Inkomende facturen: hoe hun circulatie binnen de onderneming optimaliseren?

Het lange traject van een papieren factuur

Hoe verloopt de verwerking van een inkomende factuur gewoonlijk in een onderneming?

1. Het begint allemaal met de ontvangst van de factuur, die nog steeds heel vaak per post in papieren vorm binnenkomt.
2. De afdeling die het ontvangt, dateert de factuur en stuurt het samen met de stapel post door naar de boekhoudafdeling, scant het eventueel om het per e-mail te verzenden. In dit stadium kan een factuur soms verkeerd worden opgemaakt.
3. Deze zal dan worden geanalyseerd door een werknemer van de boekhoudafdeling, die een tijdrovende taak zal moeten verrichten met weinig toegevoegde waarde wegens het ontbreken van geschikte digitale apparatuur, d.w.z. alle gegevens vermeld op de factuur controleren. Hij moet zich ervan verzekeren dat de informatie overeenstemt met de geplaatste bestelling (identiteit van de leverancier, gekozen producten, prijzen, kortingen …) en met de verrichte levering (ontvangen hoeveelheden…) alvorens de gegevens manueel in de boekhoudsoftware in te voeren, waarbij het risico bestaat dat tijdens het proces invoerfouten worden gemaakt.

Opgepast voor vertragingen

Indien er een verschil is met de in de bestelling of levering vermelde gegevens, zal, na onderzoek, de factuur per post naar de afzender moeten worden teruggestuurd alvorens een nieuwe ronde te beginnen. Indien daarentegen geen onregelmatigheden worden vastgesteld, kan de factuur worden toegezonden aan de besluitvormers, die eventueel verschillende malen door de boekhoudkundige dienst moeten worden aangemaand om de “goedkeuring voor betaling” te verkrijgen. Zij zullen dan de betaling valideren en de factuur zal worden gearchiveerd. Pas op, deze aanmaningen vereisen niet alleen een soms herhaalde actie van de kant van de werknemer, maar kunnen ook leiden tot uitstel van betaling, hetgeen de relatie met de leveranciers kan verslechteren, of zelfs kan leiden tot het betalen van boetes.

Vergemakkelijken van de verwerkingsstappen

Denk je dat deze beschrijving overdreven is? Toch is dit wat nog steeds gebeurt in veel bedrijven die traag zijn met het overwegen van volledige en geautomatiseerde dematerialisatie van hun inkomende facturen. Volgens de Global Digitisation Barometer, die in juni 2021 werd onthuld, gelooft slechts 20% van de bedrijven dat zij klaar zijn om de sprong te wagen. Toch zijn de voordelen duidelijk. Volgens een Eway-studie uit 2018 kan een accountant 6.000 papieren facturen per jaar verwerken, tegenover 90.000 met behulp van een digitale oplossing. De cyclus voor de verwerking van facturen wordt teruggebracht van gemiddeld 15 dagen tot 3 dagen.

Controle op naleving

Zodra de facturen zijn ontvangen, moeten zij worden omgezet in een compatibel digitaal formaat om automatische verwerking mogelijk te maken. De AP Automation module van het aanbod Invoice Services biedt deze functionaliteiten aan dankzij een software genaamd OCR, die de gegevens in de afbeelding opspoort en vastlegt. Deze gegevens worden vervolgens automatisch door de tool gecontroleerd:

• Verificatie van het bestaan van verplichte informatie (datum van uitreiking van de factuur, identiteit van de leverancier, beschrijving van het product…);
• Anti-fraude controles (Is het bestaan van de leverancier bewezen? Is het bedrijf failliet? Is het reeds een verwerkte factuur?…);
• Bedrijfscontroles (ordernummer, rekeningtoewijzing, artikelcode…).

Als alles correct is, wordt een digitaal origineel aangemaakt dat door de oplossing gedurende 10 jaar wordt gearchiveerd.

Facturen en bestellingen verwerken

De gegevens worden vervolgens gecontroleerd door een automatisch reconciliatiesysteem met de gegevens van de bestelling en de goederenontvangst. Door kruiscontrole van de gegevens wordt, indien geen grote problemen worden vastgesteld, de betaling automatisch verricht op de geplande datum. Anderzijds, als discrepanties worden ontdekt of als aansluitingen niet mogelijk zijn (deelleveringen, facturen zonder bestellingen…), zet de tool goedkeuringsworkflows in werking. Deze workflows kunnen worden gepersonaliseerd, aangezien het mogelijk is de besluitvormer aan te wijzen die belast is met de tussenkomst, alsook de taken die hij of zij mag uitvoeren, om snel te komen tot een afwijzing of een vereffening met de boekhoudkundige registratie ervan. Een proces dat efficiëntie en veiligheid combineert!