La dématérialisation consiste à remplacer les documents au format papier par des fichiers numériques.
On distingue deux types de dématérialisation. La première, dite « duplicative », part d’un support papier existant pour produire une copie numérique : c’est ce qui se produit lorsqu’on utilise un scanner.
La seconde forme de dématérialisation est dite « native ». Là, pas de support papier originel, les fichiers sont directement générés par un logiciel informatique (une facture sera par exemple produite par un ERP, un bulletin de paie par une solution de gestion de la paie…).
Pourquoi dématérialiser ?
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux :
- Gain de productivité : la dématérialisation permet d’automatiser et de fiabiliser de nombreux process chronophages : classement de documents, émission de factures, de relances… Les collaborateurs peuvent en conséquence consacrer plus de temps à la réalisation de tâches à forte valeur ajoutée.
- Gain de rentabilité : la gestion d’un document dématérialisé est bien moins coûteuse que celle d’un document papier, qui nécessite une manipulation humaine, du matériel (papier, encre, potentiellement enveloppe et timbre) et un stockage physique. La dématérialisation des documents comptables permet de diminuer les coûts de facturation et de réduire les délais de paiement.
- Gain d’espace : finie la nécessité de stocker quantité de documents papier pendant de nombreuses années (pour rappel, la durée légale de conservation d’une facture est de 10 ans) ! Les archives physiques encombrantes n’ont plus de raison d’être, remplacées par un archivage numérique sécurisé.
- Gain de temps : perdre un temps précieux à se demander où on a bien pu ranger un document précis, c’est désormais du passé. La dématérialisation permet une excellente traçabilité : tous les documents dématérialisés sont centralisés au sein d’une interface de gestion unique – la GED (pour gestion électronique des documents) – et classés selon des règles précises et standardisées.
- Faciliter le travail collaboratif et le télétravail : les documents numériques sont accessibles à distance de manière partagée à toutes les personnes qui en ont l’autorisation. Chacun peut créer, modifier, annoter, valider, signer, transmettre… les documents directement en ligne.
La dématérialisation des factures : (bientôt) une obligation légale
La facturation électronique est d’ores et déjà une obligation légale lorsqu’on traite avec les structures publiques. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures des entreprises aux organismes du secteur public doivent être transmises électroniquement via le portail en ligne Chorus Pro.
La loi de finances 2020 étendra progressivement le recours à la facture dématérialisée pour l’ensemble des entreprises du secteur privé. Au 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Puis, selon leur taille, les entreprises auront l’obligation d’émettre des factures électroniques dès le :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
- 1er juillet 2025 pour les ETI,
- 1er juillet 2026 pour les PME et microentreprises.
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