Fatura eletrónica – um tema quente em Portugal e Espanha

Portugal: setor público entra em conformidade

Portugal lançou-se há alguns anos na desmaterialização dos processos administrativos. Desde 2014, a Autoridade Tributária e Aduaneira Portuguesa impôs às empresas a declaração do IVA online e a transmissão das suas autorizações de transporte antes da circulação de mercadoria. Em 2019, o país avança com a fatura eletrónica na administração pública, a fim de estar em conformidade com a regulamentação proposta a todos os países da União Europeia. 

Quem está envolvido no processo de faturação eletrónica em 2019?*

A partir de Abril de 2019, as entidades publicas portuguesas deverão ter um sistema de informação com capacidade de receber faturas eletrónicas. No entanto, um período adicional de um ano foi acordado com as administrações locais, que deverão ter o sistema em conformidade até Abril de 2020.

Como resultado, os fornecedores da administração pública deverão enviar todas as suas faturas eletronicamente. Contrariamente a Itália e França, que criaram plataformas dedicadas (SDI e Chorus Pro), Portugal não impõe uma solução específica para a transmissão de faturas. Uma plataforma será proposta pelo eSPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, mas cada entidade pode escolher livremente a sua solução.

Características da fatura eletrónica em Portugal

De acordo com a regulamentação europeia, as faturas podem ser processadas via  EDI ou assinadas eletronicamente para assegurar a sua origem e integridade. Se as faturas com destino ao grande público (B2C) são atualmente emitidas na sua maioria em formato PDF, as faturas no mercado B2B são frequentemente geradas no formato EDI. É recomendada a utilização da norma UBL 2.1, mas existem formatos XML proprietários ou ainda Edifact. 

Outras são as informações legais habituais (identificador único da fatura e data de emissão, informações sobre a empresa e o destinatário …), cada fatura deve conter o código IVA específico associado a essa assinatura eletrónica. Depois de editada, a fatura já não poderá ser modificada nem eliminada. A duração do arquivo legal das faturas eletrónicas foi fixada em 10 anos, tanto para o emissor como para o recetor. 

Certificação das soluções de fatura eletrónica

Está a decorrer um trabalho de certificação das soluções da fatura eletrónica em Portugal. O grupo de trabalho GS1 onde participa a Generix Group, estima que a totalidade das soluções do mercado deverão estar certificadas em 2019. Mesmo não sendo obrigatória, esta certificação visa reforçar a qualidade dos processos de faturação eletrónica.

Espanha: depois da administração pública, o mercado B2B avança na fatura eletrónica

Entre os países europeus mais avançados em termos de faturação eletrónica, Espanha continua na vanguarda, impondo a fatura eletrónica entre subcontratantes e contratantes da administração pública. Um primeiro passo para a generalização das faturas eletrónicas que o governo Espanhol deseja atingir rapidamente. 

Balanço positivo para a faturação eletrónica no setor público espanhol

Obrigatória na esfera pública desde janeiro 2015, a faturação eletrónica está atualmente generalizada em Espanha, tanto ao nível da administração, como nas regiões autónomas, beneficiando de um forte nível de independência. Para facilitar a sua adoção, as autoridades optaram por criar uma plataforma comum para a emissão de faturas eletrónicas, intitulada FACE. Esta plataforma possibilita às organizações, receber e processar faturas eletrónicas com montante superior a 5000€ num formato adaptado às especificidades das organizações públicas, intitulado Faturae. 

Os fornecedores que trabalham com as entidades públicas devem-se adaptar a este novo formato de faturação eletrónica para enviar faturas conforme a estrutura XML, definida pela plataforma. Verdadeira revolução no setor público, o sistema FACE é hoje utilizado por mais de 8.000 entidades públicas, o que representa quase toda a totalidade das comunidades autónomas de Espanha e administração geral do Estado. 

Desenvolvimento da fatura eletrónica no mercado B2B

Na sequência do FACE, Espanha alarga os seus processos de faturação eletrónica às empresas do setor privado. Concebido sobre o mesmo modelo do FACE, a plataforma FACeB2B tem por objetivo desenvolver a faturação eletrónica a nível mundial para todas as empresas, independentemente do setor de atividade, dimensão e nível de informatização. Desde 1 de Julho 2018, o FACeB2B tornou-se obrigatório para os subcontratantes e contratantes do serviço público e pode ser utilizado gratuitamente por todas as empresas que desejam enviar eletronicamente as suas faturas. 

Como funciona o FACeB2B?

O FACeB2B é uma plataforma Webservice que permite enviar, receber e gerir faturas no formato faturae. Para enviar faturas via FACeB2B, as empresas podem utilizar o serviço de fatura eletrónica de uma empresa de serviços como a Generix Group. 

Para receber e gerir as faturas, é necessário inscrever-se no diretório de empresas, nomeadamente o DIRe. Após o registo, é atribuído a cada utilizador um identificador único. Este código alfanumérico deve obrigatoriamente ser mencionado nas faturas, afim de permitir o seu envio para o destinatário. 

 Pioneiro em matéria de desmaterialização de processos fiscais, Portugal segue o caminho de Espanha impondo a faturação eletrónica no setor público. Sabendo que não existe até à data uma plataforma centralizada dedicada à troca de faturas como o FACE e FACeB2B em Espanha, o SDI em Itália ou o Chorus Pro em França. Resta saber se o pais consegue impor modelos sem uma plataforma única dedicada. Interessados na desmaterialização de faturas? Saiba mais sobre a oferta da Generix Group!