Het woordenboek voor e-invoicing

OVERZICHT

Aankoopfactuur Automatische controle B2C, B2B, B2G Business Expert Group Centrum voor Cybersecurity België (CCB) Certificate authority Days sales outstanding (DSO) DG Digitale Transformatie van de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) Digitale kluis Dynamic discount eIDAS verordening E-invoice Electronic Data Interchange (EDI) Elektronische handtekening E-reporting European E-invoicing Service Providers Association (EESPA) Goedkeuringsworkflow GS1 Hermes platform Integriteit Interoperabiliteit Mercurius platform Optical Character Recognition (OCR) PEPPOL Post-audit clearance Qualified Electronic Signature Reverse factoring Richtlijn 2014/55/EU SAF-T Smart PDF Split payment Time stamping UBL UN/CEFACT CII Verkoopfactuur Web scraping XML-formaat

Aankoopfactuur

Een factuur is een koopcontract. Het certificeert het eigendom of de dienst die een leverancier moet leveren of uitvoeren voor een klant in ruil voor een bepaald bedrag. Om aan de voorschriften te voldoen, moet het verschillende elementen bevatten: naam en adres van de klant en de leverancier, datum van aankoop, BTW-nummer, uniek factuurnummer, intracommunautair BTW-nummer,… Een factuur is ook en vooral een boekhoudkundig document. Let op: afhankelijk van de aard van de aankopen moeten verbruiksgoederen, duurzame goederen en diensten in afzonderlijke rekeningen worden geregistreerd.

Er bestaan verschillende soorten aankoopfacturen:

• Eenvoudig zonder korting;
• Met commerciële of financiële korting, berekend vóór de btw;
• Met bijkomende aankoopkosten zoals transportkosten;
• Verzekeringen of commissies;
• Met voorschotten en voorafbetalingen

Automatische controle

De automatische controle wordt gebruikt om de overeenkomst tussen facturen, aankooporders en ontvangen goederen te controleren. Soms zijn er discrepanties of afwijkingen tussen deze gegevens, die onder andere het gevolg kunnen zijn van invoerfouten of vergissingen.

De automatische controle is dus een bewakings-, vergelijkings- en controleoperatie die het mogelijk maakt om inconsistenties op te sporen en vervolgens de oorzaak te onderzoeken. Het uiteindelijke doel is om de nauwkeurigheid van een boekhoudsysteem te waarborgen. ERP software kan dit proces voor bedrijven vergemakkelijken.

B2C, B2B, B2G

B2C, BtoC of Business to Consumer, vertegenwoordigt bedrijven die zich richten op particulieren, zoals een gespecialiseerd bedrijf (boekhandel, kledingwinkel,…) of een supermarkt. De verkoop van producten of diensten gebeurt rechtstreeks met klanten voor persoonlijk gebruik.

B2B, BtoB of Business to Business, verwijst naar een bedrijf dat professionele diensten aanbiedt aan andere bedrijven. Klanten van B2B-bedrijven zijn op zoek naar echt partnerschap met de dienstverlener. Het aan- en verkoopproces is langer dan bij B2C. De B2B-factuur is dus een factuur die tussen bedrijven wordt verzonden.

B2G, BtoG of Business to Government, betreft bedrijven die een deel of het geheel van hun bedrijfsactiviteiten wijden aan overheidsorganisaties. De verkoop- en aankoopprocessen zijn minder flexibel dan bij B2C en B2B: de contracten worden ondertekend na een aanbesteding waarbij de bedrijven officiële documenten (bestekken, certificering van milieunormen,…) moeten overleggen en zicht aan meer strikte processen moeten voldoen.

Business Expert Group

In 2016 organiseerde het VBO in overleg met de IT-sector en de overheid een expert group voor een stevig draagvlak om e-facturatie algemeen in te voeren. In die expert group zetelen ondernemingen, overheden, aanbieders van oplossingen, boekhoudfederatie,… met als doel om concrete oplossingen voor problemen van ondernemingen bij de implementatie van elektronische facturatie.

Permanente leden van deze groep zijn Agoria, Coca-Cola, Codabox, Colruyt, Delhaize, GS1 Belux, het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Proximus, de FOD Financiën en de FOD BOSA. Occasioneel nemen verschillende andere organisaties deel aan de activiteiten.

