Gestion des factures fournisseurs et réconciliation : passez à l'automatisation !

Pourquoi choisir l’automatisation des factures fournisseurs ?

Une étude réalisée par Eway en 2018 livre plusieurs chiffres intéressants : elle indique qu’un comptable dédié au rapprochement de factures peut traiter annuellement 6 000 factures papiers contre 90 000 s’il est assisté d’une solution digitale. Selon cette même étude, le cycle de traitement de la facture passe de 15 jours en moyenne en traitement manuel à 3 jours avec une solution digitale. Le coût de traitement est également impacté, puisqu’une facture papier entre 7 et 15 euros s’élève à moins d’1 euro par voie électronique. Enfin, ce type d’outil permet de réduire les effectifs consacrés au traitement de près de 46%, ce qui permet au personnel de se concentrer sur les tâches à réelle valeur ajoutée.

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Un impact direct sur la marge de l’entreprise

Meilleure productivité, gains de coûts et de temps… Autant d’avantages immédiatement perceptibles par l’entreprise. Ce ne sont pas les seuls : l’entreprise qui n’a pas digitalisé son processus de traitement des factures fournisseurs risque des retards dans ses échéances de paiement à cause de la longueur du traitement, avec potentiellement une détérioration de ses relations fournisseurs et le règlement de pénalités. Enfin, le traitement manuel génère souvent plus d’erreurs de traitement, les factures se retrouvant être réglées plusieurs fois ou avec un montant inexact… Là aussi, les conséquences financières peuvent être lourdes.

Proposer des solutions de paiement

Le passage à l’automatisation du traitement des factures fournisseurs impacte directement la marge de l’entreprise, en allégeant le coût de traitement tout en réduisant les erreurs de gestion. Et ce n’est pas tout : lorsque le temps de rapprochement des factures passe de 3-4 semaines à 5-6 jours, cela permet de proposer au fournisseur de payer en avance moyennant un escompte à verser (par exemple 99 % du montant). Ce système, appelé « early payment discount », intéressera les fournisseurs qui ont besoin de cash.

Comment se passe l’automatisation des factures ?

Une fois les factures récupérées dans un format numérique exploitable, l’outil de traitement digitalisé propose de contrôler les données. Elle va vérifier les mentions obligatoires présentes dans une facture, faire des contrôles antifraude (est-ce que le fournisseur existe bien, est-ce que la société n’est pas en dépôt de bilan…) et des contrôles métiers (indication du numéro de commande, numéro d’imputation, respect du code article donné…), pour ensuite créer un original numérique qui sera archivé pendant 10 ans.

Réconciliation des factures : le circuit d’une solution dédiée

Les données contrôlées seront ensuite intégrées dans un système de réconciliation automatique. Concrètement, il s’agit de confronter toutes les données de la facture avec les données de la commande et de la réception marchandise, pour détecter par exemple des écarts entre les prix et les quantités. Parfois ce processus est compliqué : il peut exister des factures multi commandes, des factures qui correspondent à des livraisons partielles, voire des factures sans commande. Le moteur de réconciliation automatique va alors détecter des erreurs. Dans ces cas, les outils digitaux déclenchent des workflows d’approbation par types de factures. Pour chaque workflow, des tâches et des acteurs sont autorisés à intervenir afin d’analyser la situation. Soit la facture est rejetée, elle ne sera pas payée, soit elle est acceptée et va être enregistrée comptablement, avec lancement de son règlement.

Des économies qui peuvent financer un outil digital

En moyenne dans les entreprises, 22,6% des factures font l’objet d’un litige et ne sont pas rapprochées. Elles sont donc coûteuses à traiter. Lorsque l’on utilise un logiciel de rapprochement automatique, certaines entreprises peuvent aller jusqu’à 90% de rapprochements sans intervention humaine. Il est intéressant alors de calculer combien l’entreprise pourrait économiser par facture avec une solution digitale, car ce gain peut facilement financer un outil de rapprochement automatique. Attention, l’implémentation de ce type d’outil doit être planifiée en amont pour être certain d’être ajusté au plus près des besoins. N’attendez pas le dernier moment ni la prochaine collecte fastidieuse pour vous équiper d’une solution adaptée à vos besoins : un outil de collecte et de diffusion de factures comme Generix Invoice Services intègre ainsi des modules d’automatisation personnalisables selon vos besoins.