WMS: comment bien préparer l’implémentation  ?

#1 Quels sont les impacts de la mise en place d’un WMS en entrepôt ?

Ils sont nombreux et vont se ressentir à différents niveaux de l’entreprise :

1. les fonctions métier et business vont devoir s’adapter à une nouvelle gestion des commandes et de la facturation ;

2. certaines opérations de préparation, emballage et expédition réalisées plus rapidement vont impacter le dimensionnement du travail et les besoins en équipement ;

3. concernant les systèmes d’information, il faut prévoir une synchronisation des données, notamment avec l’ERP ;

4. les processus opérationnels doivent intégrer le fait qu’il ne sera plus possible de travailler en dehors du système après implémentation ;

5. une nouvelle répartition des tâches (administratives et opérationnelles) doit être envisagée, nécessitant la formation du personnel concerné.

C’est une véritable transformation pour l’organisation. Elle doit faire l’objet d’une évaluation en profondeur afin de pouvoir être conduite avec rigueur, selon un plan d’action complet qui dépasse le seul cadre du WMS. C’est seulement grâce à ce travail préalable que le projet de mise en place d’un WMS pourra devenir un véritable levier de développement pour l’entreprise.

#2 Quels sont les objectifs du travail préalable à l’implémentation ?

Le travail préparatoire mené avant la mise en place d’un WMS vise à :

1. planifier les tâches de manière pragmatique ;

2. identifier les difficultés en amont afin de pouvoir y répondre le plus rapidement possible ;

3. sécuriser la réalisation du projet, notamment en termes de budget et de délais ;

4. optimiser la valeur ajoutée et le retour sur un investissement de l’outil.

#3 Quels sont les bénéfices attendus sur le plan opérationnel ?

Une étude préalable conduite rigoureusement permet d’apporter une vision structurée du déploiement de l’outil avec un découpage du projet en phases, mais également d’établir un planning clair et priorisé des actions à mettre en œuvre durant le chantier. Enfin, elle offre l’opportunité de proposer une amélioration de l’organisation et de travailler sur l’efficacité opérationnelle de l’entrepôt.

#4 Quelle méthodologie adopter ? Quelles sont les étapes à respecter ?

Sur les projets Generix Group, nous procédons en 4 grandes étapes :

1. Compréhension du business model de l’entreprise sur la base d’une analyse de la demande et des prévisions. Volumes et pics d’activité, typologie des commandes, étude de l’historique des données…

2. Audit des opérations et de l’organisation du site. Audit opérationnel (challenges quotidiens et besoins futurs, amélioration des performances) et structure du système d’information (gouvernance des données, interfaces…).

3. Analyse du projet et phasage optimisé des opérations de déploiement.

4. Réalisation des livrables intégrant nos recommandations.

Conseils d’expert

L’étude préalable au projet consiste à envisager un changement dans la manière de travailler pour améliorer les performances. Il est important de remettre en question les processus en amont du déploiement. Objectif : éviter de reproduire des processus non performants qui obligeraient à revoir le fonctionnement du système après quelques mois.

#5 Pourquoi et comment analyser les demandes et prévisions de flux ?

Avant la mise en place d’un WMS sur les opérations d’entreposage, il faut s’assurer du bon dimensionnement des zones opérationnelles à long terme. Il convient alors de s’interroger sur différents indicateurs stratégiques :

1. Les flux de produits. Quels sont les besoins en matière de stockage et préparation des commandes ?

2. Le choix des unités de conditionnement. Camions, palettes, cartons…

3. La saisonnalité. Quels sont les cycles et pics d’activités à prendre en compte pour gagner en rapidité et gérer les priorités ?

4. La rotation. Quelle est la fréquence de renouvellement des articles en stocks (slow et fast mover) ?

Conseils d’expert

Profitez de cette phase préliminaire pour faire le ménage dans les données avant la mise en place d’un WMS. Copier l’existant dans le logiciel sans le remettre en question serait une opportunité d’optimisation gâchée.

#6 Comment s’opère l’audit opérationnel ?

L’étude de l’organisation physique du site logistique s’effectue en 3 temps :

1. Un questionnaire est transmis aux opérateurs pour préparer la visite sur site. Il consiste à identifier les ressources clés dans l’entrepôt et les opportunités d’amélioration. Il s’agit également de recueillir le point de vue des salariés et de connaître les défis à relever au quotidien.

2. Le site fait ensuite l’objet d’une visite détaillée visant à comprendre les processus opérationnels et repérer d’éventuels écarts. Un suivi des opérations en temps réel permet aussi d’identifier des difficultés et de saisir la façon dont sont gérées les exceptions. L’infrastructure informatique et la couverture WiFi sont également auditées lors de cette visite.

3. Une revue des équipements de manutention et zones de travail est enfin réalisée afin d’examiner la capacité des zones d’entreposage et le codage des produits. L’équipe projet vérifie par ailleurs que les palettiers et pickings unitaires sont suffisants et adaptés à une évolution des besoins. Ce travail permet de produire un schéma des zones de l’entrepôt et le cas échéant un plan d’automatisation.

#7 Qu’est-ce que la cartographie du système d’information ?

La cartographie du système d’information (SI) apporte une vue précise de sa structure. Il s’agit de capturer le système existant (ERP, EDI, fichiers Excel…) et de comprendre la nature des données traitées dans l’ERP. Les interfaces avec les systèmes internes ou externes sont également prises en compte. C’est durant cette phase que débute la campagne de référencement des articles avec leurs données logistiques.

Conseils d’expert

Le traitement du référentiel produit représente un important travail lors de la mise en place d’un WMS. C’est au client qui fait le choix d’investir dans le WMS de fournir la liste des produits vendus et de faire « le ménage » dans sa base d’articles.

#8 Quels sont les livrables transmis ? Comment s’articule le plan d’action ?

Les conclusions tirées de l’analyse préalable sont formalisées dans les livrables transmis au client. Fondamental pour la suite des opérations de mise en place d’un WMS, ce travail préliminaire permet de choisir et prioriser les actions à mener dans le cadre du projet.

Generix Group fournit avant la réalisation de tout projet un rapport de synthèse comprenant les recommandations, une cartographie schématique du SI et des flux d’informations, ainsi qu’un plan d’action structuré avec un macro-planning.

#9 Qui peut prétendre à la mise en place d’un WMS ?

Cette transformation est particulièrement pertinente dans 2 cas de figure :

1. pour les sociétés dépourvues de système d’intégration des commandes clients et assurant la gestion des opérations de façon manuelle ou par le biais de simples tableaux Excel ;

2. pour les entreprises ayant un petit ERP complété par une extension leur permettant de disposer de quelques fonctionnalités WMS, mais limitées par rapport à un véritable outil de gestion d’entrepôt.

#10 Quel est l’accompagnement proposé par Generix Group ? À quelles étapes intervient-il ?

Lorsque le choix d’implémenter un WMS est fait, il est important pour l’entreprise de revoir l’organisation interne et de former les collaborateurs impliqués. Un accompagnement au changement s’avère également stratégique pour gérer la crainte induite par ces transformations, parfois vécues comme une automatisation ou une mécanisation. C’est pourquoi Generix Group accompagne ses clients dans leur réflexion durant tout le processus de mise en place d’un WMS.

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