Elektronische facturatie moet bedrijven in Spanje beschermen

Spanje heeft al een elektronisch btw-aangiftesysteem (“SII”) en zal in het najaar van 2024 parallel overgaan op een e-factureringssysteem als een enkel, systematisch middel om commerciële transacties tussen professionals uit te voeren. Sinds 2015 is e-facturering verplicht in het land voor transacties tussen bedrijven en overheidsdiensten (B2G). Tussen bedrijven onderling vereist het gebruik van gedematerialiseerde facturen echter de toestemming van de ontvanger.

Bedrijfsontwikkeling aanmoedigen

Onder auspiciën van het Ministerie van Economie en Digitale Transformatie gaat de wet “Crea y crece” (Creëer en Geloof) daar verandering in brengen. Het doel is om zowel belastingfraude als buitensporig lange betalingstermijnen te bestrijden, die vooral schadelijk zijn voor kleine bedrijven, met de bijbehorende risico’s op faillissement.

“Deze wet zal het mogelijk maken om het opstarten van bedrijven en de wetgeving te vereenvoudigen, fraude te bestrijden door de traceerbaarheid van betalingen te verbeteren, de groei van bedrijven aan te moedigen en hun ontwikkeling te ondersteunen door middel van participatieve financiering of durfkapitaal,” legt Diana Salazar, Senior Sales Account Manager bij Generix Spanje, uit. De tekst voorziet ook in het opstellen van een lijst van bedrijven die zich niet hebben gehouden aan de wettelijke betalingstermijnen. Er zal een orgaan worden opgericht om de betalingstermijnen te controleren en verantwoordelijk te zijn voor het bevorderen van goede praktijken. Bedrijven met betalingsachterstanden krijgen geen toegang tot overheidssubsidies”.

De wet bepaalt ook dat een bedrijf dat een elektronische factuur ontvangt, het bedrijf dat de factuur uitreikt op de hoogte moet brengen van de status van de factuur: aanvaarding of verwerping, verwachte betaaldatum, werkelijke betaaldatum.

Een roll-out in twee fasen

Spanje heeft gekozen voor een technische architectuur die vergelijkbaar is met die van Frankrijk, met de verplichting om B2B-facturen te registreren en door te sturen via goedgekeurde particuliere platforms of een openbaar platform, beheerd door de nationale belastingdienst, dat de officiële indiening van e-facturen zal garanderen. De fase van voorstellen en overleg tussen het ministerie van Economische Zaken, dematerialisatiedienstverleners en bedrijven is begin juli 2023 afgerond. Zodra de definitieve regelgeving bij koninklijk besluit is vastgesteld, zal de systematische e-facturering tussen bedrijven in twee fasen worden ingevoerd, op basis van een drempel van 8 miljoen euro:

• Bedrijven met een jaaromzet van minder dan dit bedrag krijgen twee jaar de tijd om al hun facturen om te zetten naar digitaal formaat.
• Wie jaarlijks meer verkoopt dan dit bedrag, krijgt één jaar de tijd.

Het Koninklijk Besluit zou aan het einde van het eerste kwartaal van 2024 gepubliceerd kunnen worden.

Bedrijven bereiden zich voor

Generix Spanje heeft een enquête uitgevoerd waarin bedrijven gevraagd werd naar hun mate van voorbereiding op de hervorming. 54% van de grote bedrijven antwoordde “ja, zeker” op de vraag “Zou u in staat zijn om elektronische facturering te implementeren binnen de door de wet gestelde termijnen? Op dezelfde vraag antwoordde 56% van de kleine bedrijven “ja, waarschijnlijk”, wat wijst op een minder optimistische perceptie. “Dit gebrek aan vastberadenheid kan het gevolg zijn van de budgettaire beperkingen waarmee dit soort bedrijven te maken kan hebben, waardoor het moeilijk is om te investeren in technologie en de opleiding van personeel. Ondanks hun wens om aan de regelgeving te voldoen, hebben ze misschien meer tijd en moeite nodig om dit effectief te doen”, legt Diana Salazar uit. Bovendien zegt 29,3% van de grote bedrijven al een oplossing voor elektronische facturatie te hebben gekozen om aan de wet te voldoen, tegenover 9,4% van de kleine bedrijven. Bovendien is 31,7% van de grote bedrijven van plan om in de laatste vier maanden van 2023 voor een elektronische facturatieoplossing te kiezen, terwijl slechts 12,5% van de kleine bedrijven van plan is hetzelfde te doen. In dit verband stelt Diana Salazar dat “de resultaten van dit onderzoek laten zien dat grote bedrijven in Spanje sneller en met meer urgentie handelen bij het implementeren van elektronische facturatie, wat erop wijst dat ze zich bewust zijn van de deadlines die door de wet zijn vastgesteld. Ze ondernemen dan ook stappen om deze deadlines te halen”. DIANA SALAZAR

Senior Sales Account Manager