L’Electronic Data Interchange, meglio conosciuto con l’acronimo EDI, è un processo sicuro attraverso il quale le aziende trasmettono documenti tra computer in un formato elettronico standardizzato.
I documenti scambiati tramite EDI possono essere di qualsiasi tipo: ordini di acquisto, fatture, avvisi di pre-spedizione, documenti doganali, ecc.
Una volta configurato, l’EDI non richiede l’intervento umano: i computer “comunicano” tra loro senza intermediari.
Zero carta, zero gestione umana
Con l’EDI non c’è più bisogno di transazioni cartacee – niente fax, buste affrancate, smistamento manuale della posta, archiviazione fisica… – e nemmeno di e-mail: i documenti vengono inviati direttamente all’applicazione pertinente del destinatario. Un ordine di acquisto EDI sarà quindi automaticamente indirizzato allo strumento di gestione degli ordini del destinatario.
Come funziona l’EDI
Prendiamo l’esempio di un processo di fatturazione elettronica tra due aziende con soluzioni EDI.
Al ricevimento di un ordine di acquisto, l’ERP di un fornitore di servizi emette una fattura, che viene automaticamente trasformata in un messaggio EDI da un software dedicato e trasmessa al cliente. La soluzione EDI del cliente riceve la fattura, estrae i dati della fattura e li integra automaticamente nell’ERP del cliente: l’elaborazione della fattura inizia immediatamente. L’intero ciclo di vita della fattura, dall’emissione all’elaborazione, è quindi dematerializzato e automatizzato.
I vantaggi dell’EDI
- Meno errori: con l’EDI non c’è più il rischio che un documento vada perso, danneggiato, non sia leggibile, venga interpretato male o addirittura compilato in modo errato. In altre parole, niente più errori umani. I documenti EDI sono soggetti a standard rigorosi, che ne garantiscono l’affidabilità.
- A seconda del settore di attività delle aziende e della loro ubicazione geografica, è probabile che vengano utilizzati diversi standard EDI (EDIFACT, INOVERT, ANSI X12…). È essenziale che gli utenti che desiderano scambiare messaggi EDI utilizzino lo stesso standard – che parlino la stessa lingua, per così dire – in modo che i documenti EDI vengano elaborati correttamente dai loro sistemi.
- Notevole risparmio di tempo: l’EDI può automatizzare attività che richiedono molto tempo, come l’inserimento manuale degli stessi dati in software diversi. Inoltre, elimina la necessità di subire alcuni ritardi prima inevitabili (consegna postale, elaborazione manuale dei documenti, ecc.). Ciò che prima richiedeva diversi giorni ora può essere fatto in pochi minuti o ore grazie all’EDI.
- Risparmi: un minor numero di errori – e di conseguenza minor tempo dedicato alla correzione degli stessi – e una maggiore velocità delle transazioni si traducono in un risparmio significativo. Inoltre, vengono eliminati tutti i costi associati alle transazioni cartacee (materiali di consumo, stoccaggio, spese postali, ecc.).
- Tracciabilità completa: le aziende che scambiano documenti EDI hanno piena visibilità di tutte le transazioni in tempo reale.
- Aumento della produttività: grazie all’EDI, i dipendenti possono concentrarsi su attività di alto valore aggiunto, sgravati dai compiti più tediosi e dispendiosi in termini di tempo.