Centrum voor Cybersecurity België (CCB)

Het Centrum voor Cybersecurity België is de nationale autoriteit voor cyberveiligheid in België. Naast superviseren en coördineren waakt het CCB over de toepassing van de Belgische cyberveiligheidsstrategie. Door optimale informatie-uitwisseling kunnen bedrijven, de overheid, aanbieders van essentiële diensten en de bevolking zich gepast beschermen. Op 10 oktober 2014 is het CCB opgericht met een Koninklijk Besluit en het staat onder het gezag van de Eerste Minister.

Certificate authority

Certificate authority is een betrouwbare derde partij die een cryptografische sleutel kan leveren om de identiteit van de afzenders en de uitgewisselde gegevens te garanderen en te verifiëren. Het geeft digitale certificaten af om de bescherming van digitale uitwisselingen, de authenticatie van gegevens en handtekeningen, maar ook de encryptie te garanderen.

Er zijn drie soorten certificaten:

• SSL-codering certificaat, dat de integriteit van de veiligheid van de gegevens die worden uitgewisseld tussen een website en de browser met behulp van het HTTPS-protocol garandeert;
• Authenticatie certificaat, waarmee de identiteit van de afzenders kan worden geverifieerd.
• Handtekening certificaat, dat de waarde van de handtekening op een elektronisch document garandeert.

Elke Certificate authority geeft een elektronisch certificaat af dat de identiteit van een aanvrager en de veiligheid van de gegevens garandeert.

Days sales outstanding (DSO)

DSO (Days Sales Outstanding) is een van de onderdelen van het werkkapitaal. Het is een prestatie-indicator die de gemiddelde betalingstermijn van een klant aangeeft. Het is nuttig, en zelfs noodzakelijk op het gebied van inning, financiën en boekhouding.

DSO geeft aan hoeveel tijd een bedrijf nodig heeft om een betaling te innen op het moment dat de factuur wordt uitgereikt. Het doel is dus om het DSO zoveel mogelijk te verlagen: als het laag is, betekent dit dat de inningsperiode acceptabel is. Met behulp van deze prestatie-indicator kunnen bedrijven de efficiëntie van inningstechnieken nauwkeurig meten en verbeterpunten identificeren. De boekhoudkundige methode en de methode van vermindering van het kapitaal (of count back) zijn de twee manieren waarop een onderneming haar DSO berekent.

• De boekhoudkundige methode: het evalueren, over een bepaalde periode, van de verhouding tussen de omzet en de vorderingen.
• De count back methode: elke maand wordt de omzet (inclusief belasting) afgetrokken van het uitstaande bedrag tot aan de terugbetaling voordat het aantal dagen van de overeenkomstige maanden wordt opgeteld.

DG Digitale Transformatie van de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA)

Het directoraat-generaal Digitale Transformatie ondersteunt de regering en de federale organisaties bij hun digitalisering. Het DG is een drijvende kracht achter de evolutie en de digitale hervormingen van de federale overheid. Hun taak is advies verlenen en projecten uitwerken in verband met de nieuwe technologieën, met bijzondere aandacht voor burger en bedrijf. Sinds 2016 is de DG Digitale Transformatie van BOSA de Belgische Peppol Authoriteit.

Digitale kluis

Een digitale kluis is een ruimte waar belangrijke documenten elektronisch worden opgeslagen. Deze ruimte moet veilig en vertrouwelijk zijn en een optimale archivering bieden om niet alleen te zorgen voor een goede uitwisseling van gegevens, maar ook om bescherming te bieden tegen incidenten zoals inbraak, storing of verlies van gegevens.

Het belang ervan ligt vooral in de efficiëntie van het back-up en beveiligingssysteem, maar een digitale kluis moet ook zeer sterke ergonomische en gebruikersgaranties bieden (ook bekend als de “bewijswaarde”). In het bijzonder moet rekening gehouden worden met het volgende:

• De interoperabiliteit;
• De prestaties van de infrastructuur op het gebied van authenticatie;
• Het vermogen van de aanbieder om de betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen en deze te herstellen.

Dynamic discount

Dynamic discount of dynamische korting duidt een reeks voorwaarden aan die het mogelijk maken om een betaling tussen een koper en een leverancier te versnellen tegen een korting. Met de dynamische korting voor contant kunt u de betalingsvoorwaarden bepalen die de korting voor contant automatisch laten variëren naargelang de datum van de vervroegde betaling. Dus hoe eerder de betaling wordt gedaan, hoe groter de korting.

