Perché migrare il proprio WMS in cloud?

Con così tante opzioni offerte dal mercato e la varietà di modelli di implementazione disponibili, può risultare difficile selezionare il software di gestione magazzino più adatto alle proprie esigenze. In questo articolo analizzeremo due modelli di implementazione: in abbonamento (SaaS) e acquisto della licenza (on-premise), e discuteremo alcuni dei motivi per i quali la maggior parte delle attività di distribuzione e di produzione dovrebbe favorire il primo rispetto all’altro.

WMS: SaaS o licenza?

Quando si acquista un warehouse management system (WMS) attraverso un modello licenza, i licenziatari stanno di fatto acquisendo un prodotto che poi possiederanno. In genere, le aziende ottengono i diritti (spesso limitati) sul software e sul suo codice sorgente effettuando una spesa una tantum piuttosto elevata. Devono poi implementare il WMS su server privati, in locale o esternamente. Invece, abbonandosi a un WMS SaaS, gli operatori ottengono l’accesso al software e alle sue funzionalità, ma non possiedono il prodotto in sé. Il WMS rimane ospitato sui server del fornitore del servizio, a cui gli operatori accedono tramite Internet. Anziché corrispondere un costo iniziale, come con il modello licenza, le aziende pagano un canone mensile o annuale per l’utilizzo del software gestionale WMS e beneficiano dei servizi di assistenza e manutenzione del fornitore. Un’importante differenza tra i due modelli sta quindi nel fatto che una licenza consente agli operatori di acquistare e possedere un prodotto, ossia il WMS, mentre un abbonamento in modalità SaaS fornisce accesso al software e a una serie di servizi personalizzati. Le aziende che optano per la prima tipologia devono comunque acquistare questi servizi in aggiunta al programma di gestione magazzino stesso; un costo che, se sommato alla spesa iniziale elevata per l’acquisizione della licenza, può avere un impatto significativo sull’agilità finanziaria dell’organizzazione. Al contrario, un WMS in SaaS può essere fino al 30% più economico da implementare e gestire rispetto a una nuova soluzione on-premise.

Costo totale di possesso (TCO)

Si potrebbe obiettare che, nel tempo, i canoni di abbonamento rappresenteranno un TCO maggiore rispetto al modello licenza. Ma in realtà non è così. Ipoteticamente parlando, una soluzione WMS SaaS in esecuzione su un’infrastruttura locale potrebbe essere più costosa di un WMS acquistato; tuttavia dal momento che gli utenti in genere si orientano verso le soluzioni SaaS proprio per evitare le implementazioni on-premise, il TCO di un WMS SaaS sarà sempre notevolmente inferiore. È il caso, ad esempio, del software WMS di Generix. Nel determinare il TCO di una licenza WMS, le aziende devono considerare i costi di acquisizione della tecnologia e dell’infrastruttura necessaria per eseguire il software. Oltre all’hardware, devono prevedere anche la spesa legata ai continui interventi di manutenzione necessari a garantire che la soluzione funzioni sempre in modo ottimale. E dal momento che il sistema di gestione magazzino viene implementato su server privati, il TCO deve anche includere i costi di un team IT interno incaricato di sviluppare, integrare, supportare e migliorare la soluzione. Un WMS on demand è invece ospitato sui server del fornitore di servizi, il che fa risparmiare alle aziende l’onere dei costi appena menzionati. Con il SaaS, infatti, non vi sarà più necessità di dispendiosi aggiornamenti dell’infrastruttura o di un team IT interno specializzato. I canoni di abbonamento copriranno l’uso del WMS oltre ai servizi di assistenza e manutenzione offerti dal fornitore.

