6 vragen om collaboratief voorraadbeheer volledig te begrijpen

Wat is collaboratief voorraadbeheer?

Collaboratief voorraadbeheer, ook wel pooling genoemd, is een variant op Shared Supply Management (SSM). Collaboratief voorraadbeheer bestaat uit het groeperen van verschillende fabrikanten rond hetzelfde leveringsproces. Deze werkwijze stelt fabrikanten met dezelfde klant en dezelfde plaats van levering van hun goederen in staat om samen te werken in een eenzijdige logistieke aanpak en één enkel circuit.

Collaboratief voorraadbeheer maakt een schaalvoordeel op de opslagkosten mogelijk voor zowel fabrikanten als distributeurs. Het resultaat: meer wendbaarheid en efficiëntie in de bedrijfsvoering, maar ook een beter voorraadbeheer. Het is dan ook logisch dat distributeurs als eerste fabrikanten aanmoedigen om voor collaboratief voorraadbeheer te kiezen.

Let op! Pooling kan niet bestaan zonder tussenkomst van een logistieke dienstverlener. Deze onderaannemer, die als schakel tussen de leverancier en de distributeur optreedt, neemt de productstromen geheel of gedeeltelijk voor zijn rekening. Een van de belangrijkste spelers in deze sector is FM Logistic.

Hoe is deze werkwijze tot stand gekomen?

Collaboratief voorraadbeheer is ontstaan uit twee initiatieven.

1. Het platform voor samenwerking en consolidatie. Om de aanpak volledig te begrijpen, is het essentieel om te beginnen met een concreet voorbeeld. Carrefour wilde zijn stromen beter beheersen en zijn logistieke keten optimaliseren. Het probleem is dat er te veel voorraad aan de kant van het bedrijf was, en het werken met kleine leveranciers die weinig of niet in staat waren om hun eigen voorraad goed te beheren. Carrefour deed daarom een beroep op een externe logistieke dienstverlener. Dit nieuwe proces maakte het mogelijk om een tussenplatform te creëren dat in staat is om de goederen van alle leveranciers te ontvangen. Zodra de voorraad, getransporteerd door een gedeelde bevoorradingsvrachtwagen, het platform verlaat, behoren de goederen toe aan Carrefour. Pooling is een groter voordeel voor het platform en voor de leverancier, maar ook voor Carrefour, waarvan de schappen goed gevuld zijn, op het juiste moment en op de juiste plaats.
2. De tussenkomst van logistieke dienstverleners. Om het model te vervolledigen was het nodig een entiteit te ontwikkelen die een magazijn en alle nodige middelen had, en die producten kon ontvangen, opslaan en verzenden naar een verkooppunt. De rol van de logistieke dienstverlener was ontdekt. Spelers zoals FM Logistic wilden een echte toegevoegde waarde bieden door de bevoorrading op zich te nemen. Dankzij het pooling systeem en hun bevoorradingscel kunnen ze zelf bepalen wat er op de vrachtwagens geladen moet worden in opdracht van de leveranciers, met inachtneming van de “spelregels” van de quota’s, de servicelevels en de voorraaddekking. Naast opslag en transport weet de logistieke dienstverlener dus ook hoe hij moet bevoorraden. Colgate heeft zich bijvoorbeeld afgescheiden van de bevoorradingsketen om een externe logistieke dienstverlener in te schakelen. De voordelen voor het merk zijn tweeledig: het besparen van geld en het verminderen van de ecologische voetafdruk door het bundelen van de bevoorrading.

Hoe werkt pooling?

Door het bundelen van de voorraden wordt de frequentie van de leveringen bevorderd, waardoor een beter beheer van de voorraden en de vraag wordt gewaarborgd. Met pooling gaan we van push naar pull modus.

Pooling is des te eenvoudiger omdat fabrikanten die aan hetzelfde productassortiment werken, hun klantenkring geheel of gedeeltelijk delen en/of een soortgelijk logistiek schema volgen. Dat komt door gemeenschappelijke opslagbeperkingen afhankelijk van het producttype dat op de markt wordt gebracht (cosmetica, kruidenierswaren, koelwaren,…).

