Fatturazione elettronica tra privati: il sistema di interscambio (SDI)

Chi è interessato dall’obbligo

Il 1° luglio 2018 ha visto l’entrata in vigore, per le imprese che si avvalgono di subfornitori nel caso di gare di appalto pubbliche, dell’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico. A partire dal 1° gennaio 2019 tutte le società saranno assoggettate a tale obbligo, indipendentemente dal perimetro in cui operano: B2G (tra imprese e amministrazioni pubbliche), B2B o B2C, con la sola eccezione di società/professionisti operanti in regimi di vantaggio fiscale.

SdI: un sistema dedicato al controllo e alla trasmissione delle fatture elettroniche

Nell’ambito del processo di fatturazione elettronica, per garantire la convalida e la trasmissione delle fatture ai destinatari, è stata messa a punto una piattaforma specifica: il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, l’ente pubblico responsabile della conformità fiscale delle imprese.

Al ricevimento di una fattura sull’SdI, il formato viene controllato e ne viene attestata la validità presso la società trasmittente, prima dell’inoltro al destinatario. Se la fattura non è conforme ai requisiti tecnici stabiliti in materia di digitalizzazione, il trasmittente riceve una notifica di scarto.

Questo controllo riguarda esclusivamente il formato della fattura, non i dati in essa contenuti, e, in assenza della conferma di validità da parte del SdI, la fattura è bloccata e non può entrare nei circuiti di pagamento.

Formati per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche che transitano sull’SdI devono essere nel formato XML (eXtensible Markup Language) e soddisfare le modalità e le regole definite nelle specifiche tecniche. Esse possono includere una firma e degli allegati, le cui dimensioni non devono tuttavia superare i 5 MB.

L’invio delle fatture nell’SdI può avvenire con diverse modalità:

1. un file in formato XML per una sola fattura;
2. un file XML corrispondente a un lotto di fatture;
3. un file compresso in formato ZIP contenente uno o più file XML dei due tipi sopra menzionati. In questo caso, il SdI trasmette al destinatario tutti i file decompressi e non l’archivio zippato.

Invio delle fatture elettroniche

I canali di trasmissione lato trasmittente

Le fatture possono essere inviate all’SdI tramite vari canali:

1. Il servizio PEC è, come noto, un sistema di posta elettronica che consente la certificazione della data e dell’ora di trasmissione, la ricezione dei file e l’integrità del contenuto. È possibile utilizzare un indirizzo PEC certificato per l’invio di più file fino a 30 MB.
2. Il servizio SdICoop è un’applicazione collaborativa di tipo web service che utilizza il protocollo di protezione HTTPS. Questo canale è limitato all’invio di un solo file alla volta, le cui dimensioni non possono superare i 5 MB, e il suo utilizzo è consigliato in caso di strutture di piccole dimensioni.
3. Il servizio SdIFtp è un sistema di trasmissione dei dati basato sul protocollo FTP ed è pensato per le strutture più grandi: permette infatti di inviare più file fino a 150 MB.
4. Il servizio FatturaPA è un servizio web che consente di trasmettere file tramite il sito web dedicato. Per accedere al servizio è necessario disporre di credenziali Entratel o Fisconline oppure essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) emessa dall’Agenzia delle Entrate.

Modalità di trasmissione lato destinatario

Per poter ricevere il file, il destinatario della fattura deve essere obbligatoriamente designato al momento dell’invio del file al SdI. Sono possibili più casi:

1. il destinatario è già accreditato nel SdI e dispone di un indirizzo proprio;
2. il destinatario non è un fornitore accreditato, il trasmittente della fattura elettronica dovrà allora specificare un codice destinatario fornito dall’SdI o un codice destinatario PEC;
3. in caso di transazione B2C, il trasmittente dovrà indicare il codice destinatario 0000000. Superati i controlli, la fattura transiterà sull’SdI e verrà inoltrata. Spetterà al trasmittente inviare una copia elettronica o cartacea al destinatario.

Cosa cambia in caso di clienti stranieri?

Nelle transazioni transfrontaliere, fino a poco tempo fa i soggetti titolari di partita IVA utilizzavano lo Spesometro per inviare le fatture all’Agenzia delle Entrate. Da ora in poi, tutte le fatture emesse in B2B, inclusi i rapporti commerciali con l’estero, transiteranno sull’SdI e, per il momento, occorrerà continuare ad inviare ai clienti esteri le fatture in formato cartaceo/file.

Conservazione delle fatture nel tempo

Le fatture elettroniche inoltrate tramite il SdI saranno consultabili dai committenti e dai destinatari finali fino al 30 dicembre dell’anno successivo all’emissione. Ad esempio, una fattura inviata al SdI il 7 gennaio 2019 potrà essere consultata dal destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate fino a dicembre 2020.

È anche possibile stipulare un accordo con l’Agenzia delle Entrate per salvare gratuitamente le fatture nel sistema. In questo caso, la legge prevede che le fatture siano conservate in formato elettronico per 10 anni.

Intermediari per il recapito delle fatture elettroniche

Se la fattura elettronica può essere emessa direttamente dall’impresa tramite il SdI, sarà anche possibile utilizzare un fornitore terzo incaricato dell’invio e della ricevuta di consegna, ad esempio, studi di commercialisti, fornitori di servizi EDI, ERP, ecc.

In questo caso, la società incaricata del servizio (provider) sarà responsabile soltanto per i dati trasmessi e, nel caso in cui la società cliente utilizzi il servizio EDI per il trattamento delle fatture, il provider provvederà alla transcodifica della fattura da EDI a XML ed alla trasmissione di quest’ultimo formato a SdI.

Quali sono le differenze tra B2G e B2B per la fatturazione elettronica?

Accettazione e rifiuto delle fatture

In B2G, l’amministrazione pubblica può rifiutare una fattura emessa. Al contrario, in B2B una fattura convalidata dall’SdI non può essere rifiutata dal destinatario dal momento che il controllo IVA è stato effettuato e registrato. Tuttavia, in caso di errore è possibile emettere una nota di credito.

Firma elettronica

In B2G tutte le fatture emesse devono essere corredate da firma digitale. Questo obbligo non si applica tra privati (B2B).

Registrazione nel sistema SdI

Le amministrazioni pubbliche devono essere obbligatoriamente registrate nel SdI per trasmettere le fatture. Questo obbligo di registrazione non si applica alle imprese in B2B.

In Europa saranno interessate dalla fatturazione elettronica obbligatoria in B2G oltre 5 milioni di aziende, con un miliardo e mezzo di fatture registrate ogni anno. In Italia, l’estensione di questo obbligo al B2B accrescerà ulteriormente l’impatto di questa misura sulle imprese nazionali. Se, da un lato, va considerata l’emissione delle fatture, non bisognerà trascurare l’elaborazione delle fatture elettroniche ricevute. Per rispondere a questa problematica, le aziende devono poter contare su una soluzione software di gestione delle fatture elettroniche in grado di automatizzare le procedure di elaborazione.