Minori tempi di commercializzazione

Un TCO più basso non è l’unico vantaggio offerto da un WMS in SaaS: infatti, poiché le applicazioni cloud-based sono già in funzione nei sistemi del fornitore di servizi, il WMS offerto in questa modalità richiede solitamente meno tempo per l’implementazione rispetto alle soluzioni on-premise. Questo vale anche per le aziende che già utilizzano un WMS on-premise: poiché il sistema non richiede la creazione di una nuova infrastruttura, la migrazione a un software gestione magazzino in SaaS sarà in genere più rapida rispetto all’implementazione dell’ultima versione del sistema tradizionale. I tempi di commercializzazione più rapidi si traducono in una riduzione delle interruzioni operative e in un ROI più veloce, due vantaggi secondari che depongono a favore della migrazione a un WMS in SaaS.

Maggiore scalabilità, flessibilità e adattabilità

Parlando dei servizi di manutenzione, vediamo cosa possono aspettarsi le aziende quando decidono di sviluppare e aggiornare il loro software di gestione magazzino. Poiché gli abbonati SaaS pagano per un servizio, e non per un prodotto, non devono attendere o spendere altre preziose risorse per beneficiare della versione e delle funzionalità più recenti del software. Il fornitore di servizi è infatti incentivato a sviluppare costantemente il suo prodotto: migliore è il servizio, maggiori sono le probabilità di mantenere e ampliare la propria base di clienti. E dal momento che la soluzione è ospitata sui server del fornitore, l’implementazione e l’integrazione di nuovi moduli avviene in genere in maniera molto agevole, per lo meno dal punto di vista dell’abbonato. Per contro, il modello licenza funziona in modo diverso. In questo caso, la principale fonte di guadagno degli sviluppatori di software proviene dalla vendita delle ultime versioni del WMS, pertanto per loro, dal punto di vista commerciale, non ha senso rilasciare nuove funzionalità fino a quando non è pronta una nuova e più completa release del programma per il magazzino da immettere sul mercato. Una scelta che per i licenziatari significa essere alla mercé degli sviluppatori in termini di scalabilità del sistema, con ulteriori implicazioni in termini di costi di implementazione e integrazione, che vanno ad aggiungersi al TCO della soluzione. Ma c’è anche un altro vantaggio, in un certo senso collaterale, legato al modello SaaS, con il quale si sviluppa naturalmente una relazione tra gli abbonati e il fornitore del servizio che attiva un circuito di feedback assai proficuo. Grazie ai costanti riscontri forniti dagli utenti, infatti, gli sviluppatori possono scalare la soluzione con moduli e funzionalità realmente adattati alle effettive esigenze dei clienti. La scalabilità per soddisfare la domanda, sia stagionale che di crescita, è di conseguenza molto più semplice ed economica rispetto alle soluzioni WMS on-premise. Nuove funzionalità e capacità sono abilitate dal fornitore di servizi su richiesta e non richiedono nuovi investimenti infrastrutturali. Questa eventualità appare molto meno probabile con il modello licenza, dove la relazione con il software vendor spesso termina non appena i termini del contratto sono stati soddisfatti. Quest’ultimo aspetto potrebbe spiegare in parte il successo riscosso da Generix con la soluzione Generix WMS in modalità SaaS. Sviluppando il sistema in collaborazione con utenti e partner esterni, gli ingegneri e gli sviluppatori di Generix hanno progettato una soluzione WMS completa di tutte le funzionalità inserita da Gartner nel suo Magic Quadrant. In breve, un WMS in SaaS offre la flessibilità e l’adattabilità di cui le aziende hanno bisogno per rimanere competitive e adattarsi alla domanda, oltre al fatto che la sottoscrizione di un abbonamento evita al CFO di imbattersi in grattacapi causati da costi imprevisti.