Het geeft zowel de afnemer als de leverancier de mogelijkheid om een vervroegde betalingsdatum overeen te komen met een korting in het geval van een eenmalige betaling. Bij gebrek aan contractuele of vooraf vastgestelde voorwaarden voor vervroegde betaling of wanneer de betalingsdatum niet overeenkomt met de vastgestelde kortingsvoorwaarden, kunnen dynamic discount methoden worden gebruikt voor transacties tussen ondernemingen. Met deze methoden kunnen leveranciers eerder worden betaald en kunnen kopers het aantal en de omvang van de kortingen die zij ontvangen laten fluctueren.

In de Supply Chain kan de verkoper met dynamic discount een korting toekennen voor de vroegtijdige betaling van facturen. In deze context zijn het bedrag van de vermindering en de betalingsvoorwaarden vrij en snel onderhandelbaar.

eIDAS verordening

Verordening 910/2014, bekend als eIDAS, waarborgt de veiligheid van elektronische transacties in de interne markt van de Europese Unie. Het stelt gemeenschappelijke voorwaarden vast tussen burgers, bedrijven en overheden om de authenticiteit van digitale gegevens en interacties te waarborgen. De belangrijkste gebruikers van de eIDAS-verordening zijn overheidsorganen en betrouwbare dienstverleners in de EU. Met de opkomst van de digitale markt vergemakkelijkt de eIDAS-verordening de handel: zij zorgt voor de veiligheid van elektronisch ondertekende documenten en voorziet de intrekking van Richtlijn 1999/93/EG.

E-invoice

Een elektronische factuur of e-invoice, is een papierloos document dat door een leverancier aan zijn klanten wordt verzonden via een beveiligd geautomatiseerd gegevensplatform voor transacties. Dankzij de wettelijke erkenning van de elektronische handtekening bespaart e-invoicing tijd en fysieke opslagruimte. Opgelet: of het nu gaat om een gedematerialiseerde of een papieren factuur, een factuur moet altijd bepaalde gegevens vermelden om conform te zijn en in aanmerking te komen voor btw-vermindering (handtekening, kosten, berekening van de btw,…).

Electronic Data Interchange (EDI)

EDI laat partnerbedrijven toe om facturen, offertes, aankooporders,… in gedematerialiseerde vorm uit te wisselen, ter vervanging van de fysieke uitwisseling van documenten. De communicatie van deze documenten gebeurt volgens een gestandaardiseerd elektronisch formaat, en alleen tussen computers die met elkaar verbonden zijn via speciale verbindingen, of via een privaat netwerk of een netwerk dat een toegevoegde waarde kan hebben (VAN).

Internationale referentiestandaarden zoals EDIFACT en XML syntax talen worden gebruikt om de gegevens te structureren. Voorafgaand aan elke verzending moeten de bedrijven het eens worden over de voorwaarden van de normen en de versies. Mits aan deze voorwaarden wordt voldaan, kunnen alle commerciële documenten in elektronische vorm via EDI worden uitgewisseld. Het resultaat: lagere kosten en minder fouten, snellere verwerking en betere relaties met de handelspartners.

Elektronische handtekening

Een digitaal document kan door één enkel authenticatiesysteem worden ondertekend: de elektronische handtekening. In tegenstelling tot de handgeschreven versie, die visueel is, bestaat de elektronische handtekening uit een reeks karakters. De elektronische handtekening heeft kenmerken als een traditionele handtekening: ze bestaat uit het gebruik van een betrouwbaar identificatieproces dat het verband met de akte waaraan zij gehecht is, garandeert. De elektronische handtekening markeert, net als een traditionele handtekening, de instemming van de ondertekenaar. Een digitaal ondertekend document kan echter niet worden vervalst: de authenticiteit ervan wordt dan ook gevalideerd door een elektronische zegel, wat garanties van een traditionele handtekening vergroot.

E-reporting

E-reporting of realtime rapportering verwijst naar architecturen waarin een overheid verplicht om de factuurgegevens die met klanten of leveranciers worden uitgewisseld, op een centrale server die door de belastingdienst wordt beheerd, aan te geven. Het is een uittreksel van gegevens waarmee de administratie de controles kan automatiseren en btw-fraude kan bestrijden. Afhankelijk van het land worden de rapporteringsdossiers dagelijks, maandelijks of trimestrieel verstuurd.

