Generix e Open Sky Group unem forças para impulsar a digitalização da supply chain na América do Norte. Leia o comunicado de imprensa
Desde a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), foi definido o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos. O calendário de adoção foi estabelecido de acordo com a dimensão e natureza das Entidades Públicas e Operadores Económicos que devem ser incorporados no novo sistema de faturação.
A emissão de faturação eletrónica com a administração pública em Portugal é obrigatória no formato CIUS-PT. Este formato, que é o padrão XML standard para a comunicação de documentos em contratos públicos no país, garante a conformidade e segurança necessárias nas transações comerciais. A utilização do CIUS-PT assegura a interoperabilidade entre os sistemas das empresas e as plataformas governamentais, simplificando a troca de informações e documentos de forma eficiente e segura.
De acordo com o enquadramento legal, a implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional. Ela é baseada na normalização, otimização e automatização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita. A faturação eletrónica promove a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas e destas com os agentes económicos privados. Além disso, reduz os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação, garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.
As Entidades Públicas, como as empresas públicas e sociedades de economia mista, são obrigadas a implementar a faturação eletrónica para receber e processar faturas eletrónicas. O calendário de adoção varia de acordo com a dimensão e natureza de cada entidade. Este processo é regido por normas específicas que visam garantir a eficiência e transparência nas transações comerciais.
Para as Empresas fornecedoras das entidades públicas, a adoção da faturação eletrónica é obrigatória no âmbito dos contratos públicos. É essencial que as empresas preparem os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas em conformidade com os prazos legais estabelecidos. Esta mudança tem como objetivo promover uma comunicação mais ágil e transparente entre as partes envolvidas, assegurando a conformidade com as normas vigentes e facilitando o processo comercial.
| Fases | Entidades Públicas | Empresas |
|---|---|---|
| Análise da Fatura Eletrónica | Análise da fatura eletrónica de acordo com a Diretiva 2014/55/EU, incluindo dados, semântica e regras definidas pela diretiva. Pode envolver a participação de um parceiro tecnológico. | Análise da estrutura da fatura eletrónica de acordo com o manual de Faturação Eletrónica fornecido pela Entidade Pública. |
| Levantamento de requisitos do ERP | Levantamento dos requisitos do ERP para integração de faturas de acordo com a Diretiva 2014/55/EU. Esclarecimento de que a integração não abrange todo o processo de validação, conferência e contabilização dos documentos. | Levantamento de requisitos do ERP para envio por integração dos dados das faturas. |
| Levantamento dos processos internos | Levantamento dos processos internos atuais da Entidade Pública para tratamento de faturas, desde a receção até ao pagamento, rejeição, pedido de crédito, etc. | Definição de novos processos de envio integrado da fatura eletrónica. |
| Identificação de Stakeholders | Identificação de todos os stakeholders da Entidade Pública no processo de tratamento de faturas. | Levantamento de requisitos do ERP para envio por integração dos dados das faturas. |
| Análise dos Processos Atuais | Análise dos processos atuais afetos pelo tratamento de uma fatura eletrónica. | Definição de novos processos de envio integrado da fatura eletrónica. |
| Definição de novos processos | Definição de novos processos de tratamento (integração) da fatura eletrónica. | Identificação de todos os stakeholders envolvidos no processo de envio integrado da fatura eletrónica, incluindo equipas de IT, financeiras, e outros departamentos relevantes. |
| Especificação de requisitos do ERP | Especificação dos requisitos do ERP para integração da Faturação Eletrónica de acordo com os processos definidos pela Entidade Pública. | Análise dos processos internos atuais relacionados ao envio e gestão de faturas. |
| Desenvolvimento e integração de sistemas | Desenvolvimentos e integração de sistemas ERP para suportar a faturação eletrónica de acordo com os requisitos e processos definidos. | Desenvolvimento e integração do ERP do Operador Económico com a entidade pública. |
| Testes, Go-Live, Rollout de fornecedores | Testes, Go-live e rollout do sistema para os fornecedores. | Testes, Go-live e adição de novos clientes no processo de EDI/faturação eletrónica. |
Existem várias soluções que garantem o cumprimento legal para a emissão de Faturas Eletrónicas, incluindo a certificação de todas as faturas emitidas:
A modernização dos processos comerciais através da Faturação Eletrónica traz consigo uma série de benefícios significativos:
Estes benefícios não só otimizam os processos de negócio, mas também fortalecem as relações comerciais e promovem práticas mais sustentáveis no ambiente empresarial atual.
Com mais de 30 anos de experiência, a Generix Group tem acompanhado o desenvolvimento da faturação eletrónica desde os primeiros textos regulamentares que autorizaram a desmaterialização de faturas. A empresa tornou-se um dos principais players europeus a representar cerca de 150.000 entidades coletivas e apoia os seus clientes na implementação da faturação eletrónica em todo o mundo.
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