Costruzione di una rete globale in modo più efficiente

Come abbiamo notato in precedenza, un WMS in SaaS riduce i costi di infrastruttura rispetto a una soluzione on-premise e, per le aziende con una rete che si estende su molti territori e paesi, questa caratteristica rappresenta un vantaggio ancora più significativo. Infatti, creare un’infrastruttura che supporti un’architettura software ha costi non indifferenti, a maggior ragione se si pensa ad un’azienda con diverse sedi dislocate in più paesi. Si consideri inoltre che ogni nuova struttura richiede l’acquisto e l’implementazione dell’infrastruttura necessaria, il che fa lievitare i costi di espansione e rallenta il time to market. A tutto ciò si aggiungono le sfide di comunicazione: i dati ospitati in una parte del mondo devono essere accessibili con la stessa rapidità e facilità agli utenti che si trovano in località remote, affinché l’intera rete sia efficiente. Generix Group, fornitore di WMS in SaaS, dispone di un’infrastruttura cloud che si estende in tutto il mondo, con centri dati posizionati strategicamente per garantire alle aziende un accesso semplice, sicuro ed economico ai propri dati, con la possibilità di integrarli da qualsiasi nodo della rete.

Maggiore resilienza

I potenziali acquirenti a volte si preoccupano che un WMS in modalità SaaS, rispetto a un prodotto implementato su server locali, sia maggiormente a rischio di non essere disponibile nel caso qualcosa vada storto. Si tratta tuttavia di un timore infondato, poiché una soluzione SaaS spesso rappresenta la scelta più sicura tra i due modelli in termini di disponibilità. Nell’ambito di un modello in abbonamento, i fornitori del servizio si impegnano a sottoscrivere un service level agreement (SLA) in cui garantiscono l’uptime del sistema. Generix, ad esempio, assicura l’operatività del suo software gestionale per il magazzino (WMS) presso i clienti per il 99,9% del tempo. In caso di inconvenienti, il fornitore è interamente responsabile di provvedere a una soluzione e ha ogni possibile interesse a farlo nel minor tempo possibile. Invece, quando qualcosa va storto con un WMS on-premise o proprietario, le aziende devono farsi in quattro per trovare le risorse in grado di risolvere il problema. Se il team IT non è in grado di trovare una soluzione, un malfunzionamento del software per il magazzino potrebbe rallentare gravemente, se non interrompere completamente, le attività per ore in attesa dell’assistenza esterna. Assistenza che, naturalmente, costa risorse economiche.

Sicurezza

Agli albori della tecnologia cloud, si sentiva parlare di account privati violati e di contenuti sensibili condivisi su Internet senza consenso. Questi eventi hanno contribuito alla percezione che le applicazioni cloud non siano sufficientemente sicure. La verità, tuttavia, è che raramente la colpa è imputabile alla tecnologia cloud. I rapporti mostrano che almeno il 95% di tutte le violazioni della sicurezza è colpa degli utenti, non dell’applicazione stessa. È interessante notare che la sicurezza della tecnologia cloud sembra essere alla pari, se non migliore, di quella delle soluzioni on-premise. Gartner riporta che, fino al 2020, i carichi di lavoro dell’infrastruttura cloud pubblica hanno subito quasi il 60% in meno di incidenti di sicurezza rispetto ai data center tradizionali. Inoltre, con un’adeguata visibilità del cloud, strumenti di controllo e gestione dei permessi, le aziende che utilizzano un WMS in SaaS possono ridurre ulteriormente i rischi per la sicurezza. Questi sono solo alcuni dei vantaggi che si ottengono migrando a un WMS in SaaS.

Roadmap per una migrazione di successo

Quanto è facile migrare a un WMS in SaaS? La risposta a questa domanda varia a seconda della complessità e della maturità dell’architettura software in uso, oltre che dell’obiettivo finale che si intende raggiungere. La valutazione è il primo passo verso lo sviluppo di una solida strategia di migrazione: è necessario definire e raccogliere tutti i requisiti e i pre-requisiti per garantire che il WMS in SaaS si integri pienamente con l’architettura software e supporti adeguatamente le attività aziendali per gli anni a venire. Utilizzare un modello di Request For Proposal (RFP) per un WMS può essere uno strumento utile – in assenza di tale modello, è possibile utilizzare quello sviluppato dagli esperti di Generix Group. Tra le priorità figurano:

• Documentare accuratamente lo stato attuale dello stack tecnologico
• Valutare le prestazioni dell’infrastruttura e dell’architettura software attuali.
• Ricercare ed elencare tutte le funzionalità WMS richieste
• Elencare tutti i requisiti di integrazione, sia interni (ERP, TMS, MES, ecc.) che esterni (ad esempio, con applicazioni rivolte ai fornitori o ai clienti).
• Definire i KPI e i parametri di riferimento delle prestazioni.
• Identificare i rischi potenziali, le dipendenze e i vincoli di migrazione.

