L’échange de données informatisé, plus connu sous l’acronyme EDI, désigne un processus sécurisé à travers lequel des entreprises s’échangent des documents d’ordinateur à ordinateur, dans un format électronique standardisé.
Les documents échangés par EDI peuvent être de toutes sortes : bons de commande, factures, avis préalables à l’expédition, documents douaniers…
Une fois mis en place, l’EDI ne nécessite pas d’intervention humaine : les ordinateurs « communiquent » entre eux sans intermédiaire.
Zéro papier, zéro manipulation humaine
Avec l’EDI, plus besoin de transactions papier – fini les fax, les enveloppes timbrées, le tri manuel du courrier, l’archivage physique… – ni même d’envois par emails : les documents sont acheminés directement vers l’application pertinente du destinataire. Un bon de commande EDI sera ainsi automatiquement dirigé vers l’outil de gestion de commandes du destinataire.
Le fonctionnement de l’EDI
Prenons l’exemple d’un processus de facturation électronique entre deux entreprises dotées de solutions EDI.
À la réception d’un bon de commande, l’ERP d’un prestataire émet une facture, transformée automatiquement en message EDI par un logiciel dédié et transmise au client. La solution EDI du client reçoit la facture, extrait les données de facturation et les intègre automatiquement dans l’ERP client : le traitement de la facture commence immédiatement. L’intégralité du cycle de vie de la facture – depuis son édition jusqu’à son traitement – est donc dématérialisée et automatisée.
Les avantages de l’EDI
Moins d’erreurs : Avec l’EDI, plus de risque qu’un document s’égare, se détériore, soit illisible, mal interprété ou même mal rempli. En d’autres termes, plus d’erreurs humaines. Les documents EDI sont soumis à des normes strictes, gage de leur fiabilité. Selon le secteur d’activité des entreprises et leurs localisations géographiques, différentes normes EDI (EDIFACT, INOVERT, ANSI X12…) sont susceptibles d’être utilisées. Il est essentiel que les utilisateurs qui souhaitent échanger des messages EDI utilisent la même norme – qu’ils parlent la même langue, en quelque sorte – afin que les documents EDI soient traités correctement par leurs systèmes.
Un gain de temps colossal : L’EDI permet d’automatiser des tâches chronophages telles que la saisie manuelle des mêmes données dans différents logiciels. Fini également de souffrir de certains délais auparavant incompressibles (acheminement postal, traitement manuel de documents…). Ce qui pouvait prendre auparavant plusieurs jours est susceptible via EDI de se faire en quelques minutes ou heures.
Des économies : Moins d’erreurs – et donc moins de temps perdu à les réparer – et une vitesse de transaction grandement accrue permettent de réaliser d’importantes économies. Sans compter que tous les coûts associés aux transactions papier (consommables, stockage, frais postaux…) sont éliminés.
Une traçabilité parfaite : Les entreprises s’échangeant des documents EDI ont une visibilité totale sur l’ensemble des transactions réalisées, et ce en temps réel.
Une productivité accrue : Libérés par l’EDI de tâches rébarbatives et chronophages, les collaborateurs peuvent se concentrer sur la réalisation d’actions à forte valeur ajoutée.
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