[Opinion] Facturation électronique : apercu de la nouvelle réglementation

La mise en œuvre d’une procédure standardisée

Au cours des quatre prochaines années, les organismes gouvernementaux ainsi que les entreprises publiques et privées devront doter leurs processus actuels de nouveaux systèmes de facturation. Ces systèmes doivent respecter des exigences spécifiques imposées par la loi en matière de facturation. Au vu des 10 milliards d’euros de fraude à la TVA estimés rien que pour la France, il est dans l’intérêt du gouvernement de demander la mise en œuvre d’une procédure standardisée, gage de lisibilité et de transparence, et qui permettra une piste d’audit d’autant plus fiable.

Une procédure totalement électronique

Il est important de garder à l’esprit que le processus de facturation doit être intégralement électronique. Une facture papier qui est ensuite numérisée puis envoyée par email reste considérée comme une facture papier. Les systèmes de facturation électronique réglementaires doivent créer, envoyer, recevoir et archiver les factures conformément à toutes les spécifications gouvernementales.

Réglementation stricte en matière de conformité

La conformité est une préoccupation majeure, il existe d’ailleurs plusieurs moyens de garantir que le système respecte les règles fiscales, notamment grâce à l’échange de données informatisé (EDI) ou à l’utilisation d’une signature et d’un certificat électroniques avancés. Tous les systèmes doivent mettre en place une piste d’audit transparente qui garantit l’efficacité, la lisibilité et l’intégrité, à partir du processus de création d’une facture jusqu’à celui d’archivage. Cette réglementation garantit l’impossibilité pour une facture d’être modifiée ou supprimée du système et veille à ce qu’elle soit conforme aux normes d’archivage nationales applicables.

Prise en compte des directives internationales

Bien qu’il existe des directives de référence à suivre au sein de l’UE, chaque pays dispose de son propre ensemble de règlements (par exemple, en France, on doit conserver les factures pendant dix ans, contrairement à d’autres pays où la norme est de cinq ans). Les entreprises internationales devraient anticiper et adopter un système qui peut prendre en compte et s’adapter aux spécificités de chaque pays.

Il est important de réunir les services informatique, commercial et juridique afin de déterminer des solutions spécifiques à l’entreprise qui peuvent être adaptées et intégrées tout en gardant à l’esprit les clients et les fournisseurs. Tandis que l’intégration des spécificités en elle-même peut sembler quelque peu fastidieuse, la véritable tranquillité d’esprit qu’apportera un système standardisé récompensera largement cet effort.