E-invoicing wordt steeds meer toegepast in Europa en de rest van de wereld: ontdek onze complete gids om er ook van te kunnen profiteren

Elektronische facturatie: een doelstelling van de Europese Unie

Als drijvende kracht achter de dematerialisatie van e-invoicing exporteert de Europese Unie dit nieuwe referentiesysteem geleidelijk naar de rest van de wereld, wat de ondernemingen voor ongekende uitdagingen plaatst.

De geleidelijke invoering van papierloze facturatie in de EU

De dematerialisatie van facturen, die door de Europese Unie wordt gestimuleerd, wordt geleidelijk in alle lidstaten ingevoerd, zowel voor B2G-facturen (aan overheidsinstanties) als voor B2B-facturen (tussen professionals).

Zo is de dematerialisatie van B2G-facturen in Nederland reeds verplicht sinds 2017 via het PEPPOL portaal. In België verloopt dit ook via PEPPOL maar wordt de verplichting geleidelijk ingevoerd tussen november 2022 en november 2023.

Uiteindelijk zal elektronische facturatie in alle Europese landen verplicht worden gesteld, elk met een eigen tijdschema. Een realiteit om nu al op te anticiperen voor zowel binnenlandse als buitenlandse bedrijven.

Ontdek in ons ebook alles over de verdere uitrol van de elektronische facturatie in Europa en de rest van de wereld.

Een standaard die zich uitbreidt naar de rest van de wereld

Ondanks de economische gevolgen van het conflict in Oekraïne blijft de Europese Unie een van de belangrijkste exporteurs ter wereld. Dankzij dit commerciële gewicht kan Europa ook zijn normen en standaarden op vele gebieden exporteren: voedselveiligheid, milieubescherming en handelsprocessen.

Hoewel het alleen het Europese vasteland betreft, breidt de verplichting om facturen te dematerialiseren zich geleidelijk uit naar de rest van de wereld, waardoor de commerciële spelers zich aan deze ontwikkeling moeten aanpassen. Het meest kenmerkende voorbeeld van deze invloed: in de Verenigde Staten liep tot eind 2022 een experiment om tot een gestandaardiseerd model voor elektronische facturatie te komen.

E-invoicing: voordelig voor zowel de administratie als de bedrijven

Hoewel de verplichting voor e-invoicing in de eerste plaats is ingevoerd om fraude te beperken, is het ook een kans voor bedrijven, mits zij erop voorbereid zijn.

Vereenvoudigde controles dankzij elektronische facturatie

Binnen de Europese Unie heeft e-invoicing één hoofddoel: de bestrijding van BTW-fraude. Daartoe maken elektronische facturen het de belastingautoriteiten gemakkelijker om:

• de btw-plichtige bedrijven op te lijsten;
• de transactiegeschiedenis van alle ondernemingen die onder de wet vallen te raadplegen;
• fraude te onderscheiden van eenvoudige rapportagefouten.

134 miljard euro Dat is het bedrag aan misgelopen btw-inkomsten dat de Europese Unie voor 2019 raamt. Daar zijn vele redenen voor: fraude, belastingoptimalisatie, faillissementen, …

Geoptimaliseerde processen door e-invoicing

De verplichting om elektronische facturen te gebruiken is echter ook een kans voor de betrokken ondernemingen, zowel uit economisch als uit organisatorisch oogpunt.

Meer dan 6 op 10 bedrijven geloven dat de traceerbaarheid en de betrouwbaarheid worden verbeterd door e-invoicing.

• Geautomatiseerde aangiften dankzij de doorgegeven facturatiegegevens.
• Gestandaardiseerde en conforme facturatie door standaardisering van de normen voor alle bedrijven.
• Goedkoper factureren dan met papieren verwerking.

De noodzaak om de facturatie in overeenstemming te brengen

Om aan dit nieuwe regelgevingskader te voldoen en er voordeel uit te halen, moeten bedrijven die eraan onderworpen zijn, vooruitgang boeken op drie belangrijke gebieden.

• Kies een protocol: elektronische handtekening, elektronische gegevensuitwisseling (EDI), betrouwbaar audit parcours… allemaal oplossingen waarmee u de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van uw elektronische facturen kunt garanderen. De uitdaging? De oplossing kiezen die het best past bij uw beperkingen.
• Een verzendingsmethode kiezen: om uw facturen naar de ontvangers te sturen, kunt u ze manueel invoeren op het officiële platform, kiezen voor een automatische verzending via uw ERP-systeem (enterprise resource planning) of een erkend platform van derden gebruiken. De keuze die u maakt, hangt af van het volume van de facturen.
• Over de juiste gegevens beschikken. Bij e-invoicing is het belangrijk dat de door te geven gegevens goed zijn voorbereid in de facturen: gegevens die zijn aangepast aan de verschillende normen en de toepassing ervan in de betrokken landen.

Wil je meer weten?

Download het ebook over het algemene gebruik van elektronische facturatie