Pourquoi passer du papier au full dématérialisé ?

Une dépendance au format papier déplorée par les entreprises

Selon une étude réalisée par IDC France en avril 2020, la réduction de la dépendance aux documents papier apparaissait dans le top 5 des priorités pour les investissements IT des entreprises sondées dans le secteur de la supply chain. En effet, 29 % d’entre elles désignaient la dématérialisation comme une priorité. Il faut dire que le « tout papier » entraîne de nombreuses contraintes pour les entreprises, ne serait-ce qu’en matière de stockage, qui nécessite des locaux dédiés pour les archiver. À l’heure où les entreprises cherchent à optimiser la taille de leurs locaux, notamment avec le développement du télétravail qui permet une rotation des bureaux, il devient impensable de consacrer de l’espace et donc de l’argent pour du simple papier.

Un enjeu d’accessibilité et de sécurité des données

Concernant les postes qui le permettent, le télétravail rend impossible l’accès aux sources d’information papier stockées au siège de l’entreprise. Pour les collaborateurs qui ne peuvent effectuer leurs tâches qu’en présentiel, il n’est pas rare de perdre du temps pour retrouver le document recherché dans les archives. En effet, L’AIM (Association Information et Management) estime ainsi que l’on passe environ 7 h 30 par semaine à chercher une information sans la trouver.

Autre problème du stockage des documents papier : leur sécurité. Leur accès doit être surveillé pour que seules les personnes autorisées puissent y accéder, y compris au sein des collaborateurs pour éviter les risques de fraude. Et si un incendie se déclare dans les locaux ? Des années d’historique de l’entreprise peuvent partir en fumée en quelques minutes. Un risque mis en lumière par les dernières statistiques de la sécurité civile : en effet, les pompiers sont intervenus sur 7 800 incendies dans des locaux professionnels en 2020. Enfin au-delà des aspects pratiques, alors que les entreprises se soucient de plus en plus de leur impact social et environnemental, la fin du format papier apparaît comme le premier pas vers une transition écologique responsable et abordable pour l’entreprise.

Un enjeu de conformité

Passer du papier à la dématérialisation numérique des supports d’informations implique d’acheminer les documents par plusieurs phases : leur numérisation, leur indexation pour pouvoir les retrouver facilement, voire leur versionnage pour garder trace de toutes les versions successives des documents modifiés, leur archivage et leur certification pour attester de leur véracité. Heureusement, les solutions numériques facilitent ces démarches et permettent de traiter ces étapes automatiquement. Concernant le traitement des factures par exemple, l’offre Generix Invoice Services propose de scanner les documents pour en extraire les données intéressantes et constituer un fichier électronique dont les éléments permettront des manipulations automatiques. Grâce un contrôle des données, l’entreprise est assurée d’être en conformité (règlementaire, antifraude, vérification métier…) et de posséder des données de qualité qui seront archivées pendant 10 ans et resteront accessibles facilement.

Plus d’automatisation pour une plus grande rapidité de traitement

Generix Invoice Services facilite également le travail du service comptable qui peut utiliser le système de réconciliation automatique pour rapprocher mécaniquement les données de facturation avec celles de la commande et de la réception. L’outil valide leur concordance avant de déclencher le paiement sans intervention humaine, entraînant une plus grande rapidité de traitement et un gain de temps pour les équipes.

Certains outils de dématérialisation se sont même spécialisés par métiers. C’est le cas par exemple de la solution Generix TMS – Gestion du transport, qui permet d’optimiser ses tournées et d’élargir son offre transport tout en maîtrisant ses coûts. La dématérialisation des commandes associées automatiquement aux moyens de transport les plus adaptés permet d’aller plus vite, d’optimiser la gestion des données, mais aussi celle des flux de marchandises et d’informations entre les différents acteurs.

Certains documents bientôt obligatoirement dématérialisés

La dématérialisation peut toucher tous les formats papier dans l’entreprise, des documents RH (bulletins de salaire, notes de frais…) ou commerciaux (catalogues de produits et services, brochures, plaquettes commerciales, fiches-produits, grilles tarifaires…), aux documents de transport par exemple (bons d’enlèvement, bons de livraison…). Attention, certains documents deviennent obligatoirement dématérialisés dans les prochains mois. C’est le cas par exemple du Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), dont la loi Santé au travail impose la dématérialisation dans les entreprises de 150 salariés et plus en 2023, puis l’année suivante pour les autres. C’est également le cas des factures. En effet, la loi de finances 2020 prévoit en effet que toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures au format électronique au 1er juillet 2024. Elles auront ensuite l’obligation de les émettre par voie électronique progressivement, d’abord pour les plus grandes entreprises en 2024, puis les ETI en 2025 et enfin les TPE-PME en 2026. Anticipez ces obligations en vous dotant dès maintenant d’une solution de dématérialisation adaptée à vos besoins.