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17/12/2024
Facture électronique
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Que va-t-il se passer concrètement le 1er septembre 2026 et quelles seront les obligations des entreprises à cette date ?
Rendue possible dès aujourd’hui, la facturation électronique est d’ores et déjà obligatoire dans les échanges avec la sphère publique. Il existe trois manières de sécuriser la facture électronique : par la signature électronique, par la mise en place d’une piste d’audit et par la voie EDI, qui est la voie retenue pour la réforme fiscale.
Outre les obligations d’émission et de facturation, les grandes entreprises vont devoir transmettre certaines informations à l’État concernant les autres activités relatives à la TVA. A partir du 1er septembre 2026, ces obligations seront étendues aux ETI et au 1er septembre 2027 à toutes les autres entreprises. Au final, près de 4 millions d’entreprises sont concernées. Initialement prévue entre 2024 et 2026, la réforme a déjà fait l’objet de deux reports.
Cédric Loillier, Chef de projet finance groupe chez Fnac-Darty, détaille la démarche de l’entreprise : « Nous nous sommes mis en ordre de bataille sur le sujet assez rapidement, dès juillet 2021. Nous avons commencé par une cartographie complète de nos flux de facturation, car nous en avons plusieurs et il est facile d’en oublier. Nous avons voulu commencer par ce travail d’audit de l’existant sur nos 34 entités juridiques. Au total, notre volume de factures est de 2,3 millions de documents. »
Quelles sont les contraintes de cette réforme ?
Les équipes Fnac-Darty ont rapidement identifié les contraintes inhérentes à cette transformation, qui sont à la fois techniques, humaines et logistiques. Dans le cas du groupe Fnac-Darty, les contraintes externes étaient le planning et les spécifications externes qui sont ajustées régulièrement et qui nécessitent donc une approche projet relativement souple. Les défis internes étaient tout aussi importants puisqu’il s’agit donc d’un projet réglementaire extrêmement transverse, qui sollicite beaucoup d’équipes métiers différentes et nécessite une communication parfaite entre les différents pôles investis. « Au-delà, l’une des principales contraintes demeure la multiplicité et la diversité des clients B2B que nous avons en face de nous, que ce soit notre réseau de franchisés, des partenaires B2B grands comptes et puis un lot de plus petites entreprises qui ont des parcours d’achat très divers en magasin ou sur le web sur l’ensemble de nos enseignes », détaille Nathalie Hénon, Directrice projets transformation finance groupe chez Fnac Darty.
En plus de cela, la communication avec l’ensemble des acteurs de la chaîne de facturation est primordiale. Un travail important d’on-boarding, de communication avec les fournisseurs et avec les clients reste à mettre en place. Le premier impératif concernant les fournisseurs est de connaître leur date de bascule en facturation électronique, car cette date ne se décide non pas au niveau d’un groupe mais au niveau de chaque entité juridique. Ensuite, il s’agit de communiquer sur les modalités de transmission des factures, avant de se mettre en accord avec chaque tiers afin de savoir où l’on souhaite avoir chaque information pour ne pas être confronté à un éventuel blocage du rapprochement automatique.
« Nous devons par exemple rappeler à nos clients et fournisseurs à quelle date nous allons émettre des factures au format électronique et les aider dans leur bascule et leur transition afin qu’ils puissent à terme recevoir nos factures », précise Cédric Loillier, Chef de projet finance groupe chez Fnac Darty.
Peut-on tirer des avantages de cette réforme ?
Au-delà de la contrainte réglementaire, la dématérialisation des flux de facturation représente une véritable opportunité pour les entreprises de moderniser l’ensemble des processus liés à leur chaîne de facturation.
« Une fois passé le cap de la mise en place, cette réforme va permettre de recevoir 100% des factures en électronique, dans un format structuré avec 100% des partenaires. C’est un exercice qui aurait pu prendre des décennies sans ces obligations réglementaires », explique Christophe Viry.
Une fois la mise en place effectuée, un champ des possibles sans précédent va s’ouvrir pour les entreprises notamment en termes de retour sur investissement et via la possibilité de rapprocher beaucoup plus facilement les factures, de réduire l’ensemble des cycles, d’améliorer la productivité des utilisateurs, la visibilité sur le cash, la collaboration avec les fournisseurs, etc.
Grâce à l’accompagnement de Generix Group, ces bénéfices sont déjà constatés au sein du groupe Fnac-Darty : « À terme, nous pensons pouvoir bénéficier de processus beaucoup plus fluides et unifiés dans le traitement des factures et sur tout leur cycle de vie, avec un canal unique des fournisseurs pensé pour tout le groupe. Cela nous permettra aussi de vérifier l’intégrité fiscale des factures, ainsi que de bénéficier au travers de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) d’une solution d’archivage unique pour l’ensemble du groupe. Cela nous permet également de repenser tous nos processus métiers et de les unifier au travers de toutes nos enseignes ainsi que nos parcours clients en magasin », souligne Nathalie Hénon, Directrice projets transformation finance groupe chez Fnac Darty.
Quels services peut apporter Generix Group dans cette transition ?
En plus de tous les services imposés par l’immatriculation - e-invoicing, e-reporting, contrôles obligatoires, chaîne des statuts, etc.- Generix Group propose d’autres types de services facultatifs au titre de la demande d’immatriculation tels que l’archivage, la mise en place de la piste d’audit, la gestion des cinq cas d’usage, mais aussi les transformations multi-format ou la gestion des règles spécifiques à chacun des clients. Tous ces services relatifs à la PDP seront intégrés dans une plateforme existante et déjà utilisée par des milliers d’entreprises : Generix Invoice Services.
« Cela signifie qu’il y aura la possibilité d’utiliser des services complémentaires, à forte valeur ajoutée, existants déjà sur cette plateforme, explique Christophe Viry. Ainsi, il sera possible d’accéder à des services analytiques, à des services de digitalisation de la fonction comptable, de financement, ainsi qu’à des services de collaboration en B2B pour la gestion des commandes et des encaissements. L’expérience utilisateur sera améliorée grâce à des outils performants permettant la gestion des compteurs, des KPI et du dashboarding. »
Satisfaite de cette collaboration, Nathalie Hénon détaille : « Nous avons choisi Generix Group car, au-delà de l’expertise éprouvée sur le volet PDP, les équipes nous ont montré qu’elles avaient de très bonnes connaissances de cette réglementation. À terme, nous pourrons bénéficier de la console de pilotage offerte par Generix Group car nous aurons besoin d’organiser nos métiers avec des équipes transverses. »
