Fatura Eletrónica, uma tecnologia essencial 100% paperfree

A atual pandemia em que vivemos veio tornar mais evidente, para todas as empresas, a necessidade de desmaterialização dos processos de faturação. Sobretudo porque, neste contexto de elevada incerteza e exigências, a adoção da faturação eletrónica é um enabler essencial em três frentes: sustentabilidade, resiliência financeira e proteção em tempos de Covid-19.

Comecemos por uma pergunta essencial: quantas faturas e recibos em papel emitiu a sua organização entre clientes e fornecedores, ao longo de um mês? E, a somar aos custos de impressão e envio, quanto tempo dos seus colaboradores foi desperdiçado neste processo manual de processar, imprimir e enviar cada documento ao seu fiel destinatário? Para referência, o processo manual de faturação de um único documento pode levar cerca de 30 minutos. O que significa que, tudo somado, a faturação em papel implica custos humanos, financeiros e ambientais consideráveis para a sua empresa. Especialmente tendo em conta que são custos perfeitamente evitáveis.

A faturação eletrónica transforma todos estes processos manuais num único processo digital, automatizado, paperfree e de extrema eficiência. Em segundos, os documentos são processados, aprovados e enviados, com a máxima fiabilidade e transparência para todas as partes envolvidas.

É uma evolução ao nível dos processos administrativos com benefícios para toda a empresa e de especial relevância para os departamentos contabilístico, financeiro e comercial. No caso de fornecedores de produtos e serviços de entidades da administração pública, terá obrigatoriamente de fazer a migração para a fatura eletrónica.

100% paperfree, um compromisso de sustentabilidade

A adoção da faturação eletrónica é um passo importante para modelos empresariais mais sustentáveis. O tema ambiental, mesmo em plena pandemia, não pode ser relegado para segundo plano. Até porque, numa conjuntura de mudança extrema em que a resiliência é prioritária, o caminho da recuperação passa pela transição para uma economia verde, digital e circular. As empresas que reforcem este propósito sustentável estão também a demonstrar, junto dos stakeholders, o seu compromisso em prol das comunidades e do planeta.

Nesse sentido, a desmaterialização de processos é uma oportunidade para qualquer empresa – de qualquer dimensão ou sector – reforçar o seu compromisso com a sustentabilidade, enquanto corta custos e melhora a eficiência operacional.

O processamento digital de milhares de documentos por ano diminui diretamente a pegada de carbono da sua empresa, evitando o abate de árvores e as emissões de CO2 associadas ao processo de produção e transporte tanto do papel, como dos tinteiros de impressão. Além disso, uma vez que os documentos de faturação são também ferramentas de interação com clientes e fornecedores, esta é uma forma de comunicar o posicionamento sustentável da organização e até influenciar positivamente outras empresas a seguirem um caminho “verde”.

Faturação eletrónica é essencial em tempos de pandemia

Se, até 2020, a faturação eletrónica era vista apenas como uma ferramenta de diferenciação e otimização, tudo mudou com o novo coronavírus. Hoje, a digitalização de processos é fundamental para as organizações continuarem as suas operações de forma resiliente, perante os confinamentos e outros constrangimentos que resultam da resposta à Covid-19.

Em primeiro lugar, porque a faturação paperfree garante que os processos continuam em qualquer situação de confinamento ou contingências extraordinárias, sem necessidade de contacto e sem necessidade da presença física dos seus colaboradores no escritório (e chegando a cliente e/ou de fornecedores onde quer que eles estejam fisicamente). Tudo isto, realce-se, sem contacto humano e mantendo a segurança em todo o processo.

Mas a faturação eletrónica permite também responder agilmente à evolução de expetativas do consumidor e aos novos padrões de consumo resultantes deste contexto, com crescimento sem precedentes dos canais digitais. De que forma? Com maior rapidez, digitalização e transparência ao longo de todo o processo de faturação.

Assim sendo, mesmo com as oscilações do ambiente económico global, esta é uma garantia de que os pagamentos continuam a ser feitos e recebidos – e até em prazos mais curtos do que com envio de faturas em papel. A fiabilidade dos processos é, desta forma, um apoio indispensável na dinamização do eCommerce e na gestão da tesouraria de todos os parceiros e fornecedores ao longo da supply chain.

Menos custos, maior produtividade

Como referimos, a faturação eletrónica é sinónima de ciclos de faturação mais curtos, o que se torna também uma vantagem de tesouraria: os documentos são processados e enviados de forma mais célere, pelo que os pagamentos de clientes acabam por ser recebidos mais rapidamente do que num processo manual de faturação em papel.

Este benefício soma-se à redução de custo imediata na transição do papel para processos 100% paperfree, tornando a adoção desta tecnologia uma aposta clara do ponto de vista financeiro: pagamentos mais rápidos de clientes, eliminação de custos diretos (impressões e envios), mais faturas emitidas em muito menos tempo e maior produtividade dos recursos humanos. O resultado? Um retorno de investimento muito rápido e atrativo – o que, em conjuntura económica mais vulnerável, faz toda a diferença.

EcoFatura, todas as vantagens da faturação eletrónica em B2B e B2C

Quer pretenda adotar a faturação eletrónica com clientes, com fornecedores ou com a administração pública, a Generix tem várias soluções de faturação eletrónica adaptadas às necessidades da sua empresa.

Destacamos, por exemplo, a o serviço EcoFatura da Generix que permite concretizar todas estas vantagens da faturação eletrónica, quer o seu negócio seja B2B ou B2C, com possibilidade de envio de fatura em PDF aos clientes. Esta é uma transição tecnológica que elimina diretamente 75% dos seus custos de emissão de faturas.

De forma muito simples, sem qualquer investimento em software ou hardware, a transição para a fatura eletrónica é rápida e flexível à medida das suas necessidades. Não só pode oferecer aos seus clientes um serviço personalizado de faturas digitais (a receber no e-mail ou num portal próprio), como só paga pelo nível de utilização deste serviço (através da modalidade “pay per use”).

Descubra aqui todas as vantagens do serviço EcoFatura