Electronic Data Interchange, beter bekend onder het acroniem EDI, is een veilig proces waarbij bedrijven documenten uitwisselen van computer tot computer in een gestandaardiseerd elektronisch formaat. De via EDI uitgewisselde documenten kunnen van allerlei aard zijn: aankooporders, facturen, berichten vóór verzending, douanedocumenten, enz. Zodra EDI is opgezet, is er geen menselijke tussenkomst meer nodig: computers “communiceren” met elkaar zonder tussenpersonen.
Geen papier, geen menselijke handelingen
Met EDI zijn er geen papieren transacties meer nodig – geen faxen, gefrankeerde enveloppen, handmatige postsortering, fysieke archivering… – zelfs geen e-mail: documenten worden rechtstreeks naar de relevante toepassing van de ontvanger geleid. Een EDI-inkooporder wordt dus automatisch doorgestuurd naar de orderbeheertool van de ontvanger.
Hoe werkt EDI?
Laten we het voorbeeld nemen van een elektronisch facturatieproces tussen twee bedrijven met EDI-oplossingen. Na ontvangst van een inkooporder maakt het ERP-systeem van een dienstverlener een factuur op, die door speciale software automatisch wordt omgezet in een EDI-bericht en doorgestuurd naar de klant. De EDI-oplossing van de klant ontvangt de factuur, haalt de factuurgegevens eruit en integreert deze automatisch in het ERP van de klant: de factuurverwerking begint onmiddellijk. De hele levenscyclus van de factuur – van uitgifte tot verwerking – is dus gedematerialiseerd en geautomatiseerd.
De voordelen van EDI
Minder fouten: Met EDI is er geen risico meer dat een document verloren gaat, beschadigd raakt, onleesbaar is, verkeerd wordt geïnterpreteerd of zelfs verkeerd wordt ingevuld. Met andere woorden, geen menselijke fouten meer. EDI-documenten zijn onderworpen aan strenge normen, waardoor hun betrouwbaarheid gegarandeerd is. Afhankelijk van de sector van bedrijven en hun geografische locaties, worden waarschijnlijk verschillende EDI standaarden (EDIFACT, INOVERT, ANSI X12…) gebruikt. Het is essentieel dat gebruikers die EDI-berichten willen uitwisselen dezelfde standaard gebruiken – dat zij als het ware dezelfde taal spreken – zodat EDI-documenten correct door hun systemen worden verwerkt.
Een enorme tijdsbesparing: EDI maakt het mogelijk tijdrovende taken zoals het handmatig invoeren van dezelfde gegevens in verschillende software te automatiseren. Het maakt ook een einde aan bepaalde, voorheen onvermijdelijke vertragingen (postbezorging, handmatige verwerking van documenten, enz.) Wat vroeger enkele dagen in beslag nam, kan nu via EDI in enkele minuten of uren gebeuren.
Besparingen: Minder fouten – en dus minder tijdverlies bij het herstellen ervan – en een sterk verhoogde transactiesnelheid leiden tot aanzienlijke besparingen. Bovendien vervallen alle kosten van papieren transacties (verbruiksgoederen, opslag, verzendkosten, enz.).
Volledige traceerbaarheid: Bedrijven die EDI-documenten uitwisselen hebben volledige zichtbaarheid van alle transacties in real time.
Hogere productiviteit: door EDI worden vervelende en tijdrovende taken achterwege gelaten, zodat werknemers zich kunnen concentreren op het uitvoeren van acties met een hoge toegevoegde waarde.
Volgende artikelen kunnen u misschien interesseren: EDI: welke voordelen zal mijn bedrijf hebben in 2022? EDI: evolutie van toepassingen en technologische vooruitgang Beveiliging en EDI, de Trojaanse paarden van cyberaanvallers