronique : 4 recommandations d’experts
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