European E-invoicing Service Providers Association (EESPA)

EESPA is een non-profit handelsvereniging die in 2011 is opgericht. Ze opereert op Europese schaal om providers van e-invoicing diensten te promoten en heeft vandaag de dag meer dan 60 leden en medewerkers. De rol van EESPA is het leveren en ontwikkelen van bepaalde diensten voor haar leden. Waaronder:

• Vertegenwoordiging van de industrie;
• Betrokkenheid bij het publieke politieke debat;
• Bevordering van e-invoicing en interoperabiliteit;
• Promotie van best practices in Europese fora.

Goedkeuringsworkflow

Een workflow presenteert in de vorm van een stroom de handelingen die moeten worden uitgevoerd om een groter project te realiseren. Een goedkeuringsworkflow kan worden gebruikt om een proces te automatiseren, zoals het sturen van een e-mail naar een leverancier wanneer de status van een factuur verandert.

De workflow en de bijbehorende goedkeuringsprocedures zullen een bedrijfslogica creëren die gebaseerd is op bepaalde principes. Workflowregels wijzen taken toe aan gebruikers of werken bepaalde velden bij, terwijl goedkeuringsprocessen gebruikers in staat stellen om registratiegevoelige documenten, zoals contracten of inkooporders, in te dienen bij andere gebruikers.

GS1

Voorheen bekend als GENCOD van 1977 tot 2005, is GS1 een wereldwijde organisatie die gespecialiseerd is in standaardisatie. Het gaat om de coderingsmethoden die in de supply chain worden gebruikt, waaronder EAN-barcodes.

In Europa voldoet de productcodering aan de specificaties van EAN 13. Barcodes bestaan meestal uit 8 tot 13 cijfers en een reeks getallen die op segmenten zijn geplaatst en die variëren naar gelang de aard van de producten. Let op: deze codering varieert tussen fabrikanten en distributeurs, en verschilt tussen artikelen met een variabel gewicht en artikelen die per eenheid worden verkocht. In het laatste geval kan de codering van de fabrikant variëren naargelang de aard van het product: groenten en fruit, boeken (ISBN), tijdschriften (ISSN),…

Hermes platform

Het Hermes platform is een gratis tool voor alle Belgische ondernemingen om elektronische facturen in XML-formaat om te zetten naar PDF-formaat. Zo kunnen ondernemingen die al gestructureerde elektronische facturen verzenden facturen uitwisselen met ondernemingen die nog geen facturen geautomatiseerd kunnen verwerken maar deze wel graag per e-mail ontvangen.

Integriteit

Elekronische facturatie is gebaseerd op drie belangrijke pijlers: authenticiteit, integriteit en leesbaarheid. In deze context bestaat het begrip integriteit erin dat de inhoud van een factuur onveranderlijk is. Dit moet zowel tijdens een uitwisseling als gedurende de gehele wettelijke archiveringsperiode van de factuur gelden. Dit is:

• 5 jaar op commercieel gebied;
• 6 jaar op fiscaal gebied;
• 10 jaar voor de bewijsstukken op het gebied van de boekhouding.

Om de onveranderlijkheid van de facturen te garanderen, vereist de btw-fraudebestrijdingswet van 2018 dat alle gegevens met betrekking tot een in een databank geregistreerde factuur bij de uitreiking ervan worden vergezeld (op papier of elektronisch).

Interoperabiliteit

Interoperabiliteit is wanneer een product of systeem kan werken met andere onafhankelijke producten of systemen die al bestaan of worden gecreëerd, zonder toegangs- of implementatiebeperkingen. Deze wederzijdse compatibiliteit maakt het eenvoudig om een netwerk te creëren en gegevens uit verschillende programma’s uit te wisselen.

Het gebrek aan digitale interoperabiliteit levert problemen op voor zowel bedrijven als particulieren. Onleesbaarheid van een document dat slechts in één software kan worden gelezen, incompatibiliteit van tools, niet kunnen verbinden, communicatie of dialoog tussen applicaties,…

Om deze problemen en de vervanging of herprogrammering van tools te voorkomen, is het aan te raden om te kiezen voor een ‘universeel’ platform, dat in een bestaand IoT ecosysteem kan functioneren.

Interoperabiliteit speelt inderdaad een sleutelrol bij het ontwerpen van 3D gebouwen en Building Information Modeling (BIM), en is essentieel geworden voor de ontwikkeling van de industrie 4.0.

