La digitalizzazione consiste nel sostituire i documenti cartacei con file digitali.
Esistono due tipi di digitalizzazione. La prima, detta “duplicativa”, parte da un supporto cartaceo esistente per produrre una copia digitale: è quanto avviene utilizzando uno scanner.
La seconda forma di digitalizzazione è chiamata “nativa”. In questo caso, non esiste un supporto cartaceo originale, i file sono generati direttamente da un software informatico (una fattura sarà prodotta da un sistema ERP, una busta paga da una soluzione di gestione delle paghe, ecc.)
Perché digitalizzare?
I vantaggi della digitalizzazione sono numerosi:
- Aumento della produttività: la digitalizzazione consente di automatizzare e rendere più affidabili molti processi che richiedono molto tempo: archiviazione di documenti, emissione di fatture, promemoria, ecc.
- Aumento della redditività: la gestione di un documento dematerializzato è molto meno costosa di quella di un documento cartaceo, che richiede la gestione umana, il materiale (carta, inchiostro, potenzialmente busta e francobollo) e l’archiviazione fisica. La digitalizzazione dei documenti contabili riduce i costi di fatturazione e i tempi di pagamento.
- Riduzione dello spazio impiegato: non è più necessario conservare la documentazione cartacea per diversi anni (a titolo di promemoria, il periodo di conservazione legale di una fattura è di 10 anni)! Gli ingombranti archivi fisici non sono più necessari, perché sostituiti da un’archiviazione digitale sicura.
- Riduzione del tempo impiegato: perdere tempo prezioso chiedendosi dove fosse archiviato un determinato documento è ormai un ricordo del passato. La digitalizzazione offre un’eccellente tracciabilità: tutti i documenti dematerializzati sono centralizzati in un’unica interfaccia di gestione – l’EDM (per la gestione elettronica dei documenti) – e classificati secondo regole precise e standardizzate.
- Agevolazione del lavoro collaborativo e del lavoro da remoto: i documenti digitali sono accessibili da remoto in modo condiviso a tutte le persone autorizzate a farlo. Tutti possono creare, modificare, annotare, convalidare, firmare e trasmettere documenti direttamente online.
Digitalizzazione delle fatture: un obbligo di legge
La fatturazione elettronica in Italia è già un obbligo di legge a partire dal 2014 quando è diventata obbligatoria per le operazioni commerciali con le Pubbliche amministrazioni centrali ed è stata estesa anche per quelle locali a partire dal 2015. Dal 1° gennaio 2019 è stata estesa anche tra privati, interessando quindi tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. A partire dal 1° luglio 2022 la fattura elettronica è obbligatoria anche per i regimi forfettari.