Una volta acquisita un’adeguata consapevolezza della situazione esistente, occorre pensare a ciò che si desidera ottenere: migrare tutte le applicazioni e i sistemi nel cloud? Oppure ottenere una soluzione ibrida, mantenendo alcuni sistemi in sede (come l’ERP, per esempio) mentre altri (il WMS, per esempio) nel cloud? È bene sapere che la migrazione dell’intera architettura software nel cloud massimizzerà i vantaggi della tecnologia SaaS. La presenza di tutti i sistemi nel cloud rende l’architettura del software più scalabile, adattabile ed economica. D’altra parte, migrare tutto in una volta può causare notevoli interruzioni operative. Ecco perché alcune aziende preferiscono migrare i propri sistemi in modo graduale. Un WMS in SaaS come quello di Generix può essere facilmente integrato con i sistemi e le applicazioni in sede. Una volta determinato il risultato finale desiderato, sarà possibile accertarsi che ogni modifica e miglioramento dell’architettura del software sia completato in vista delle fasi successive.

La soluzione chiavi in mano

Quando Microsoft si rese conto che Google Workspace, disponibile solo in modalità SaaS, stava guadagnando terreno rispetto alla sua suite Office, lo sviluppatore trasferì la soluzione su web e creò Office 365. Da allora, Microsoft è stata in grado di invertire la tendenza e consolidare la propria quota di mercato. Le soluzioni SaaS non sono una moda. Come abbiamo visto, il TCO, la scalabilità e la disponibilità rendono il modello in abbonamento una soluzione assai appetibile per le piccole e medie aziende e per quelle che possono contare su un accesso limitato ai capitali. Un WMS in modalità SaaS rappresenta una soluzione tecnologica vantaggiosa che offre tutto ciò di cui le aziende hanno bisogno per ottimizzare le proprie attività di magazzino.

Uno sguardo al futuro: WMS in SaaS, system integration e IIoT

È in costante aumento il numero di operatori della supply chain che si rivolgono all’Industrial Internet of Things (IIoT) per garantire la visibilità end-to-end delle merci, integrare ulteriormente le operazioni e ottenere le informazioni necessarie per prendere decisioni basate sui dati. Abbinato ad altre applicazioni e sistemi basati sul cloud, un WMS in SaaS come Generix WMS offre tutta l’agilità e l’adattabilità necessarie per soddisfare in modo efficiente gli obiettivi aziendali del momento e quelli che l’azienda prevederà di raggiungere in futuro. Infine, il modello SaaS favorisce l’instaurarsi di un rapporto continuativo e personalizzato con il fornitore di servizi. I fornitori sono fortemente incentivati a garantire che la soluzione funzioni al meglio, per evitare di perdere i clienti. Di conseguenza, il fornitore di WMS SaaS diventa spesso una sorta di partner commerciale, che contribuisce al raggiungimento degli obiettivi del cliente attraverso la gestione e l’assistenza della soluzione in base alle esigenze che si evolvono. Nel valutare le opzioni WMS in SaaS, è bene tenere a mente questo aspetto e cercare il fornitore più adatto. Infatti, in un mercato tanto competitivo, le aziende necessitano dei migliori partner possibili per conservare il proprio vantaggio.

Generix Group mette a disposizione dei clienti una serie di soluzioni appartenenti alla suite di prodotti Supply Chain Hub per creare efficienze sull’intera supply chain. Le soluzioni di Generix sono adottate in tutto il mondo e la nostra esperienza è stata maturata in oltre 25 anni di attività a livello internazionale. Ti invitiamo a contattarci per maggiori informazioni.