Mercurius platform

Tijdens een B2G-proefproject werd Mercurius geïnstalleerd en het is tot op de dag vandaag de elektronische postkamer voor facturen die naar alle Belgische overheidsinstellingen verstuurd worden. Het platform staat in voor de overdracht van elektronische facturen tussen de software van de leveranciers aan de overheid en de software van de overheidsdiensten. Er is ook een webportaal voor leveranciers die nog niet aan e-invoicing doen en zo hun elektronische facturen in het vereiste gestructureerde formaat kunnen versturen.

Optical Character Recognition (OCR)

Deze techniek stelt een computersysteem of -toepassing in staat om getypte, geprinte of handgeschreven tekst automatisch te lezen en op te slaan via de interpretatie van een optisch proces (een beeldregistratie of foto). Dit betekent een aanzienlijke tijdsbesparing. OCR-functionaliteiten maken het dus mogelijk om het tekstgedeelte van een afbeelding te selecteren en te bewerken in een tekstverwerkingsprogramma. Sommige, nog verder gevorderde, willen het menselijk vermogen om objecten te herkennen nabootsen.

PEPPOL

Het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) maakt het voor zakenpartners mogelijk om gestandaardiseerde elektronische documenten aan elkaar door te geven. Het voorziet in artikelen en technische specificaties die grensoverschrijdende elektronische aanbestedingen mogelijk maken. Deze regelingen kunnen worden geïmplementeerd in reeds bestaande elektronische aanbestedingsoplossingen en elektronische uitwisselingsdiensten voor bedrijven, waardoor ze onderling uitwisselbaar zijn tussen verschillende Europese systemen.

PEPPOL maakt de uitwisseling en standaardisatie van elektronische documenten (facturen, catalogi, aankooporders) mogelijk. Het gebruik ervan wordt geregeld door multilaterale overeenkomsten die eigendom zijn van en worden onderhouden door OpenPEPPOL. Let op: zowel kopers als leveranciers mogen hun PEPPOL-access point provider kiezen om verbinding te maken met andere deelnemers van het netwerk.

Post-audit clearance

Post-audit clearance, zoals gedefinieerd in de Kyoto-overeenkomst, verwijst naar een reeks maatregelen die door de douane worden gebruikt om de authenticiteit en de juistheid van de aangiften te waarborgen. Daartoe onderzoekt de douane de boeken, dossiers, bedrijfssystemen en commerciële gegevens van de betrokken personen. Deze controlemethode stelt de douane- en grenscontroleautoriteiten in staat een multidimensionale aanpak toe te passen op basis van een risicobeoordeling. Dit gaat in de richting van een versterkt administratiesysteem dat gebaseerd is op audits en niet alleen op transacties. De controles op basis van transacties zijn de controles die bij elke zending aan de grensovergang worden uitgevoerd. Deze omvatten een fysiek onderzoek en diverse controles op vergunningen en licenties, alsmede op de waarde, de oorsprong en de classificatie van de goederen.

Qualified Electronic Signature

Een Qualified Electronic Signature garandeert de betrouwbaarheid van een geëxporteerd document. Volgens de Europese Verordening 910/2014 wordt deze gebruikt om vertrouwen te kweken tussen consumenten en bedrijven. Het voldoet ook aan de eisen van de bijlagen I en II van de verordening, die betrekking hebben op de dienstverleners voor certificatie. Het gekwalificeerde certificaat wordt aan de ondertekenaar uitgereikt in de vorm van een smartcard of USB-stick. Het certificaat komt overeen met veiligheidsniveau 3 van de eIDAS-verordening inzake elektronische handtekeningen.

Reverse factoring

Reverse factoring is een financieringsoplossing. Het vereist de hulp van drie entiteiten: een klant, een leverancier en een extern facturatiebedrijf. Reverse factoring verschilt van de traditionele facturatie in die zin dat het de klant is en niet de leverancier die deze betaalmethode initieert. In dit geval biedt de klant zelf zijn leverancier aan om zijn facturen contant te betalen in ruil voor een korting voor contant.

Deze facturen worden gefinancierd door een bank of een bedrijf dat gespecialiseerd is in voorafgaande facturatie. De klant betaalt de factuur aan de betrokken onderneming op de door deze laatste vastgestelde vervaldag. Voor de leveranciers is het voordeel dat ze contant kunnen worden betaald. De klant daarentegen blijft profiteren van de betalingsvoorwaarden terwijl hij een korting voor contant krijgt. Dit is in ieder geval een groot voordeel in het cashbeheer.

