Clientes e fornecedores: como melhorar a colaboração?

Ferramentas que fomentam a Colaboração

Os Portais Colaborativos Purchase-to-Pay e Order-to-Cash são um bom exemplo disso, tratando-se de ferramentas estratégicas que visam melhorar a colaboração com os parceiros de negócio (fornecedores e clientes) e otimizar a gestão de compras e controlo do cash flow. A sua integração na organização, permite reduzir custos, automatizar tarefas administrativas, desmaterializar circuitos de aprovação, eliminar erros de processamento de dados e, por conseguinte, melhorar a qualidade da informação, garantindo o controlo centralizado e em tempo real dos fluxos de negócio e o cumprimento das políticas internas da organização.

Garantir uma gestão de comprar eficiente e centralizada

No entanto, antes da implementação deste tipo de projeto, é indispensável fazer um diagnóstico e avaliar o impacto que o tratamento manual dos processos de compra e venda tem nos custos operacionais da empresa. É preciso analisar processos internos e saber a quantidade de recursos alocados às tarefas e o tempo que estes consomem; identificar as maiores dificuldades com que se deparam no dia-a-dia; perceber se os prazos acordados com os fornecedores e clientes são efetivamente cumpridos, ou seja, há que fazer uma análise interna exaustiva para, no final, identificar as problemáticas e os pontos de ineficiência a serem melhorados.

Antes de tomar decisões, trace o cenário que tem à frente e questione-se… Será que tem uma visão deturpada do cash flow da sua empresa? Consegue controlar todas as despesas de acordo com o seu orçamento? Sente que, por vezes, a informação está dispersa e não tem acesso em tempo real à informação referente à gestão de compras e controlo do cash flow? Quando ocorrem falhas, dentro dos processos internos, é capaz de as identificar e perceber a sua razão?

A verdade é que, centrados em garantir que o negócio flui, esquecemo-nos muitas vezes de parar e tentar perceber onde podemos reduzir custos, otimizar processos e rentabilizar recursos. Três aspetos essenciais não só a nível interno, mas que têm repercussões na própria relação com os fornecedores e clientes, assim como na qualidade do serviço prestado.

Hoje em dia, as empresas geram e recebem, diariamente, uma avultada quantidade de dados. Concentrar esta informação toda numa única plataforma é a forma de garantir que nada se perde, nem se dispersa. Pensemos em duas situações específicas: a quantidade de faturas de fornecedores que as empresas têm de lançar diariamente. Muitas fazem-no de forma manual, sendo que um pequeno erro terá um grande impacto no encerramento do ciclo de compra, acarretando na maioria das vezes prejuízos significativos à empresa. Outro cenário: a entrada de pedidos/encomendas de clientes proveniente de vários canais, nomeadamente das lojas on-line, telefone, e-mail, ou mesmo fax. O tempo que se perde a consolidar e a registar informação em sistema, correndo o risco de lançar dados errados o que se traduz na penalização dos níveis de serviço prestado ao cliente. Adicionalmente, esta dispersão dificulta o controlo e a comunicação a ser feita ao cliente sobre o estado da encomenda, entre muitos outros aspetos.

Temos que nos capacitar que as trocas comerciais entre as empresas são um processo que requer rigor e influencia o rumo do negócio, como tal há que otimizá-lo de forma a agilizar, com eficiência e segurança, todos os procedimentos.

Documentos perdidos, dados incertos, informação dispersa, tempo gasto em tarefas rotineiras, erros humanos … a resposta a estes problemas passa, em parte, pela eliminação do papel, pela automatização de tarefas e pela centralização dos dados, promovendo a integração de processos. Como? Através do recurso a tecnologia integradora que centralize tudo numa única plataforma, fortalecendo desta forma a comunicação interna da empresa. Diria que o grande desafio aqui é conseguir centralizar toda a informação (oriunda de diversos canais) num único ambiente e geri-la, em prol da melhoria dos resultados

O Papel dos Portais Colaborativos

Os Portais Colaborativos não são mais que ferramentas de trabalho, que permitem o controlo dos fluxos de informação e das mercadorias na empresa e garantem uma gestão de compras eficiente e centralizada, contribuindo de forma clara para uma maior transparência e para o apuramento de informação estratégica de apoio à tomada de decisão. Redução de custos, eliminação de erros de processamento dos pedidos, mais fiabilidade, maior qualidade da informação, melhoria na transparência dos processos, mais eficiência, tudo vantagens competitivas que, é garantido, vão melhorar a performance do negócio e as relações com clientes e fornecedores.

Vivemos tempos de mudança… tempos de uma verdadeira “aceleração tecnológica”! Adapte, por isso, o seu modelo de negócio e ajuste a estratégia da sua empresa à procura. O mercado está mais hostil do que nunca, a concorrência mobiliza-se rápido, como tal certifique-se que tem sob controlo todos os processos da sua empresa e que está a adotar as melhores práticas.