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La généralisation de la facture électronique est un sujet engagé depuis quelques années par l’État français qui souhaite mieux connaître l’activité en temps réel des entreprises et améliorer la détection de la fraude, notamment à la TVA. La généralisation a commencé par l’obligation pour les entreprises d’envoyer leurs factures au secteur public en format électronique en 2020. Puis la loi de finances pour 2020 a introduit cette même obligation dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. Avec tout de même un étalement sur deux ans, entre juillet 2024 et janvier 2026 de son entrée en vigueur, selon la taille des entreprises, d’abord les plus grandes, en dernier les plus petites.
Mettre en place la numérisation des factures papier dès maintenant ne doit pas être seulement perçu comme une contrainte réglementaire. Elle donne en effet la possibilité à l’entreprise de répondre à des enjeux importants en accélérant les échanges, grâce notamment à l’utilisation de plateformes de communication collaborative, et en automatisant les processus métier. Avec cette transition numérique, le service comptable va pouvoir améliorer la qualité des données collectées, les centraliser et y accéder plus facilement. Avec à la clé de sérieuses économies grâce au temps gagné dans les différents processus et l’organisation : fini la saisie des informations dans l’outil informatique, la vérification des mentions obligatoires, les contrôles antifraude, le rapprochement des factures avec les bons de commande… Cette réduction du délai de traitement amène à la fois l’assurance de respecter les obligations réglementaires en matière de délais de paiement, donc d’éviter les frais et pénalités, et in fine d’améliorer sa relation fournisseur. La dématérialisation optimise également l’impact écologique : moins de papier donc moins d’énergie et de matériaux dépensés (en impression, en transport…), une preuve d’engagement de l’entreprise.
Au-delà de ces enjeux, la dématérialisation peut être un véritable atout en matière de ressources humaines. Si la démarche est engageante et nécessite de revisiter les process et l’organisation, elle peut aussi permettre de répondre à des demandes et attentes fortes, notamment celles de plus en plus souvent exprimées par les collaborateurs, voire de futurs recrutés, d’exécuter des missions plus valorisantes, moins chronophages et répétitives. En supprimant les tâches sans valeur ajoutée, telle que la saisie ou le classement des documents archivés, qui sont prises en charge grâce à l’automatisation de l’outil de dématérialisation, sans intervention des collaborateurs, vous libérez du temps de travail. Ce temps peut être alloué à des fonctions plus stratégiques comme celles d’analyse et de conseil. L’outil de dématérialisation permet par exemple d’obtenir des données à travers des tableaux de bord pour pouvoir se projeter, prédire des évènements, ou encore prévoir des traitements prioritaires… Cette revalorisation des tâches plus proches de leur cœur de métier réhausse l’intérêt pour la fonction avec à la clé des salariés plus satisfaits, plus engagés et moins de turnover. Cette nouvelle qualité de vie au travail devient un véritable levier de compétitivité.
Autre atout apporté par la mise en place d’une solution de numérisation des factures : pouvoir répondre à la demande née de la situation de crise sanitaire de travailler à domicile et de disposer pour cela d’un outil collaboratif dématérialisé performant. Les salariés ont globalement apprécié de travailler de chez eux et en redemandent. Selon une étude de l’organisme de formation Vénus Consulting de février 2022, ils sont près de 7 sur 10 à vouloir continuer à télétravailler, en formule mixte avec 2 à 3 jours de travail en entreprise, pour plus de souplesse et d’autonomie. Il apparaît donc judicieux de créer des conditions favorables avec un outil qui permet à la fois d’améliorer la traçabilité des opérations, et leur visibilité par tous, qu’il s’agisse des acteurs internes et externes. *Chiffres du Forum National de la Facture Électronique Ces articles pourraient également vous intéresser :
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