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17/12/2024
Facture électronique
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1- Valider les flux entrants de facturation
La réception d’une facture implique de nombreux contrôles par le service comptable : vérification des mentions obligatoires, contrôles anti fraudes sur le fournisseur, sur le bilan de la société, vérification des IBAN… sans oublier des examens métiers spécifiques, comme la recherche du numéro de commande, du numéro d’imputation, du code article… Pour faciliter et accélérer ces vérifications, il est possible de confier les données à une solution digitale, comme Invoice Services, qui se chargera de relever automatiquement les erreurs ou omissions, et de comparer les informations relatives aux fournisseurs avec des bases de données fournies par des sociétés spécialisées.
2- Gommer les erreurs de saisies manuelles
Pour supporter ces contrôles et être traitées par l’outil digital, les données doivent préalablement être récupérées en format numérique, seul format qui permettra des manipulations automatiques. Là aussi, des solutions digitales peuvent vous faire gagner un temps précieux, quel que soit le support d’origine :
- si les factures sont récupérées en format EDI ou si elles sont saisies par le fournisseur directement sur un portail, la récupération des données sera automatique ;
- si les factures sont en PDF ou sur papier, les données devront être intégrées via un logiciel OCR qui cherchera les informations dans l’image et reconstituera un fichier électronique. Cette opération peut se faire sans intervention de collaborateur.
Et qui dit moins d’interventions de collaborateurs dit gain de temps et moins d’erreurs de saisie.
3- Rapprocher les factures
Autre tâche qui nécessite du temps : rapprocher les factures, c’est-à-dire vérifier qu’elles sont conformes à leurs bons de commande tant en termes de tarifs que de quantités. En choisissant un outil numérique, comme Generix AP Automation, les données des factures sont intégrées dans un système de réconciliation automatique où elles sont confrontées avec les données de la commande et de la réception marchandise, pour détecter d’éventuels écarts. Ces solutions arrivent même à gérer des situations compliquées, comme en cas de factures multi-commandes, de factures de livraisons partielles, des factures sans commande, etc. Seuls les cas les plus épineux déclencheront un workflow d’approbation de facture, nécessitant alors un arbitrage humain (acceptation ou rejet).
4- Automatiser les paiements
Avec une solution numérique, si la facture ne présente pas d’anomalie, elle est enregistrée comptablement avec des codes d’imputation. Il est alors possible de paramétrer l’outil pour lancer sa mise en paiement automatique. Encore mieux, certaines solutions facilitent le paramétrage de programmes de financement, notamment de paiement avancé. Le « Early Payment Discount » permet alors au fournisseur d’être réglé en avance moyennant une réduction sur la facture (escompte), une aubaine pour les entreprises en recherche de liquidités. Cerise sur le gâteau, les meilleurs outils recherchent automatiquement les opportunités d’escomptes et les taux d’intérêt avantageux.
5- Classer et archiver les documents
L’archivage et le tri de documents comptables est un sujet qui peut devenir complexe. Une solution digitale permet de traiter et d’automatiser le classement et l’archivage de vos documents comptables en numérique. Les pièces sont collectées directement dans vos outils (portails collaboratifs, services EDI/E-Invoice, applications métiers). Elles sont ensuite indexées et organisées pour réaliser une piste d’audit fiable, et restent facilement accessibles pendant une durée de 10 ans. Grâce aux dernières technologies en vigueur (empreinte numérique, horodatage…), elles conservent une valeur probante et une garantie d’intégrité. Ces contenus pourraient également vous intéresser :
