Supplier portal, efficiëntie door samenwerking

Het beheer van de aankopen en de facturatie met de leveranciers is een proces dat een aanzienlijke werklast vergt van de administratieve diensten van het bedrijf. De correcte ontvangst van facturen, de matching met de oorspronkelijke bestellingen, eventuele wijzigingen, het verkrijgen van autorisaties, de bevestiging aan leveranciers,… zijn tal van functies die duidelijk van invloed zijn op de prestaties van de administratie van een onderneming, dus als we die kunnen automatiseren, zullen we aanzienlijke economische en tijdsbesparingen realiseren, die bovendien op zeer korte termijn merkbaar zijn.

Met de oplossingen om het beheer van deze leveranciers te automatiseren, zoals het Generix Supplier Portal of het Purchase to Pay (P2P) Portal, kunnen we de inkoop- en administratieve processen met deze partners digitaliseren en automatiseren.

Tot nu toe was dit type oplossing meestal beperkt tot het beheer van leveranciers met een groot volume, die gewoonlijk over EDI-systemen (Electronic Data Interchange) beschikken. Portals zoals Purchase to Pay (P2P) van Generix maken het echter gemakkelijk om het beheer van alle soorten leveranciers te automatiseren, ongeacht hun technologische mogelijkheden, met meerdere integratiemogelijkheden, zelfs handmatig.

Deze portals worden in feite een gezamenlijke werkomgeving met alle leveranciers, die volledig op de hoogte worden gehouden van de evolutie van hun verkoop, vanaf de bestelling tot het moment van betaling van de factuur, door alle documenten te publiceren. Dit maakt de relatie met de leverancier transparanter, bevordert de samenwerking en verbetert de relatie tussen beide bedrijven. Dit is een van de voordelen ten opzichte van andere oplossingen doordat het administratief beheer met alle soorten leveranciers wordt geautomatiseerd, zonder uitzonderingen.

De Supplier Portal omvat alle stadia van het leveranciersbeheer, van de lancering van de bestelling tot de facturatie, en dit met volledige traceerbaarheid in elk stadium van validatie, ontvangst, enz. Kortom, het biedt End-to-End zichtbaarheid van alle bestanden en bewerkingen in real time.

De besparingen die kunnen worden gerealiseerd dankzij de mogelijkheid om te automatiseren, processen te verbeteren, enz. lopen op tot 50% ten opzichte van handmatige vormen van beheer.

Het leveranciersportaal heeft een aantal functies die duidelijk gericht zijn op verkorting van de verwerkingstijden en optimalisering van het beheer:

• Het stelt leveranciers in staat zichzelf te registreren zodat het team minder taken heeft.
• Het accepteert de uitwisseling van documenten in alle formaten (EDI, PDF, CSV, enz.).
• Het verzamelt automatisch de verschillende documenten in het aankoopproces (bestelling, leveringsbon, contract,…) door prioriteitsniveaus en tolerantiedrempels toe te passen.
• Het genereert statusrapporten met traceerbaarheid en tijdlijn voor elke factuur.
• Het biedt verschillende criteria voor het lokaliseren en selecteren van facturen (aard, velden, bedragen,…).
• Het vergemakkelijkt het opzetten van geautomatiseerde workflows voor processen van de crediteurenadministratie.
• Hiermee kunnen voorwaarden voor contante korting worden toegepast

Om automatisering en verbinding met de leverancier gemakkelijk, direct en erkend te maken, heeft het ook een eigen chatservice en biedt het een manier om gepersonaliseerde berichten naar de leverancier te sturen.

De supplier portal is een van de tools die de relatieprocessen met partnerbedrijven het meest effectief kunnen verbeteren, dankzij de flexibiliteit, de gebruiksvriendelijkheid en de verbeterde transparantie. Daardoor verbetert ook de efficiëntie van de processen die ogenschijnlijk eenvoudig zijn, maar die het bedrijf aanzienlijke middelen kunnen ontnemen, zowel economisch als op vlak van personeel als in tijd. Voor meer informatie over ons leveranciersportaal kunt u contact met ons opnemen.