E-invoicing en Italie : le SDI passé à la loupe

Qui est concerné par l’obligation ? Dans quel périmètre ?

Depuis le 1er juillet 2018, les fournisseurs d’hydrocarbures (gaz et pétrole) et entreprises faisant appel à des sous-traitants pour répondre à des appels d’offres publics sont tenus d’émettre leurs factures au format électronique. À partir du 1er janvier 2019, toutes les sociétés seront soumises à cette obligation, quel que soit leur périmètre d’intervention : B2G (entre entreprises et administrations publiques), B2B ou B2C.

SDI : un système dédié au contrôle et à la transmission des factures électroniques

Pour assurer la validation et la transmission des factures à leurs destinataires, l’Italie a mis en place une plateforme spécifique : le Sistema di Interscambio (SDI). Ce système est géré par l’Agenzia delle Entrate, organisme public chargé de la conformité fiscale des entreprises.

À réception d’une facture dans le SDI, son format est contrôlé et sa validité attestée auprès de la société émettrice avant transmission à son destinataire. Si la facture n’est pas conforme aux exigences techniques fixées en matière de dématérialisation, le refus est notifié à son émetteur.

Ce contrôle porte exclusivement sur le format de la facture, non sur les données qu’elle contient. En l’absence de validation par le SDI, la facture est bloquée et ne peut entrer dans les circuits de paiement.

Les formats d’édition et d’envoi des factures électroniques

Les factures électroniques transitant via le SDI doivent être au format XML (eXtensible Markup Language) et répondre aux schémas et règles définies dans ses spécifications techniques. Elles doivent être signées et comporter une pièce-jointe. La taille du fichier est cependant limitée : elle ne doit pas dépasser les 5 Mo.

Concernant l’envoi des factures dans le SDI, plusieurs modalités ont été prévues :

1. un fichier au format XML pour une seule facture ;

2. un fichier XML correspondant à un lot de factures ;

3. un fichier compressé au format ZIP pouvant contenir un ou plusieurs fichiers XML des deux types précédemment mentionnés. Dans ce cas, le SDI transmet au destinataire l’ensemble des fichiers décompressés et non l’archive zippée.

Comment s’effectue la transmission des factures électroniques ?

Les canaux de transmission côté émetteur

L’envoi des fichiers au SDI peut être effectué selon différents canaux :

1. Le service PEC est un système de messagerie permettant la certification de la date et heure de transmission, la réception des fichiers et l’intégrité de leur contenu. Une adresse certifiée peut être utilisée pour l’envoi de plusieurs fichiers jusqu’à 30 Mo.

2. Le service SdICoop est une application collaborative de type webservice utilisant le protocole sécurisé HTTPS. Ce système applicatif est limité à l’envoi d’un seul fichier à la fois, dont la taille ne doit pas dépasser 5 Mo. Son utilisation est recommandée pour les petites structures.

3. Le service SdIFtp est un système de transmission de données basé sur le protocole SFTP. Destiné aux plus grosses structures, il permet d’envoyer plusieurs fichiers dans la limite de 150 Mo.

4. Le service Fatturapa est un webservice permettant la transmission des fichiers via le site web dédié. Il faut posséder des identifiants Entratel ou Fisconline ou disposer d’une carte de services nationaux (CNS) attribuée par l’Agenzia delle Entrate pour y accéder.

Les modalités de transmission côté destinataires

Le destinataire de la facture doit obligatoirement être désigné lors de l’envoi du fichier au SDI afin de pouvoir recevoir le fichier. Plusieurs cas de figure sont alors envisageables :

1. le destinataire est enregistré dans le SDI et dispose de sa propre adresse ;

2. si ce n’est pas le cas, l’émetteur de la facture électronique doit préciser un code destinataire fourni par le SDI, ou un code PEC ;

3. en B2C, l’émetteur de la facture doit renseigner le code destinataire 0000000. La facture sera versée sur le portail directement par le SDI. Charge à l’émetteur d’envoyer une copie électronique ou papier au destinataire.

Que se passe-t-il pour les clients étrangers ?

Dans les relations transfrontalières, les assujettis à la TVA utilisaient auparavant le Spesometro pour soumettre leurs factures à l’Agenzia delle Entrate. Désormais, toutes les factures émises en B2B, y compris dans les relations commerciales avec l’étranger, passeront par le SDI. Les factures ne sont en revanche pas transmises aux clients étrangers.

Qu’en est-il de la conservation des factures dans le temps ?

Les factures électroniques transitant via le SDI seront consultables par les émetteurs et destinataires finaux jusqu’au 30 décembre de l’année suivant leur enregistrement. Par exemple, une facture envoyée au SDI le 7 août 2018 pourra être consultée par son destinataire sur le portail de l’Agenzia delle Entrate jusqu’en décembre 2019.

Il est également possible de signer un accord avec l’Agenzia delle Entrate pour sauvegarder gratuitement les factures dans le système. La loi prévoit dans ce cas une conservation électronique des factures pendant 10 ans.

Dans tous les cas, la réglementation prévoit l’horodatage des factures à partir d’un jeton de compostage attribué par un tiers de confiance italien certifié par l’État.

Quid des intermédiaires de facturation ?

Si la facture électronique peut être émise directement par l’entreprise via le SDI, dans les faits, beaucoup d’entreprises font appel à un prestataire externe chargé de l’envoi et des accusés de réception. Ce sont principalement des cabinets comptables, des opérateurs EDI et e-invoicing.

Dans ce cas, la société émettrice n’est responsable que des données transmises. Le prestataire procède quant à lui à la transformation des factures EDI au format XML avant envoi au SDI.

Quelles différences entre B2G et B2B pour l’e-invoicing ?

Acceptation et refus des factures

En B2G, l’administration publique peut refuser une facture. En B2B, une facture validée par le SDI ne peut en revanche pas être refusée par son destinataire, dans la mesure où le contrôle de TVA a été effectué et enregistré. Il est néanmoins possible de demander un avoir ou une facture de crédit en cas d’erreur.

Signature électronique

En B2G, chaque facture émise doit être signée électroniquement. Cette obligation ne s’applique pas en B2B.

Enregistrement au système SDI

Les administrations publiques doivent obligatoirement être enregistrées dans le SDI pour adresser leurs factures. Cette obligation d’enregistrement ne s’applique pas aux entreprises en B2B.

En Europe, plus de 5 millions d’entreprises sont concernées par l’e-invoicing obligatoire en B2G, et un milliard et demi de factures enregistrées chaque année. L’extension de cette obligation au B2B en Italie va encore accroître l’impact de cette mesure sur les entreprises du pays. Mais si l’émission des factures est à prendre en compte, attention à ne pas négliger le traitement des factures électroniques reçues. Pour répondre à cette problématique, assurer leur compliance en Italie et dans tous les pays où elles opèrent, les entreprises peuvent s’appuyer sur une solution de gestion des factures électroniques pour automatiser leurs procédures de traitement de la facturation. Comment les autres pays européens abordent-ils la question de l’e-invoicing ? Pour le savoir, consultez notre livre blanc.

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