Richtlijn 2014/55/EU

Richtlijn 2014/55/EU werd op 16 april 2014 gepubliceerd en betreft elektronische facturering bij overheidsopdrachten. Deze Europese richtlijn verplicht de aanbestedende diensten tot het aanvaarden en verwerken van elektronische facturen die aan de Europese norm beantwoorden.

In België werd de omzetting uitgevoerd met de wet van 7 april 2019, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 16 april 2019. Sinds die datum zijn de aanbestedende diensten dus verplicht de elektronische facturen die aan de Europese norm beantwoorden, te ontvangen en te verwerken.

SAF-T

SAF-T is het acroniem voor Standard Audit file for Tax (standaard controlebestand voor belastingen), een internationale standaard voor de elektronische uitwisseling van boekhoudkundige en fiscale gegevens. Het is een standaardbestand in XML-formaat, gedefinieerd door de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO).

Deze standaard is specifiek van toepassing op de overdracht van boekhoudkundige gegevens tussen een organisatie en een nationale belastingautoriteit of externe auditoren. In dit verband organiseert zij de wijze waarop de documenten worden gearchiveerd en aan de betrokken administraties worden toegezonden.

De SAF-T norm beantwoordt aan de wens van de belastingautoriteiten om een gemeenschappelijke basis te hebben om de prestaties te verbeteren. Door het gebruik van geautomatiseerde controles te systematiseren kunnen zij de resultaten van belastingcontroles verbeteren, fraude bestrijden, de belastinginkomsten verhogen en de gegevens van deze controles gemakkelijker met andere landen delen. Net als Portugal, dat het sinds 2008 gebruikt, Luxemburg en Frankrijk, kiezen steeds meer Europese landen ervoor om deze standaard te gebruiken voor het genereren van elektronische belastingaangiftes.

Smart PDF

PDF staat voor Portable Document Format (of draagbaar documentformaat). Het wordt gebruikt om een elektronisch document te bekijken, onafhankelijk van enige hardware, software of besturingssysteem. Het werd ontwikkeld door Adobe® Systems met de ambitie om een universeel compatibel bestandsformaat te creëren – vandaag de dag is het de standaard voor documentuitwisseling geworden.

De zogenaamde Smart PDF is in staat om veldverificatie, maximale veldlengte of bepaalde gegevens in te voeren. De toegangs- en wijzigingsrechten kunnen worden beperkt om de veiligheid van de overgedragen gegevens te garanderen. De gebruiker kan tekst selecteren of zelfs zoeken. Hij kan ook zijn elektronische handtekening toevoegen. Dit maakt het een aanpasbaar formaat.

Split payment

Split payment of gesplitste betaling verwijst naar de opsplitsing van een uniek en volledig bedrag in meerdere gelijktijdige transacties met verschillende betalingsmethoden. Bij deze methode wordt gebruik gemaakt van meerdere betaalkaarten van dezelfde gebruiker of van meerdere partijen, die allemaal betrokken zijn bij de transactie. De gefragmenteerde betaling brengt vele technische uitdagingen met zich mee, omdat computersystemen die zich bezighouden met financiële transacties deze transacties als één enkele entiteit zullen behandelen. Financiële systemen zijn gewend om transacties van begin tot eind te verwerken en niet om gesplitste betalingen ter verwerken. Dit heeft gevolgen voor de kosten, de rapportageverplichtingen en de fraudebestrijding, om nog maar te zwijgen van de gedeeltelijke informatie die uiteindelijk in het handelssysteem wordt opgeslagen.

Time stamping

Dit mechanisme associeert een datum en tijd met een stukje computerdata of een gebeurtenis. Het specificeert daarom het tijdstip waarop een handeling werd uitgevoerd. Met de generalisatie van oplossingen voor elektronische handtekeningen zijn time stamping functionaliteiten meer dan ooit noodzakelijk. Ze stellen organisaties in staat om de tijd vast te leggen wanneer een bericht, document of software is ondertekend. In deze context bevatten veel softwaretoepassingen zoals Microsoft Offices, functies voor time stamping.

