Een workflow presenteert in de vorm van een stroom de verrichtingen die moeten worden uitgevoerd om een breder project te voltooien – het wordt ook wel “werkstroom” genoemd. Een workflow van goedkeuring kan worden gebruikt om een proces te automatiseren, bijvoorbeeld door het sturen van een e-mail naar een leverancier wanneer de status van een factuur verandert. De workflow en de bijbehorende goedkeuringsprocedures creëren een zakelijke logica op basis van bepaalde principes. De regels van de workflow wijzen taken toe aan gebruikers of werken bepaalde velden bij, terwijl de goedkeuringsprocessen gebruikers in staat stellen om gevoelige documenten zoals contracten of inkooporders ter goedkeuring voor te leggen aan andere gebruikers.