Facture entrante : comment optimiser son circuit dans l’entreprise ?

Le long circuit d’une facture papier

Comment se passe généralement le traitement d’une facture entrante dans l’entreprise ?

1. Tout commence par la réception de la facture, qui arrive encore très (trop) souvent par courrier en format papier.
2. Le service de réception la date et la transmet avec la pile de courriers au service comptable, éventuellement la scanne pour la transmettre par mail. À ce stade, il arrive parfois d’égarer une facture.
3. Celle-ci va ensuite être analysée par un collaborateur du service comptable qui va devoir réaliser une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée faute d’un équipement digital adapté, à savoir : pointer toutes les données contenues dans la facture. Il s’assure en effet que les informations correspondent bien avec la commande passée (identité du fournisseur, produits choisis, tarifs, remises…) et avec la livraison effectuée (quantités réceptionnées…) avant de saisir les données manuellement dans le logiciel comptable, risquant au passage de commettre des erreurs de saisie.

Attention aux retards pris

S’il apparaît une différence avec les données indiquées dans la commande ou la livraison, après enquête, la facture devra certainement être renvoyée par courrier à l’expéditeur avant de réamorcer un tour de circuit. Si en revanche aucune irrégularité n’est relevée, la facture peut ensuite être transmise aux décisionnaires, qui devront parfois être relancés plusieurs fois par le service comptable pour obtenir le « Bon à payer ». Ils valideront alors la mise en paiement et la facture sera archivée. Attention, ces relances exigent non seulement une action parfois répétitive de la part du collaborateur, mais risquent en outre d’entraîner un retard dans le paiement qui peut détériorer les relations avec les fournisseurs, voire entraîner le versement de pénalités.

Faciliter les étapes de traitement

Vous trouvez cette description exagérée ? Pourtant c’est ce qu’il se passe encore dans bon nombre d’entreprises qui tardent à envisager une dématérialisation totale et automatisée du traitement de leurs factures entrantes. Selon le Baromètre mondial sur la digitalisation dévoilé en juin 2021, seulement 20 % des entreprises s’estiment prêtes à sauter le pas. Alors pourtant que les bénéfices sont flagrants. Selon une étude Eway de 2018, un comptable peut traiter annuellement 6 000 factures papier par an contre 90 000 s’il est aidé d’une solution digitale. Le cycle de traitement de la facture passe quant à lui de 15 jours à 3 jours en moyenne.

Contrôler la conformité

Dès la réception des factures, celles-ci doivent être transformées en format numérique compatible pour permettre des manipulations automatiques. Le module AP automation de l’offre Invoice Services fournit ces fonctionnalités grâce à un logiciel dit OCR, qui repère et capture les données dans l’image. Ces données sont alors contrôlées automatiquement par l’outil :

• vérification de l’existence des mentions obligatoires (date d’émission de la facture, identité du fournisseur, désignation du produit…) ;
• contrôles anti-fraudes (L’existence du fournisseur est-elle avérée ? La société est-elle en dépôt de bilan ? Est-ce une facture déjà traitée…) ;
• contrôles métiers (numéro de commande, d’imputation, code article…)…

Si tout est conforme, un original numérique est créé qui sera archivé par la solution pendant 10 ans.

Réconcilier factures et commandes

Les données sont ensuite mises à l’épreuve par un système de réconciliation automatique qui les confronte aux données de la commande et de la réception marchandise. En croisant les éléments, si aucun problème majeur n’est relevé, la mise en paiement devient automatique à la date programmée. En revanche, si des écarts sont détectés ou si des réconciliations ne peuvent être faites (livraisons partielles, factures sans commande…), l’outil déclenche alors des workflows d’approbation. Ces workflows sont personnalisables puisqu’il est possible de désigner le décideur en charge d’intervenir, mais aussi les tâches qu’il est autorisé à effectuer, pour aboutir rapidement soit au rejet, soit au règlement avec son enregistrement comptable. Un processus alliant efficacité et sécurité !