De rol van time stamping is des te belangrijker bij beurstransacties of bepaalde juridische procedures. Het wordt ook gebruikt voor audits en het bijhouden van gegevens, omdat het kan bewijzen of een digitaal certificaat geldig was of niet toen het werd gebruikt. Time stamping kan echter alleen een toegevoegde waarde bieden als het beveiligd is. Anders kan het leiden tot juridische problemen en overtredingen. Opgelet, zonder time stamping zijn organisaties niet in staat om te bewijzen dat handtekeningen zijn aangemaakt voor of na het intrekken van een certificaat.

UBL

UBL (Universal Business Language) is een open bibliotheek van commerciële XML-documenten, ontworpen voor noodzakelijke correspondentie op het gebied van inkoop en transport. Het elektronische UBL-formaat maakt het mogelijk om onder andere inkooporders, facturen en luchtvrachtbrieven internationaal uit te wisselen.

Het is afgeleid van de EDI- en XML-standaarden en is ontwikkeld door het technisch comité van OASIS en door verschillende instanties voor de standaardisering van gegevens in de sector. UBL is ontworpen om zich direct aan te passen aan de bestaande juridische en zakelijke praktijken. Dit formaat elimineert de herindeling van papieren gegevens in bestaande bedrijfscorrespondentie. Het biedt ook een toegangspoort tot de e-commerce voor KMO’s.

UN/CEFACT CII

Het Centrum voor handelsbevordering en elektronisch zakendoen (“Centre for Trade Facilitation and Electronic Business”) is een agentschap van de Verenigde Naties. Het staat ook bekend als UN/CEFACT. Het onderdeel “CII” staat voor een bedrijfstakoverkoepelende factuur. De rol van deze entiteit is te zorgen voor de interoperabiliteit van de informatie-uitwisseling tussen de openbare en de private sector en een nauwe samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven te bevorderen.

UN/CEFACT heeft onderstaande standaarden ontwikkeld:

• De “Lay-out Key”, een standaard die wordt toegepast op handelsdocumenten van de Verenigde Naties;
• UN/EDIFACT, een internationale standaard voor elektronische handel.

De organisatie heeft enkele belangrijke mijlpalen verwezenlijkt zoals:

• Verschillende groepen van het UN/CEFACT-forum geherstructureerd;
• Gedemocratiseerde ebXML-conforme processen gedefinieerd;
• Een open ontwikkelingsproces, een nieuwe werkmethode ontwikkeld;
• Een nieuwe specifieke architectuur voor e-commerce gedefinieerd die de uitwisseling van gegevens vergemakkelijkt.

Verkoopfactuur

Een factuur is een document dat door een verkoper wordt gebruikt om een vordering op te stellen. Dit vloeit voort uit het verlenen van een dienst of het leveren van een goed aan de klant. Het staat elke onderneming vrij om haar verkoopfacturen op te maken, op voorwaarde dat ze bepaalde verplichte gegevens bevatten: aard van het goed of dienst, hoeveelheid, prijs, btw, uitgiftedatum, btw-nummer,….

Web scraping

Web scraping stelt u in staat om automatisch gegevens van de ene site uit een andere site, programma of software te halen met het oog op hergebruik. Verschillende sites of programma’s staan web scraping toe. Import.io en kimonolabs.com behoren tot de bekendste en eenvoudigste in het gebruik.

In tegenstelling tot copy-paste maakt web scraping het mogelijk om de inhoud van een website op te halen zonder de structuur ervan te verstoren. Dit is de reden waarom het vaak wordt gebruikt voor concurrentiële informatie. Het proces kan ook worden omgeleid om de inhoud op de eigen site te creëren op basis van concurrentiële inhoud. Voor zover web scraping het toestaat om een hele site onder een andere domeinnaam te kopiëren (en plagiëren), kan het dus worden beschouwd als een manier om verkeer om te leiden en dus vallen onder “negative SEO”. Wanneer deze praktijken worden ontmaskerd, worden sites die deze gebruiken door Google op een zwarte lijst gezet.

XML-formaat

XML (eXtensible Markup Language) is een computertaal die sinds 1998 wordt gebruikt om de gegevensuitwisseling op het internet te vereenvoudigen. XML komt vrij dicht in de buurt van HTML (functie en structuur), maar het is een verbeterde en meer open taal die het mogelijk maakt om nieuwe tags te creëren (markup). Het is gemakkelijk toegankelijk, vereist geen geavanceerde kennis van codering en kan worden geschreven met behulp van een eenvoudige tekstverwerkingssoftware. Wees voorzichtig, een enkele fout in de structuur kan de verwerkingsketen verbreken en het XML-formaat annuleren.