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Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public, et ce quelle que soit leur taille, doivent transmettre leurs factures sous format électronique, via la plateforme Chorus Pro. Cette exigence va bientôt se généraliser au secteur privé puisque toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures au format électronique à compter du 1er juillet 2024.
Quant à leur émission au format numérique, elle s’imposera progressivement à toutes les entreprises selon leur taille :
Attention : cette réglementation s’accompagne d’une obligation de « e-reporting ». En effet, les entreprises devront transmettre parallèlement à l’administration certaines informations, comme le montant des opérations ou le montant de la TVA facturé. Ces obligations couvriront toutes les opérations commerciales, même si celles-ci ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il peut s’agir des ventes et des prestations de services avec des particuliers ou encore de transactions avec des prestataires établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…). L’objectif de cette nouvelle réglementation ? Permettre à l’administration de disposer d’une vision d’ensemble de l’activité économique des entreprises françaises tout en leur faisant gagner du temps. En effet, l’administration pourra de facto leur proposer un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.
Heureusement, les solutions clés en main telles que Generix Invoice Services permettent de digitaliser facilement vos processus de facturation clients et fournisseurs et de respecter ainsi vos nouvelles obligations.
La solution permet d’une part de réceptionner les factures électroniques directement en format numérique quels que soient leur format initial et leur pays de provenance (facture EDI, facture sécurisée par une signature digitale, PDF, facture mail, factur-X,). L’outil pourra en extraire automatiquement les données clés pour en contrôler la teneur, les vérifier avec les données de commandes et les orienter vers la comptabilité pour le règlement. Generix Invoice Services permet d’autre part d’émettre ses factures en format électronique et d’y intégrer l’ensemble des mentions requises.
Grâce à cet outil, l’obligation de piste d’audit fiable, qui implique de mettre en place des contrôles internes documentés et permanents sur la gestion des factures, est également respectée. Cette piste assure la validité des factures et convainc du sérieux des processus de facturation lors d’un contrôle fiscal.
Enfin, la solution assure une conformité aux obligations d’archivage, puisqu’elle conserve sur des serveurs sécurisés toutes les versions des documents pendant plusieurs années, leur apportant ainsi une valeur probante.
Pour vous aider à mettre en application cette réforme sereinement, Generix propose un accompagnement personnalisé via le pack Conseil « Réforme Facture Électronique 2024 ». Une analyse de l’existant sera réalisée dans votre entreprise pour mieux connaître son organisation, sa chaîne de facturation, ses outils déjà utilisés… Elle permettra d’identifier les impacts de la réforme et les risques spécifiques à traiter. Une feuille de route avec des recommandations adaptées vous sera alors proposée pour vous mettre en conformité dans les délais.
Utiliser une solution de facturation électronique de dernière génération vous permet d’aller bien au-delà d’une simple mise en conformité réglementaire : elle offre une réponse forte aux enjeux de gestion des documents entrants et sortants, en permettant un contrôle total et une visibilité pleine sur votre trésorerie et sur ses flux. Cette dynamique de dématérialisation est également le creuset d’une forte automatisation de vos processus internes. Celle-ci, portée par le module AP Automation de Generix, facilitera un rapprochement rapide et sans accroc de vos factures et permettra une réduction nette des erreurs comptables, qui cumulées, fragilisent votre trésorerie.
Enfin, les outils de gestion de facturation électronique favorisent le travail en mobilité : que vos collaborateurs soient en télétravail ou répartis sur plusieurs sites, ils seront en capacité d’accéder au même logiciel pour travailler en collaboration !
Generix, votre partenaire de confiance
Compte tenu des enjeux importants liés à cette nouvelle réglementation, le choix de la solution mais également de son éditeur est primordial. En optant pour Generix Invoices Services, vous êtes sûr de vous appuyer sur un acteur lui-même conforme. En effet Generix, qui s’est impliqué fortement ces dernières années auprès des pouvoirs publics dans la mise en place de la réforme, a en effet été reconnu comme premier opérateur e-Invoicing français certifié « e-Invoicing Conformant Solution » par la Commission Européenne et a obtenu la Certification ISO 27001. Generix ambitionne également de devenir le premier Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) français en volume de factures, immatriculé dans le cadre de la réforme 2024-2026. Pour y parvenir, Generix proposera à ses clients une palette de services élargie, couvrant l’ensemble des exigences de la réforme.
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