Welke producten zijn het meest betrokken bij pooling?

Collaboratief voorraadbeheer betreft meestal fast moving consumer goods (FMCG). Door het mogelijk maken om ruimte te bundelen in gedeelde vrachtwagens, zal de pooling voorkomen dat de distributeur voorraden moet laden die hem veel geld kosten. Het resultaat is een vlottere en frequentere bevoorrading die ervoor zorgt dat de distributeur een beter en regelmatiger assortiment kan aanbieden in kleinere hoeveelheden.

Wat zijn de voordelen van collaboratief voorraadbeheer?

Vanuit het oogpunt van de leverancier zal collaboratief voorraadbeheer de logistieke kosten verlagen, maar ook de opslagcapaciteit van de fabrieken beperken. Zo gaan bijvoorbeeld 25 platformen en 25 verschillende ritten naar één platform en één rit: genoeg om de ecologische voetafdruk aanzienlijk te verkleinen.

Een ander voordeel is de totale zichtbaarheid, niet alleen op de verkoop, maar ook op de voorraad. Door een betere kennis van de producten die weggaan en blijven, kan de fabrikant de rotaties en dus het assortiment beter beheersen. Collaboratief voorraadbeheer opent ook de toegang tot meer volwassen logistiek voor kleinere leveranciers met beperktere financiële middelen. Deze leveranciers kunnen dan zelfs door grote retailers worden doorverwezen.

Aan de kant van de distributeur maakt pooling het mogelijk om een zeker machtsevenwicht te behouden. Bij dit systeem zijn het de leveranciers en logistieke dienstverleners die verantwoordelijk blijven zolang de goederen het logistieke platform niet hebben verlaten. De retailer hoeft dan alleen nog maar toe te zien op de goede gang van zaken en kan zo besparen op de personeelsbezetting. De retailer kan ook overwegen om extra verkooppunten te verkrijgen, tot twee of drie in het geval van een efficiënt collaboratief voorraadbeheer.

Aan de kant van de logistieke dienstverlener heeft het, naast een aanzienlijke vermindering van de CO2-uitstoot, een groot concurrentievoordeel.

Bestaan er verschillende werkwijzen? Welke zijn het meest geschikt voor welke situatie?

Er zijn twee soorten collaboratief voorraadbeheer: multipick en pooling. Afhankelijk van de regels voor het vullen van een vrachtwagen wordt er ook een onderscheid gemaakt tussen collaboratief voorraadbeheer met vaste verdeling en collaboratief voorraadbeheer met variabele verdeling, afhankelijk van het type product. Elke fabrikant moet het hele jaar door uitzonderingen beheren. Als gevolg daarvan kunnen de variabelen ook betrekking hebben op promoties, commerciële operaties en producten op de kop van de rekken. In dergelijke omstandigheden en wanneer verkoopagenten de goederen promoten, kan de push stroom het overnemen van de pull stroom. Met Pasen bijvoorbeeld, plaatsen distributeurs grote bestellingen voor chocolade bij fabrikanten. Ook in 2020, tijdens de Covid-19 lockdownperiode. Als gevolg daarvan moesten de distributeurs zich aan de regels van het spel houden en hun voorraden onverkochte chocolade op zich nemen zonder de mogelijkheid te hebben om door de fabrikant te worden teruggenomen.

Wat de situatie ook is, de logistieke dienstverlener moet altijd vooraf met zijn klanten beheerregels opstellen. Bovendien, of hij nu betrokken is bij een collaboratief voorraadbeheersysteem voor zijn klanten of een fabrikant die aan eenvoudig collaboratief voorraadbeheer doet, de logistieke dienstverlener moet kunnen vertrouwen op efficiënte bedrijfsoplossingen. Net als de door Generix Group ontwikkelde oplossing, maken sommige van deze oplossingen het mogelijk om standaardstromen, vaste hoeveelheden en promotionele stromen te combineren.