Un workflow présente sous forme de flux les opérations à réaliser pour accomplir un projet plus large – on parle donc aussi de « flux de travail ». Un workflow d’approbation peut permettre d’automatiser un processus comme, par exemple, l’envoi d’un e-mail à un fournisseur lors du changement de statut d’une facture.
Le workflow et les procédures d’approbation associées vont créer une logique métier qui repose sur certains principes. Les règles du workflow attribuent des tâches à des utilisateurs ou mettent à jour certains champs, tandis que les processus d’approbation donnent la possibilité à des utilisateurs de soumettre à d’autres utilisateurs des documents à enregistrement sensible, comme des contrats ou des bons de commande.